Remplir les espaces réservés

Remplir les espaces réservés prend un modèle rempli de marqueurs tels que {Landlord's name} et les complète à partir de documents que vous avez déjà dans le projet. Vous gardez le contrôle à chaque étape : vous décidez de la signification de chaque espace réservé, de la provenance des réponses et des valeurs proposées qui figureront réellement dans le document.

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Démarrer l’assistant

L’assistant se déroule en six étapes, matérialisées par les points de la barre de commandes flottante en bas du panneau. Le bouton rond à droite de cette barre vous fait avancer ; la flèche à gauche vous ramène à l’étape précédente. Un retour en arrière efface le travail effectué dans les étapes suivantes, de sorte que l’assistant ne vous montre jamais de résultats obsolètes.

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Étape 1 : Formats des espaces réservés

Indiquez d’abord à Libra comment les espaces réservés sont écrits dans votre document. Un format se compose d’un préfixe et d’un suffixe entourant le texte de l’espace réservé : { et } correspondent ainsi à {Landlord's name}. Le format par défaut est une simple paire d’accolades. Modifiez directement les champs de préfixe et de suffixe pour changer le motif : [ et ] pour des crochets, {{ et }} pour des doubles accolades. Cliquez sur Ajouter un format si un modèle mélange plusieurs conventions, et utilisez l’icône de corbeille pour supprimer un format devenu inutile. Démarrer à partir d’un modèle, en haut de l’étape, est un raccourci et non un moyen de désigner le document ouvert. Cette option charge un modèle d’espaces réservés enregistré — un ensemble de formats accompagné des paramètres de type et de contexte que vous avez enregistrés lors d’une exécution précédente — de sorte qu’un modèle que vous remplissez chaque semaine ne doit être configuré qu’une seule fois. Choisissez-en un dans la liste : l’assistant affiche son nom, sa description ainsi que le nombre de formats et d’espaces réservés qu’il contient ; les espaces réservés qu’il apporte sont marqués Issu du modèle à l’étape suivante. Effacez-le d’un clic sur la croix si vous changez d’avis.

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Étape 2 : Enrichir les espaces réservés

Libra analyse le document et répertorie tous les espaces réservés détectés, avec le nombre d’occurrences de chacun. Libra suggère également un type pour chacun d’eux automatiquement — le message Suggestion des types d’espaces réservés… s’affiche pendant le traitement — et vous pouvez corriger chaque suggestion. Pour chaque espace réservé, vous pouvez définir : Si vous cochez Ne pas remplir cet espace réservé pour tous les éléments, l’assistant ne vous laissera pas continuer : au moins un espace réservé doit rester à remplir.

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Enregistrer votre configuration comme modèle

Lorsque vous quittez l’étape 2, Libra demande Enregistrer comme modèle ?. L’enregistrement conserve vos formats ainsi que le type, le contexte et l’exemple de chaque espace réservé, et vous pouvez partager le modèle avec votre équipe. Si vous êtes parti d’un modèle existant et que vous avez modifié quelque chose, la boîte de dialogue affiche Enregistrer les modifications du modèle ? et propose Enregistrer comme nouveau ; Mettre à jour le modèle est également proposé, mais uniquement pour un modèle que vous avez créé vous-même : écraser le modèle partagé d’un collègue est donc exclu. Choisissez Ne pas enregistrer et l’exécution se poursuit normalement, sans que la configuration soit enregistrée.

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Étape 3 : Ajouter du contexte

Indiquez maintenant à Libra d’où doivent provenir les réponses. Les deux sources se combinent : vous pouvez utiliser l’une, l’autre ou les deux.

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Sélectionner des documents

Ouvre les Fichiers projet de votre projet afin que vous puissiez choisir les documents qui contiennent les informations : un formulaire d’accueil, un term sheet signé, une correspondance antérieure. Vous pouvez également importer de nouveaux fichiers dans le projet depuis le même sélecteur. Les documents sélectionnés apparaissent dans une liste en dessous et chacun peut être retiré à l’aide de la croix.

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Ajouter une saisie de texte

Affiche un champ de texte libre pour un contexte qui ne figure dans aucun document, comme un montant d’honoraires convenu par téléphone. Cliquez à nouveau dessus pour supprimer le champ.

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Étape 4 : Confirmer les espaces réservés

Libra génère une valeur pour chaque espace réservé que vous avez laissé à remplir, en les affichant au fil de l’eau avec une barre de progression. C’est l’étape où vous vérifiez son travail. Chaque carte affiche l’espace réservé, le type que vous avez configuré, le contexte éventuellement utilisé et le contenu généré dans un champ modifiable. Corrigez ici tout ce qui est erroné, avant que cela n’arrive dans le document.

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Étape 5 : Appliquer les espaces réservés

L’assistant transforme chaque valeur acceptée en modification proposée et l’affiche sous forme de comparaison : l’ancien espace réservé barré, le nouveau texte à côté. La loupe présente sur une carte fait défiler le document jusqu’à cet endroit afin que vous puissiez voir la modification dans son contexte. Pour tout traiter en une seule fois, utilisez le bouton rond à double coche de la barre de commandes, Tout appliquer. Il applique toutes les modifications que vous n’avez pas ignorées, puis vous amène à l’étape finale.

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Étape 6 : Terminé

Une fois toutes les modifications appliquées ou ignorées, le panneau affiche Traitement terminé ! et le bouton rond vous ramène à la liste Actions. Les valeurs sont insérées sous forme de modifications suivies Word : les insertions et les suppressions apparaissent donc dans les marques de révision, les modifications de Libra vous étant attribuées. Rien n’est définitif tant que vous ne les avez pas acceptées dans Word, ce qui vous offre une seconde relecture avec tous vos outils Word habituels.

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Exemples d’utilisation

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Conseils pour de meilleurs résultats