Bases de datos

Una base de datos es un conjunto de documentos que reúne una vez y reutiliza en todas partes. A diferencia de los archivos de proyecto, que pertenecen a un único asunto, una base de datos se encuentra en el nivel del espacio de trabajo: no está vinculada a ningún proyecto y cualquier proyecto puede recurrir a ella. Esto convierte las bases de datos en el lugar adecuado para las fuentes que consulta una y otra vez —el repositorio de precedentes de su firma, el conjunto completo de contratos de un cliente o un cuerpo normativo con el que realiza comprobaciones—, en lugar de para los documentos de trabajo de un solo asunto.

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Antes de empezar

Las bases de datos forman parte del plan Team y el administrador de su firma debe activarlas. Si su plan las incluye, pero todavía no se han activado, consulte a su administrador. Si su equipo tiene un plan inferior a Team, Bases de datos aparece con una invitación a mejorar el plan en lugar de la lista. Consulte Suscripción. Cuando las bases de datos están disponibles, Bases de datos aparece en la parte global de la barra lateral, junto a Inicio y Plantillas —por encima del selector de proyectos, ya que no pertenece a ningún proyecto concreto—.

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Los dos tipos

Una vez creadas, ambas funcionan de la misma forma. La única diferencia es dónde se almacenan los archivos y quién los mantiene actualizados.

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Qué contiene una base de datos

Al abrir una base de datos, sus documentos aparecen en un explorador que puede ordenar por nombre, autor o fecha de incorporación. Cada fila muestra el autor del documento, cuándo se añadió y su nivel de acceso. Las carpetas funcionan como elementos de pleno derecho: puede seleccionar, mover y eliminar una carpeta completa y todo su contenido. Puede llenar una base de datos cargando archivos o carpetas completas, o incorporando documentos que ya estén en los Archivos de proyecto de un proyecto. Estos se enlazan, no se vuelven a cargar, por lo que solo existe una copia.

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Utilizar una base de datos

Una base de datos es una fuente que puede indicar a Libra desde cualquier lugar: Como la base de datos es compartida, la respuesta que obtiene un compañero en otro asunto procede exactamente de las mismas fuentes que la suya.

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Uso compartido y acceso

La persona que crea una base de datos es su propietaria y controla con quién se comparte. Cuando se comparte una base de datos con usted, su función en ella —Lector, Editor o Administrador— aparece en el explorador y determina si puede añadir o eliminar documentos.

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Su asignación de páginas

Las cargas en una base de datos de Libra consumen una asignación de páginas que aumenta con su suscripción: cada licencia facturada concede 100 000 equivalentes de página, agrupados para todo el equipo. Debe tener en cuenta dos aspectos:

• Es un total, no una asignación que se restablece cada mes. La asignación abarca todo lo que su equipo haya incorporado alguna vez a las bases de datos de Libra.
• Eliminar documentos no devuelve páginas. Si está cerca del límite, añada licencias o compre más páginas en lugar de liberar espacio.

Los documentos de una base de datos de SharePoint no se contabilizan, porque Libra no los incorpora. Si una carga superase la asignación, Libra la rechaza e indica cuántas páginas quedan.

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Siguientes pasos