Platzhalter ausfüllen

Platzhalter ausfüllen nimmt eine Vorlage voller Markierungen wie {Landlord's name} und füllt diese aus Dokumenten, die bereits in Ihrem Projekt liegen. Sie behalten in jeder Phase die Kontrolle: Sie entscheiden, was jeder Platzhalter bedeutet, woher die Antworten stammen und welche der vorgeschlagenen Werte tatsächlich in das Dokument übernommen werden.

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Den Assistenten starten

Der Assistent läuft in sechs Schritten ab, angezeigt durch die Punkte in der schwebenden Steuerleiste am unteren Rand des Panels. Die runde Schaltfläche rechts in dieser Leiste bringt Sie einen Schritt weiter, der Pfeil links einen Schritt zurück. Beim Zurückgehen wird die Arbeit aus den nachfolgenden Schritten verworfen, sodass der Assistent Ihnen niemals veraltete Ergebnisse anzeigt.

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Schritt 1: Platzhalterformate

Sagen Sie Libra zunächst, wie Platzhalter in Ihrem Dokument geschrieben sind. Ein Format besteht aus einem Präfix und einem Suffix, die den Platzhaltertext umschließen, sodass { und } auf {Landlord's name} passen. Das Standardformat ist ein einzelnes Paar geschweifter Klammern. Bearbeiten Sie die Felder für Präfix und Suffix direkt, um das Muster zu ändern — [ und ] für eckige Klammern, {{ und }} für doppelte geschweifte Klammern. Klicken Sie auf Format hinzufügen, wenn eine Vorlage mehrere Konventionen mischt, und entfernen Sie über das Papierkorb-Symbol ein Format, das Sie nicht mehr benötigen. Von Vorlage starten oben im Schritt ist eine Abkürzung und keine Möglichkeit, das geöffnete Dokument zu bestimmen. Damit laden Sie eine gespeicherte Platzhaltervorlage — eine Reihe von Formaten samt der Typ- und Kontexteinstellungen, die Sie bei einem früheren Durchlauf erfasst haben —, sodass eine Vorlage, die Sie jede Woche ausfüllen, nur einmal konfiguriert werden muss. Wählen Sie eine aus der Liste aus, und der Assistent zeigt deren Namen, Beschreibung sowie die Anzahl der enthaltenen Formate und Platzhalter an; die daraus stammenden Platzhalter sind im nächsten Schritt mit Aus Vorlage gekennzeichnet. Über das Kreuz entfernen Sie die Auswahl wieder, falls Sie es sich anders überlegen.

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Schritt 2: Platzhalter anreichern

Libra durchsucht das Dokument und listet jeden gefundenen Platzhalter auf, jeweils mit der Anzahl seiner Vorkommen. Libra schlägt außerdem für jeden Platzhalter automatisch einen Typ vor — währenddessen sehen Sie Platzhaltertypen werden vorgeschlagen… — und Sie können jeden Vorschlag korrigieren. Für jeden Platzhalter können Sie festlegen: Wenn Sie bei allen Einträgen Diesen Platzhalter nicht ausfüllen aktivieren, lässt der Assistent Sie nicht fortfahren — mindestens ein Platzhalter muss zum Ausfüllen übrig bleiben.

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Ihre Konfiguration als Vorlage speichern

Wenn Sie Schritt 2 verlassen, fragt Libra Als Vorlage speichern?. Beim Speichern bleiben Ihre Formate zusammen mit Typ, Kontext und Beispiel jedes Platzhalters erhalten, und Sie können die Vorlage mit Ihrem Team teilen. Wenn Sie von einer bestehenden Vorlage ausgegangen sind und etwas geändert haben, lautet der Dialog Vorlagenänderungen speichern? und bietet Als neue speichern an; Vorlage aktualisieren wird ebenfalls angeboten, allerdings nur bei einer Vorlage, die Sie selbst erstellt haben — die geteilte Vorlage einer Kollegin oder eines Kollegen lässt sich also nicht überschreiben. Wählen Sie Nicht speichern, läuft der Durchlauf normal weiter, die Konfiguration bleibt ungespeichert.

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Schritt 3: Kontext hinzufügen

Sagen Sie Libra nun, woher die Antworten stammen sollen. Die beiden Quellen ergänzen sich, Sie können also eine davon oder beide verwenden.

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Dokumente auswählen

Öffnet die Projektdateien Ihres Projekts, sodass Sie die Dokumente auswählen können, welche die Informationen enthalten — ein Aufnahmeformular, ein unterzeichnetes Term Sheet, frühere Korrespondenz. Über dieselbe Auswahl können Sie auch neue Dateien in das Projekt hochladen. Ausgewählte Dokumente erscheinen darunter in einer Liste und lassen sich jeweils über das Kreuz entfernen.

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Texteingabe hinzufügen

Blendet ein Freitextfeld für Kontext ein, der in keinem Dokument steht, etwa ein telefonisch vereinbartes Honorar. Ein erneuter Klick entfernt das Feld wieder.

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Schritt 4: Platzhalter bestätigen

Libra erzeugt für jeden zum Ausfüllen vorgesehenen Platzhalter einen Wert und liefert die Ergebnisse laufend mit einem Fortschrittsbalken ein. In diesem Schritt prüfen Sie die Arbeit von Libra. Jede Karte zeigt den Platzhalter, den von Ihnen konfigurierten Typ, den verwendeten Kontext und den generierten Inhalt in einem bearbeitbaren Feld. Korrigieren Sie hier alles Fehlerhafte, bevor es in das Dokument gelangt.

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Schritt 5: Platzhalter anwenden

Der Assistent wandelt jeden übernommenen Wert in eine vorgeschlagene Änderung um und zeigt sie als Gegenüberstellung an — der alte Platzhalter durchgestrichen, der neue Text daneben. Über die Lupe auf einer Karte springt das Dokument an die betreffende Stelle, sodass Sie die Änderung im Kontext sehen. Um alles auf einmal zu verarbeiten, verwenden Sie die runde Schaltfläche mit dem doppelten Häkchen in der Steuerleiste, Alle anwenden. Sie wendet jede nicht verworfene Änderung an und bringt Sie anschließend zum letzten Schritt.

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Schritt 6: Fertig

Sobald jede Änderung angewendet oder verworfen wurde, zeigt das Panel Vorgang abgeschlossen! an, und die runde Schaltfläche bringt Sie zurück zur Actions-Liste. Die Werte werden als nachverfolgte Änderungen in Word eingefügt, sodass Einfügungen und Löschungen im Markup erscheinen und die Bearbeitungen von Libra Ihnen zugeordnet werden. Endgültig ist nichts, bevor Sie sie in Word annehmen — das gibt Ihnen einen zweiten Prüfdurchgang mit Ihren gewohnten Word-Werkzeugen.

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Anwendungsbeispiele

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Tipps für bessere Ergebnisse