Chat est limité à 25 documents joints par message ; au-delà, utilisez Discovery. Le panneau accepte 1 000 documents par projet.
Contenu du panneau Documents
| Type d’élément | Description |
|---|---|
| Documents | Chaque fichier que vous avez téléchargé : PDF, Word, Excel, texte, images, e-mails. Voir Types de fichiers et aperçus. |
| Reviews | Les Reviews terminées apparaissent dans un dossier Review par défaut, déplaçable. |
| Discoveries | Les Discoveries terminées apparaissent dans un dossier Discovery par défaut, déplaçable. |
| Dossiers | Des conteneurs que vous créez pour regrouper les éléments du panneau. Les sous-dossiers sont pris en charge. |
Ajout de documents
Choisir le dossier de destination
Importez dans la racine du projet ou directement dans un dossier existant.
Origine des documents
Les documents arrivent dans le panneau depuis plusieurs sources :| Source | Notes |
|---|---|
| Importation directe | Le bouton Importer ou le glisser-déposer. |
| Depuis les pièces jointes Chat | Les fichiers joints à un Chat sont enregistrés dans le panneau Documents du projet. |
| Reviews et Discoveries | Les Reviews terminées se placent dans le dossier Review ; les Discoveries terminées se placent dans le dossier Discovery. Les deux sont déplaçables. |
| Export Outlook | Les fils de discussion exportés depuis le module complémentaire Outlook se placent dans un dossier e-mails, convertis automatiquement en PDF. |
| Kleos | Les fichiers copiés depuis Kleos via l’intégration se placent dans la racine du projet par défaut. Voir Kleos. |
| SharePoint | Les fichiers référencés via l’intégration SharePoint. Voir SharePoint. |
Utilisation des documents
Référencer dans Chat
Référencer dans Chat
Saisissez
@ dans n’importe quelle saisie Chat et sélectionnez un document ; il fait désormais partie du contexte du Chat. Libra cite le document dans ses réponses.Lancer un Review
Lancer un Review
Depuis la section Review ou directement depuis Chat : sélectionnez le document, choisissez un modèle, lancez.
Inclure dans une Discovery
Inclure dans une Discovery
Cliquez sur Ajouter des documents dans une Discovery et sélectionnez dans l’arborescence du projet.
Ajouter à la base de connaissances d'un Assistant
Ajouter à la base de connaissances d'un Assistant
Lors de la modification d’un Assistant, joignez des documents du projet à sa base de connaissances. L’Assistant les référence lors de ses réponses.
Télécharger ou prévisualiser
Télécharger ou prévisualiser
Cliquez sur un document pour l’afficher dans le visualiseur de documents. Le bouton de téléchargement se trouve dans la barre d’outils de prévisualisation. Voir Types de fichiers et aperçus pour savoir à quoi ressemble chaque format.
Partage de documents
Les documents suivent les paramètres de partage du projet par défaut ; toute personne ayant accès au projet peut voir les documents du projet. Pour un contrôle plus précis, vous pouvez partager un document individuel avec des personnes spécifiques au sein du projet. Vous ne pouvez pas partager un document avec quelqu’un en dehors du projet.Cliquer sur Partager
La boîte de dialogue de partage standard s’ouvre. Voir Partage et accès.
Limites des documents
| Limite | Valeur |
|---|---|
| Documents par projet | 1 000 |
| Documents dans un seul Chat (comme contexte) | 25, une limite technique ; pour des ensembles plus importants, utilisez Discovery |
| Taille de fichier par document | Varie selon le format et votre abonnement. |
| Cellules dans une seule Discovery | 100 001 |
Conseils pour garder un panneau ordonné
Mettre en place la structure des dossiers tôt
Mettre en place la structure des dossiers tôt
Le premier jour d’un dossier est le moment où les décisions relatives à la structure des dossiers coûtent le moins. Définissez des dossiers Documents entrants, Brouillons, Versions signées, Reviews, Discoveries, puis continuez à déplacer les fichiers dans les bons emplacements au fur et à mesure de leur arrivée.
Déplacer les Reviews et Discoveries hors de leurs dossiers par défaut
Déplacer les Reviews et Discoveries hors de leurs dossiers par défaut
Les dossiers Review et Discovery par défaut conviennent pour un faible volume. Dès que vous en avez plusieurs, organisez-les par type de document ou par phase du dossier.
Utiliser des noms de fichiers clairs
Utiliser des noms de fichiers clairs
Les noms de documents apparaissent dans Recherche. « Acme, Contrat de travail, Maria Schneider, signé.pdf » est bien plus utile que « contrat_v3.pdf ».
Supprimer les brouillons dont vous n'avez pas besoin
Supprimer les brouillons dont vous n'avez pas besoin
Les anciens brouillons de contrats que vous avez depuis signés n’ont pas besoin d’encombrer le panneau, mais envisagez d’archiver le projet plutôt que de supprimer des fichiers individuels. Les projets archivés conservent tout.
Étapes suivantes
Structure des dossiers
Organisez les documents, les Reviews et les Discoveries en dossiers.
Types de fichiers et aperçus
Tous les formats pris en charge et à quoi ressemble l’aperçu.