Bevor Sie beginnen
SharePoint ist Teil des Professional-Tarifs. Im Starter-Tarif zeigt das Integrationsfeld statt der Einrichtung einen Upgrade-Hinweis, sodass die Administration Ihrer Kanzlei hier nichts freischalten kann — siehe Abonnement. Über den Tarif hinaus müssen drei Dinge erfüllt sein, und zwar in dieser Reihenfolge:- Ein Microsoft 365-Organisationsadministrator erteilt Libra Zugriff auf SharePoint. Das ist eine einzige Zustimmung für die gesamte Organisation, die nur einmal erteilt wird.
- Ein Libra-Teamadministrator (ein Inhaber oder Teamadministrator) aktiviert SharePoint für Ihr Team.
- Jede einzelne Person verbindet ihr eigenes Microsoft-Konto.
Zwei Wege, SharePoint zu nutzen
Sobald die Verbindung steht, gelangt SharePoint auf zwei recht unterschiedlichen Wegen nach Libra, und es lohnt sich, vorab zu wissen, welchen davon Sie brauchen.
Das Verknüpfen von Ordnern als Datenbanken erfordert den Team-Tarif, da es Teil des Produkts Datenbanken ist.
Die Einrichtung
Einmalige Einrichtung für Ihre Organisation
Diesen Teil übernimmt ein Libra-Teamadministrator gemeinsam mit der Person, die Ihren Microsoft 365-Tenant verwaltet. Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen → SharePoint; das Feld öffnet sich mit Einrichtung erforderlich.
1
Microsoft-Administratorzustimmung einholen
Wenn Sie den Microsoft 365-Tenant selbst verwalten, klicken Sie auf Zustimmungsseite öffnen. Libra öffnet die Administratorzustimmungsseite von Microsoft in einem neuen Tab, auf der Sie den von Libra angeforderten Zugriff prüfen und genehmigen. Das dauert weniger als eine Minute.Wenn Sie den Tenant nicht selbst verwalten, klicken Sie stattdessen auf Link kopieren und senden Sie den Link an die zuständige Person. Bis zu deren Genehmigung funktioniert nichts Weiteres in diesem Feld.
2
Bestätigen und aktivieren
Setzen Sie zurück in Libra das Häkchen bei Ich bestätige, dass die Administratorzustimmung erteilt wurde. Die Schaltfläche Für mein Team aktivieren bleibt bis dahin ausgegraut. Klicken Sie darauf, und SharePoint steht allen in Ihrem Team zur Verfügung.
Die Aktivierung von SharePoint für das Team gewährt niemandem Zugriff auf die Dateien anderer. Sie öffnet lediglich die Tür — jede Kollegin und jeder Kollege meldet sich weiterhin mit dem eigenen Microsoft-Konto an und sieht nur das, was dieses Konto sehen kann.
Ihr eigenes Konto verbinden
SharePoint-Dateien in ein Projekt holen
Öffnen Sie im Bereich Projektdateien eines Projekts das Menü Hinzufügen und wählen Sie Aus SharePoint hinzufügen — es steht neben Dateien hochladen und Ordner hochladen. Navigieren Sie zu dem, was Sie brauchen, haken Sie die Dateien an und klicken Sie auf Dokumente hinzufügen. Libra lädt sie herunter und fügt sie dem Projekt hinzu wie jeden anderen Upload — das Projekt hält also eine Kopie, und spätere Änderungen in SharePoint erreichen sie nicht mehr. Dasselbe können Sie tun, ohne eine Unterhaltung zu verlassen — vorausgesetzt, Ihr Team verfügt nicht über Datenbanken. In diesem Fall enthält das Anhang-Menü des Chat-Eingabefelds einen Eintrag SharePoint, der denselben Browser öffnet und Ihre Auswahl an die Nachricht anhängt.Sobald Ihr Team über Datenbanken verfügt, entfällt dieser direkte Eintrag: Das Anhang-Menü beginnt mit Dateien auswählen, das Ihre Datenbanken auflistet, statt SharePoint zu öffnen. Durchsuchen Sie Ihre SharePoint-Datenbank von dort aus — oder, falls Sie noch keine angelegt haben, führt Sie der Eintrag SharePoint in dieser Liste zu Datenbanken, um eine zu erstellen.
