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Die SharePoint-Integration ermöglicht Libra den Zugriff auf die Dateien im Microsoft-365-Arbeitsbereich Ihrer Kanzlei, sodass Sie damit arbeiten können, ohne etwas herunter- und wieder hochzuladen. In Libra erscheint sie als SharePoint — die Kachel unter Einstellungen → Integrationen trägt die Bezeichnung Microsoft 365 files. Es gelten stets Ihre eigenen Microsoft-Berechtigungen. Libra durchsucht SharePoint als Sie selbst, sodass Sie ausschließlich die Websites, Bibliotheken und Dateien sehen, die Ihr Microsoft-Konto bereits öffnen kann.

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Bevor Sie beginnen

SharePoint ist Teil des Professional-Plans. Im Starter-Plan zeigt das Integrationspanel statt des Einrichtungsablaufs eine Upgrade-Aufforderung — es gibt also nichts, was Ihr Kanzlei-Administrator dort aktivieren könnte. Siehe Abonnement. Unabhängig vom Plan müssen drei Dinge in dieser Reihenfolge vorliegen:
  1. Ein Microsoft-365-Organisationsadministrator gewährt Libra Zugriff auf SharePoint. Dies ist eine einmalige Zustimmung für die gesamte Organisation.
  2. Ein Libra-Teamadministrator (ein Owner oder Teamadmin) aktiviert SharePoint für Ihr Team.
  3. Jede Person verbindet ihr eigenes Microsoft-Konto.
Sind Sie ein gewöhnliches Teammitglied, wurden die Schritte 1 und 2 in der Regel bereits für Sie erledigt, und Sie müssen nur noch den letzten Schritt ausführen.

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Zwei Wege, SharePoint zu nutzen

Sobald Sie verbunden sind, erreicht SharePoint Libra auf zwei recht unterschiedliche Arten — es lohnt sich, vorab zu wissen, welche Sie möchten. Um Ordner als Datenbanken zu verknüpfen, benötigen Sie den Team-Plan, da dies Teil des Databases-Produkts ist.

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Einrichtung

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Einmalige Einrichtung für Ihre Organisation

Dieser Teil wird von einem Libra-Teamadministrator gemeinsam mit der Person durchgeführt, die Ihren Microsoft-365-Mandanten verwaltet. Öffnen Sie Einstellungen → Integrationen → SharePoint; das Panel öffnet sich mit Setup erforderlich. Das SharePoint-Einrichtungspanel mit „Zustimmungsseite öffnen”, „Link kopieren”, dem Bestätigungskästchen für die Administratorzustimmung und der Schaltfläche „Für mein Team aktivieren”
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Microsoft-Administratorzustimmung einholen

Wenn Sie Ihren Microsoft-365-Mandanten selbst verwalten, klicken Sie auf Zustimmungsseite öffnen. Libra öffnet Microsofts Seite für die Administratorzustimmung in einem neuen Tab, wo Sie den von Libra angeforderten Zugriff prüfen und genehmigen. Das dauert weniger als eine Minute.Verwalten Sie den Mandanten nicht selbst, klicken Sie stattdessen auf Link kopieren und senden Sie den Link an die zuständige Person. Bis diese zugestimmt hat, funktioniert nichts weiter in diesem Panel.
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Bestätigen und aktivieren

Zurück in Libra setzen Sie das Häkchen bei Ich bestätige, dass die Administratorzustimmung erteilt wurde. Die Schaltfläche Für mein Team aktivieren bleibt bis dahin ausgegraut. Klicken Sie darauf, und SharePoint wird für alle in Ihrem Team verfügbar.
Die Aktivierung von SharePoint für das Team gewährt niemandem Zugriff auf die Dateien anderer. Sie öffnet nur die Tür — jede Kollegin und jeder Kollege meldet sich weiterhin mit dem eigenen Microsoft-Konto an und sieht nur das, was dieses Konto sehen kann.

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Verbinden Sie Ihr eigenes Konto

Das SharePoint-Integrationspanel zeigt den Verbindungsstatus „Nicht mit SharePoint verbunden” mit einer Schaltfläche „Verbinden” Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → SharePoint und sehen Sie sich den Verbindungsstatus an. Klicken Sie auf Verbinden und melden Sie sich im sich öffnenden Fenster mit Ihrem Microsoft-Konto an — mit dem üblichen Login Ihrer Organisation. Nach dem Schließen des Fensters zeigt der Status Mit SharePoint verbunden. Ist Verbinden ausgegraut und weist das Panel darauf hin, dass Ihr Teamadmin SharePoint zuerst aktivieren muss, wurde der teamweite Schritt oben noch nicht ausgeführt.

