Un archivo que añadió a una conversación la semana pasada ya está en el proyecto: los archivos adjuntos de la conversación se guardan automáticamente en Cargas de Chat. Nunca necesita cargar el mismo documento dos veces.
Qué contiene Archivos de proyecto
Reviews, Discoveries y Cargas de Chat son carpetas del sistema. Libra las crea y las mantiene fijadas por encima de sus propias carpetas, en ese orden, con independencia de la ordenación que haya elegido. No puede cambiarles el nombre, moverlas ni eliminarlas, pero puede arrastrar las Reviews y Discoveries que contienen a cualquier carpeta que cree, y Cargas de Chat admite documentos normales como cualquier otra carpeta. Consulte Estructura de carpetas para organizar el panel a medida que crezca.
Añadir documentos
Necesita acceso de escritura al proyecto para añadir elementos.1
Abra Archivos de proyecto
Haga clic en Archivos de proyecto en la sección del proyecto de la barra lateral.
2
Abra el menú Cargar
Cargar, en la parte superior del panel, es un menú, no un único botón. Cargar archivos abre el selector de archivos individuales. Cargar carpetas abre el selector de carpetas y carga una carpeta completa del ordenador, incluidas todas sus subcarpetas. Añadir desde SharePoint incorpora archivos desde un sitio de SharePoint conectado, y cada conector de documentos que haya configurado su equipo añade su propia entrada Añadir desde…: Kleos, Legisway, NotaioNext o SuiteNext.También puede omitir el menú y arrastrar archivos directamente desde el escritorio al panel.
3
Elija dónde se guardan los archivos
Todo lo que añade desde el menú Cargar de la barra de herramientas se guarda en la raíz del proyecto. Para colocar archivos directamente en una carpeta, pase el puntero sobre su fila, abra el menú ⋯ y elija Cargar archivos, o arrastre los archivos sobre la fila de la carpeta.
4
Espere a que termine el procesamiento
Libra extrae el texto, prepara las vistas previas e indexa el documento para la búsqueda. Puede seguir trabajando mientras se procesan los documentos.
De dónde proceden los documentos
Los documentos llegan al panel desde varios lugares:Buscar un documento en el panel
Un asunto con mucha actividad llena el panel rápidamente, por lo que este dispone de sus propios filtros y función de búsqueda, independientes de Buscar, que abarca todos los proyectos y, en el modo Contenido de documentos, busca dentro de los propios documentos. El cuadro Buscar documentos, situado en la parte superior del panel, busca coincidencias en nombres y títulos —nombres de documentos, títulos de Review y Discovery, y nombres de carpetas—, no en el texto de los archivos. El icono de filtro contiguo abre debajo una fila de chips:
Fecha y Autor no se muestran hasta que los añade desde el menú Añadir filtro, al final de la fila, y puede eliminar cualquiera de los tres desde el menú del propio chip. Libra recuerda qué chips conserva y si la fila está abierta.
Los chips no abarcan los mismos elementos. Fecha y Autor también filtran Reviews y Discoveries. Tipo de archivo solo se aplica a los documentos, por lo que, si selecciona un tipo de archivo, las Reviews y Discoveries siguen apareciendo en las carpetas Reviews y Discoveries, pero desaparecen de cualquier carpeta a la que las haya trasladado.
Utilizar documentos
Hacer referencia en una conversación
Hacer referencia en una conversación
Escriba
@ en cualquier campo de entrada de una conversación y elija un documento en el grupo Documentos del selector de contexto; se incorporará al contexto de la conversación. Libra cita el documento en las respuestas.Ejecutar una Review
Ejecutar una Review
Desde Review o directamente desde una conversación: elija los documentos, seleccione un Playbook y ejecútela. Consulte Reviews desde una conversación.
Incluir en una Discovery
Incluir en una Discovery
Haga clic en Añadir documentos en cualquier Discovery y elija los archivos en el árbol del proyecto.
Añadir al conocimiento de un Assistant
Añadir al conocimiento de un Assistant
Cuando edite un Assistant, adjunte documentos del proyecto a su base de conocimiento. El Assistant hace referencia a ellos al responder.
Previsualizar o descargar
Previsualizar o descargar
Pase el puntero sobre la fila de un documento y haga clic en Vista previa para abrirlo en el visor de documentos; Descargar se encuentra en el menú ⋯ de la misma fila. Las Reviews y Discoveries tienen un botón Abrir. Consulte Tipos de archivo y vistas previas para saber cómo se muestra cada formato.