Einen SharePoint-Ordner als Datenbank verknüpfen
Eine SharePoint-Datenbank richtet Libra auf einen einzelnen Ordner aus und belässt die Dateien dort, wo sie sind. Legen Sie eine über Datenbanken → Neue Datenbank → SharePoint-Ordner hinzufügen an, geben Sie ihr einen Namen und wählen Sie den Ordner anschließend über Aus SharePoint auswählen. Wie es im Dialog heißt, bleiben die Dateien in SharePoint und werden zu wiederverwendbarem Kontext für Ihre Chats und andere Libra-Aufgaben. Da nichts eingelesen wird, verbraucht eine SharePoint-Datenbank kein Seitenkontingent und veraltet nie — Libra liest den Ordner jedes Mal in seinem aktuellen Zustand. Im Gegenzug ist der Browser schreibgeschützt: Sie können sortieren, durch Ordner navigieren, Dokumente in der Vorschau ansehen und sie einem Chat hinzufügen, aber nichts im Ordner lässt sich von Libra aus ändern. PDFs und die üblichen Office-Formate werden direkt in der Vorschau angezeigt; alles andere öffnet sich über In SharePoint öffnen. Sobald eine SharePoint-Datenbank besteht, können Sie einen Chat über Tools → Dateien durchsuchen darauf ausrichten; dort erscheint sie unter Datenbanken. Wenn Sie mit SharePoint verbunden sind, bietet diese Liste zusätzlich den Schalter Gesamtes SharePoint, mit dem Sie Ihren gesamten Arbeitsbereich statt nur eines verknüpften Ordners durchsuchen. Drei Dinge sollten Sie wissen, bevor Sie sich darauf verlassen:- Die SharePoint-Berechtigungen entscheiden weiterhin darüber, wer was sieht. Das Teilen der Datenbank in Libra teilt nicht den Ordner. Wer den Ordner in SharePoint nicht öffnen kann, sieht Kein Zugriff auf diesen Ordner und wird aufgefordert, den Zugriff beim Inhaber des Ordners in SharePoint zu erfragen.
- Die Suchqualität hängt von der individuellen Microsoft-Lizenz ab. Wer über eine Microsoft 365 Copilot-Lizenz verfügt, erhält eine semantische Suche; alle anderen erhalten eine Stichwortsuche. Dafür gibt es keine Einstellung — Libra prüft die Lizenz bei der Suche, und der Erstellungsdialog zeigt Ihnen an, welche Sie erhalten.
- Wird der Ordner verschoben oder gelöscht, bricht die Verknüpfung. Die Datenbank meldet dann, dass der verknüpfte Ordner verschoben oder gelöscht wurde, und ein Administrator muss sie neu verknüpfen oder entfernen.
Ihre Verbindung verwalten
Ihre Verbindung finden Sie unter Einstellungen → Integrationen → SharePoint im Abschnitt Verbindungsstatus. Trennen hebt die Verknüpfung zwischen Ihrem Libra-Konto und Ihrem Microsoft-Konto auf; Libra bittet Sie um eine Bestätigung, und Sie können sich jederzeit an derselben Stelle wieder verbinden. Teamadministratoren sehen ein weiteres Bedienelement: Für Team deaktivieren. Es schaltet SharePoint für alle ab: Niemand im Team kann sich verbinden, und bestehende Verbindungen werden getrennt. Nutzen Sie es, wenn die Kanzlei die Integration abschaltet, nicht um ein Problem mit dem Konto einer einzelnen Person zu beheben.Fehlerbehebung
Greifen Sie in Mandat für Mandat auf denselben SharePoint-Ordner zu? Verknüpfen Sie ihn einmalig als Datenbank, statt seine Dateien Projekt für Projekt hinzuzufügen — Sie sparen sich das erneute Hochladen, und alle arbeiten mit dem, was heute im Ordner liegt.