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SharePoint-Dateien in ein Projekt einbringen

Öffnen Sie im Panel Projektdateien eines Projekts das Menü Hinzufügen, wählen Sie Dateien auswählen und dann in der Auswahl unter Integrationen den Eintrag SharePoint. Navigieren Sie zu den gewünschten Dateien, markieren Sie sie und klicken Sie auf Zum Projekt hinzufügen. Libra lädt sie herunter und fügt sie dem Projekt wie jeden anderen Upload hinzu — das Projekt enthält also eine Kopie, und spätere Änderungen in SharePoint erreichen sie nicht mehr. Das geöffnete Menü „Hinzufügen” der Projektdateien mit den Einträgen „Dateien auswählen”, „Dateien hochladen” und „Ordner hochladen” Dasselbe können Sie tun, ohne die Unterhaltung zu verlassen: Tools → Dateien auswählen im Chat-Composer öffnet dieselbe Auswahl, und SharePoint unter Integrationen hängt die Auswahl an Ihre Nachricht an.
Sobald Ihr Team Databases hat, entfällt dieser direkte Eintrag: Das Anhängen-Menü führt mit Dateien auswählen ein, das Ihre Datenbanken auflistet, statt SharePoint zu öffnen. Durchsuchen Sie Ihre SharePoint-Datenbank von dort aus — oder, falls Sie noch keine angelegt haben, führt Sie der Eintrag SharePoint in dieser Liste zu Databases, um eine zu erstellen.

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Einen SharePoint-Ordner als Datenbank verknüpfen

Eine SharePoint-Datenbank verweist Libra auf einen Ordner und lässt die Dateien dort, wo sie sind. Erstellen Sie eine über Databases → Neue Datenbank → SharePoint-Ordner hinzufügen, geben Sie ihr einen Namen und wählen Sie über Aus SharePoint auswählen den Ordner aus. Wie es der Dialog formuliert: Die Dateien verbleiben in SharePoint und werden zu wiederverwendbarem Kontext für Ihre Chats und andere Libra-Aufgaben. Da nichts eingelesen wird, verbraucht eine SharePoint-Datenbank kein Seitenkontingent und veraltet nie — Libra liest den Ordner jedes Mal so, wie er gerade ist. Im Gegenzug ist der Browser nur lesbar: Sie können sortieren, in Ordnern navigieren, Dokumente in der Vorschau ansehen und sie zu einem Chat hinzufügen, aber nichts im Ordner lässt sich von Libra aus ändern. PDFs und die üblichen Office-Formate lassen sich direkt in der Vorschau anzeigen; alles andere öffnet über In SharePoint öffnen. Sobald eine SharePoint-Datenbank existiert, können Sie einen Chat über Tools → Dateien auswählen darauf ausrichten, wo sie unter Databases erscheint. Sind Sie mit SharePoint verbunden, bietet diese Liste zusätzlich einen Umschalter Gesamtes SharePoint, um über Ihren gesamten Arbeitsbereich zu suchen statt nur über einen verknüpften Ordner. Drei Dinge sollten Sie wissen, bevor Sie sich darauf verlassen:
  • SharePoint-Berechtigungen entscheiden weiterhin darüber, wer was sieht. Das Teilen der Datenbank in Libra teilt nicht den Ordner. Eine Kollegin oder ein Kollege, die bzw. der den Ordner in SharePoint nicht öffnen kann, sieht Kein Zugriff auf diesen Ordner mit dem Hinweis, den Ordnereigentümer in SharePoint um Zugriff zu bitten.
  • Die Suchqualität hängt von der individuellen Microsoft-Lizenz ab. Wer eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz besitzt, erhält semantische Suche; alle anderen erhalten Stichwortsuche. Dafür gibt es keine Einstellung — Libra prüft die Lizenz bei jeder Suche, und der Erstellungsdialog zeigt an, welche Variante Sie erhalten werden.
  • Verschieben oder Löschen des Ordners unterbricht die Verknüpfung. Die Datenbank meldet dann, dass der verknüpfte Ordner verschoben oder gelöscht wurde, und ein Administrator muss sie neu verknüpfen oder entfernen.
Siehe Databases für das Verhalten von Datenbanken nach dem Anlegen und die Unterschiede zu Projektdateien.

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Verbindung verwalten

Ihre Verbindung finden Sie unter Einstellungen → Integrationen → SharePoint, im Bereich Verbindungsstatus. Trennen entfernt die Verknüpfung zwischen Ihrem Libra-Konto und Ihrem Microsoft-Konto; Libra bittet Sie um Bestätigung, und Sie können sich jederzeit von derselben Stelle aus wieder verbinden. Teamadministratoren sehen einen weiteren Regler, Für Team deaktivieren. Er schaltet SharePoint für alle ab: Niemand im Team kann sich verbinden, und bestehende Verbindungen werden getrennt. Nutzen Sie diese Funktion, wenn die Kanzlei die Integration insgesamt abschalten möchte — nicht, um das Problem eines einzelnen Kontos zu beheben.

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Fehlerbehebung

Libra-Maskottchen mit Frage
Greifen Sie in Mandat nach Mandat auf denselben SharePoint-Ordner zu? Verknüpfen Sie ihn stattdessen einmal als Datenbank, statt seine Dateien projektweise hinzuzufügen — Sie laden nichts mehr erneut hoch, und alle arbeiten mit dem, was heute im Ordner liegt.