Descargar en bloque
No necesita descargar los archivos de uno en uno. Marque la casilla de cualquier elemento del panel —documentos, Reviews y Discoveries en cualquier combinación— y aparecerá un pie de selección con el número de elementos y un menú Más. Elija Descargar archivos y Libra lo incluirá todo en un único archivo .zip que conserva la estructura de carpetas.
1
Seleccione los elementos
Marque la casilla de cada documento, Review o Discovery que quiera. El pie de la parte inferior del panel muestra el total de su selección.
2
Abra Más y elija Descargar archivos
Libra prepara un archivo
.zip y el navegador lo descarga. Las carpetas se conservan, por lo que el archivo comprimido reproduce la organización del panel.Una sola descarga admite hasta 1 000 elementos, con un límite combinado de 50 Reviews y Discoveries. Para conjuntos más grandes, realice varias descargas.
Compartir documentos
De forma predeterminada, los documentos siguen la configuración de uso compartido del proyecto: cualquier persona con acceso al proyecto puede ver sus documentos. El acceso se controla en el nivel del proyecto, no por archivo; no es posible compartir un único documento por separado. Para cambiar quién puede ver los documentos de un proyecto, comparta el proyecto. Consulte Uso compartido y acceso.Límites de documentos
El límite por proyecto cuenta todos los documentos almacenados en el proyecto, con independencia de si los cargó desde el panel o desde una conversación. Las Reviews y Discoveries son resultados, no cargas, por lo que no se contabilizan: puede seguir creándolas y ejecutándolas incluso después de que un proyecto alcance los 1 000 documentos. El límite solo impide añadir archivos nuevos: cuando un proyecto está lleno, Libra le pide que inicie otro antes de cargar más.
.xlsx se rechaza durante el procesamiento si el conjunto de sus hojas supera las 13 000 filas o 1 000 000 de celdas. El archivo se carga y permanece en el panel, pero su contenido nunca se indexa, por lo que Libra no puede buscar en él, responder preguntas sobre él ni citarlo. Divida un libro demasiado grande en otros más pequeños o exporte como .csv las hojas que realmente necesite; este formato no está sujeto a ninguno de los dos límites.
La vista previa de las hojas de cálculo tiene límites independientes: el visor no presenta archivos de más de 10 MB y muestra como máximo 5 000 filas por hoja y 20 000 filas en todo el libro. El archivo completo sigue almacenado y se descarga íntegramente.
Consejos para mantener ordenado el panel
Configure pronto la estructura de carpetas
Configure pronto la estructura de carpetas
El primer día de un asunto es cuando menos cuesta decidir la estructura de carpetas. Defina Documentos recibidos, Borradores y Versiones firmadas, y siga trasladando los archivos a las carpetas adecuadas a medida que lleguen; las carpetas Reviews, Discoveries y Cargas de Chat ya están disponibles.
Saque las Reviews y Discoveries de sus carpetas predeterminadas
Saque las Reviews y Discoveries de sus carpetas predeterminadas
Las carpetas Reviews y Discoveries funcionan bien con pocos elementos. En cuanto tenga varias, arrástrelas a la carpeta del asunto que describen para que el contrato y su análisis queden juntos.
Vacíe con regularidad Cargas de Chat
Vacíe con regularidad Cargas de Chat
Los archivos adjuntos de Chat se acumulan en Cargas de Chat sin que nadie decida si deben estar allí. De vez en cuando, traslade los que merezca la pena conservar a una carpeta real y elimine el resto; en ambos casos se contabilizan para el límite de 1 000 documentos del proyecto.
Utilice nombres de archivo claros
Utilice nombres de archivo claros
Los nombres de documento aparecen en los resultados de Buscar y el cuadro de búsqueda del panel también busca coincidencias en ellos. «Acme, Contrato de trabajo, Maria Schneider, firmado.pdf» resulta mucho más útil que «contrato_v3.pdf».
Elimine los borradores que no necesite
Elimine los borradores que no necesite
Los borradores antiguos de contratos que ya haya firmado no tienen por qué saturar el panel, pero valore la posibilidad de archivar el proyecto en lugar de eliminar archivos individuales. Los proyectos archivados lo conservan todo.
Siguientes pasos
Estructura de carpetas
Organice documentos, Reviews y Discoveries en carpetas.
Tipos de archivo y vistas previas
Todos los formatos compatibles y el aspecto de su vista previa.