Antes de empezar
SharePoint forma parte del plan Professional. En el plan Starter, el panel de integración muestra un aviso para cambiar de plan en lugar del proceso de configuración, de modo que el administrador de su despacho no puede activarlo; consulte Suscripción. Además del plan, deben cumplirse tres requisitos, en este orden:- Un administrador de la organización de Microsoft 365 concede a Libra acceso a SharePoint. Este consentimiento se concede una sola vez para toda la organización.
- Un administrador de equipo de Libra (un propietario o administrador del equipo) habilita SharePoint para su equipo.
- Cada persona conecta su propia cuenta de Microsoft.
Dos formas de utilizar SharePoint
Una vez establecida la conexión, SharePoint llega a Libra de dos formas muy distintas, y conviene saber cuál necesita antes de empezar.
Para vincular carpetas como bases de datos se necesita el plan Team, ya que esta función forma parte del producto Bases de datos.
Configuración
Configuración única para su organización
Esta parte la realiza un administrador de equipo de Libra junto con la persona que administra el inquilino de Microsoft 365. Abra Configuración → Integraciones → SharePoint; el panel se abre en Configuración necesaria.
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Obtenga el consentimiento del administrador de Microsoft
Si administra personalmente el inquilino de Microsoft 365, haga clic en Abrir página de consentimiento. Libra abre la página de consentimiento del administrador de Microsoft en una pestaña nueva, donde puede revisar y aprobar el acceso que solicita Libra. El proceso dura menos de un minuto.Si no administra el inquilino, haga clic en Copiar enlace y envíe el enlace a la persona que lo administra. Ningún otro elemento de este panel funcionará hasta que dicha persona lo haya aprobado.
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Confirme y habilite
De vuelta en Libra, marque Confirmo que se ha concedido el consentimiento del administrador. El botón Habilitar para mi equipo permanecerá deshabilitado hasta que lo haga. Haga clic en él y SharePoint estará disponible para todos los miembros de su equipo.
Habilitar SharePoint para el equipo no concede a nadie acceso a los archivos de otras personas. Solo habilita la función: cada compañero debe seguir iniciando sesión con su propia cuenta de Microsoft y únicamente verá lo que permita dicha cuenta.
Conecte su propia cuenta
Importación de archivos de SharePoint en un proyecto
En el panel Archivos de proyecto de un proyecto, abra el menú Añadir y elija Añadir desde SharePoint; esta opción aparece junto a Subir archivos y Subir carpetas. Vaya al contenido que desee, marque los archivos y haga clic en Añadir documentos. Libra los descarga y los añade al proyecto como cualquier otro archivo subido. Esto significa que el proyecto conserva una copia y que los cambios posteriores en SharePoint no se reflejarán en ella. Puede hacer lo mismo sin salir de una conversación, siempre que su equipo no disponga de Bases de datos. En ese caso, el menú de archivos adjuntos del redactor de Chat incluye una entrada SharePoint que abre el mismo explorador y adjunta a su mensaje el contenido que seleccione.Cuando su equipo dispone de Bases de datos, esa entrada directa desaparece: el menú de archivos adjuntos comienza con Seleccionar archivos, que enumera sus bases de datos en lugar de abrir SharePoint. Explore desde allí su base de datos de SharePoint o, si todavía no ha creado ninguna, utilice la entrada SharePoint de la lista para ir a Bases de datos y crearla.
Vinculación de una carpeta de SharePoint como base de datos
Una base de datos de SharePoint dirige Libra a una carpeta y mantiene los archivos en su ubicación original. Créela desde Bases de datos → Nueva base de datos → Añadir carpeta de SharePoint, asígnele un nombre y utilice Seleccionar desde SharePoint para elegir la carpeta. Como indica el cuadro de diálogo, los archivos permanecen en SharePoint y se convierten en contexto reutilizable para sus Chats y otras tareas de Libra. Como no se incorpora nada, una base de datos de SharePoint no consume su límite de páginas y nunca queda desactualizada: Libra lee el estado de la carpeta cada vez. A cambio, el explorador es de solo lectura: puede ordenar, desplazarse por las carpetas, obtener una vista previa de los documentos y añadirlos a un Chat, pero no puede modificar desde Libra ningún elemento de la carpeta. Los PDF y los formatos habituales de Office muestran una vista previa en el propio lugar; cualquier otro archivo se abre mediante Abrir en SharePoint. Cuando exista una base de datos de SharePoint, puede dirigir un Chat a ella desde Tools → Buscar archivos, donde aparece bajo Bases de datos. Si está conectado a SharePoint, la lista también ofrece un conmutador Todo SharePoint para buscar en todo su espacio de trabajo en lugar de en una sola carpeta vinculada. Conviene conocer tres aspectos antes de depender de una de estas bases de datos:- Los permisos de SharePoint siguen determinando quién puede ver cada elemento. Compartir la base de datos en Libra no comparte la carpeta. Un compañero que no pueda abrir la carpeta en SharePoint verá Sin acceso a esta carpeta y deberá solicitar acceso al propietario de la carpeta en SharePoint.
- La calidad de la búsqueda depende de la licencia de Microsoft de cada persona. Los usuarios con una licencia de Microsoft 365 Copilot obtienen búsqueda semántica; los demás obtienen búsqueda por palabras clave. No existe ningún ajuste para modificarlo: Libra comprueba la licencia al realizar la búsqueda y el cuadro de diálogo de creación indica qué tipo utilizará.
- Mover o eliminar la carpeta rompe el vínculo. La base de datos indicará que la carpeta vinculada se ha movido o eliminado, y un administrador deberá volver a vincularla o eliminarla.
Gestión de la conexión
Su conexión se encuentra en Configuración → Integraciones → SharePoint, bajo Estado de la conexión. Desconectar elimina el vínculo entre su cuenta de Libra y su cuenta de Microsoft; Libra le pide confirmación y puede volver a conectarse en cualquier momento desde el mismo lugar. Los administradores de equipo disponen de un control adicional: Deshabilitar para el equipo. Este control desactiva SharePoint para todos: ningún miembro del equipo puede conectarse y se interrumpen las conexiones existentes. Utilícelo cuando el despacho quiera dejar de utilizar la integración, no para solucionar un problema con la cuenta de una sola persona.Solución de problemas
¿Utiliza la misma carpeta de SharePoint en un asunto tras otro? Vincúlela una vez como base de datos en lugar de añadir sus archivos proyecto por proyecto; dejará de volver a subirlos y todos trabajarán con el contenido actual de la carpeta.