Skip to main content
Maskotka Libra z notatnikiem
Przed wskazaniem dokumentu referencyjnego należy ustawić Typ w kroku 2: Imię/Nazwa, Adres, Data, Kwota. Typ to największy czynnik wpływający na dokładność całego procesu.
Funkcja Wypełnianie symboli zastępczych pobiera szablon pełen znaczników takich jak {Landlord's name} i wypełnia je na podstawie dokumentów znajdujących się już w projekcie. Kontrola pozostaje na każdym etapie po stronie użytkownika: to użytkownik decyduje, co oznacza każdy symbol zastępczy, skąd mają pochodzić odpowiedzi i które z proponowanych wartości rzeczywiście trafią do dokumentu.

​
Uruchamianie kreatora

1

Otwieranie zakładki Actions

Należy kliknąć Actions w panelu Libra. Panel zawiera dwie zakładki: Chat i Actions.
2

Wybieranie opcji Wypełnianie symboli zastępczych

Lista Actions zawiera trzy pozycje: Review, Porównanie dokumentów i Wypełnianie symboli zastępczych. Należy kliknąć Wypełnianie symboli zastępczych.Zakładka Actions z pozycjami Review, Porównanie dokumentów i Wypełnianie symboli zastępczych
Review znajduje się na tej samej liście bezpośrednio nad opcją Wypełnianie symboli zastępczych, ale to inna funkcja — sprawdza dokument względem podręcznika. Należy upewnić się, że kliknięta została trzecia pozycja.
Kreator składa się z sześciu kroków, których postęp wskazują kropki na pływającym pasku sterowania u dołu panelu. Okrągły przycisk po prawej stronie paska przenosi do następnego kroku; strzałka po lewej cofa o krok. Cofnięcie się usuwa pracę wykonaną w kolejnych krokach, dzięki czemu kreator nigdy nie pokazuje nieaktualnych wyników.

​
Krok 1: Formaty symboli zastępczych

Najpierw należy wskazać Libra, w jaki sposób symbole zastępcze są zapisane w dokumencie. Format to prefiks i sufiks otaczające tekst symbolu zastępczego — na przykład { i } pasują do {Landlord's name}. Formatem domyślnym jest pojedyncza para nawiasów klamrowych. Krok 1 — konfiguracja formatów symboli zastępczych Aby zmienić wzorzec, wystarczy bezpośrednio edytować pola prefiksu i sufiksu — [ i ] dla nawiasów kwadratowych, {{ i }} dla podwójnych nawiasów klamrowych. Jeśli jeden szablon łączy kilka konwencji, należy kliknąć Dodaj format, a ikona kosza pozwala usunąć format, który nie jest już potrzebny. Zacznij od szablonu u góry kroku to skrót, a nie sposób wskazania otwartego dokumentu. Opcja ta wczytuje zapisany szablon symboli zastępczych — zestaw formatów wraz z ustawieniami typów i kontekstu zapisanymi podczas wcześniejszego uruchomienia — dzięki czemu szablon wypełniany co tydzień wystarczy skonfigurować tylko raz. Po wybraniu szablonu z listy kreator wyświetla jego nazwę, opis oraz liczbę zawartych formatów i symboli zastępczych; pochodzące z niego symbole zastępcze są w następnym kroku oznaczone etykietą Z szablonu. Wybór można cofnąć, klikając krzyżyk.

​
Krok 2: Wzbogacanie symboli zastępczych

Libra skanuje dokument i wyświetla listę wszystkich znalezionych symboli zastępczych wraz z liczbą wystąpień każdego z nich. Libra automatycznie sugeruje też typ każdego symbolu — w trakcie tej operacji widoczny jest komunikat Sugerowanie typów symboli zastępczych… — a każdą sugestię można poprawić. Krok 2 — wzbogacanie symboli zastępczych z opcjami typu i kontekstu Dla każdego symbolu zastępczego można ustawić:
Typ to największy czynnik wpływający na dokładność całego procesu. Symbol zastępczy z typem Adres wyodrębnia sformatowany adres, a z typem Imię/Nazwa — imię i nazwisko osoby lub nazwę firmy. Poprawienie błędnej sugestii w tym miejscu oszczędza poprawki w kroku 4.
Jeśli opcja Nie wypełniaj tego symbolu zastępczego zostanie zaznaczona dla wszystkich pozycji, kreator nie pozwoli przejść dalej — co najmniej jeden symbol zastępczy musi pozostać do wypełnienia.

​
Zapisywanie konfiguracji jako szablonu

Przy wychodzeniu z kroku 2 Libra wyświetla pytanie Zapisać jako szablon?. Zapisanie zachowuje formaty wraz z typem, kontekstem i przykładem każdego symbolu zastępczego, a szablon można udostępnić zespołowi. Jeśli praca zaczęła się od istniejącego szablonu i coś zostało zmienione, okno dialogowe brzmi Zapisać zmiany w szablonie? i oferuje opcję Zapisz jako nowy; dostępna jest również opcja Aktualizuj szablon, ale wyłącznie dla szablonów utworzonych samodzielnie, więc nadpisanie udostępnionego szablonu współpracownika nie wchodzi w grę. Wybranie opcji Nie zapisuj pozwala kontynuować normalnie, bez zapisywania konfiguracji.

​
Krok 3: Dodaj kontekst

Teraz należy wskazać Libra, skąd mają pochodzić odpowiedzi. Oba źródła się łączą, więc można użyć jednego z nich lub obu naraz.

​
Wybieranie dokumentów

Otwiera Pliki projektu, aby można było wskazać dokumenty zawierające potrzebne informacje — formularz zgłoszeniowy, podpisany arkusz warunków, wcześniejszą korespondencję. Z tego samego okna wyboru można też przesłać do projektu nowe pliki. Wybrane dokumenty pojawiają się na liście poniżej, a każdy z nich można usunąć krzyżykiem. Krok 3 — opcja wybierania dokumentów
Aby to okno się otworzyło, w dodatku musi być aktywny projekt. Należy kliknąć przycisk menu w lewym górnym rogu panelu, następnie Wybrany projekt i wskazać projekt — zob. Konfiguracja dodatku Word.

​
Dodawanie tekstu

Wyświetla pole tekstowe na kontekst, którego nie ma w żadnym dokumencie, na przykład kwotę wynagrodzenia uzgodnioną telefonicznie. Ponowne kliknięcie usuwa pole. Krok 3 — opcja dodawania tekstu

​
Krok 4: Potwierdzanie symboli zastępczych

Libra generuje wartość dla każdego symbolu zastępczego pozostawionego do wypełnienia, wyświetlając wyniki na bieżąco wraz z paskiem postępu. Na tym etapie należy zweryfikować wykonaną pracę. Krok 4 — wygenerowane wartości do weryfikacji Każda karta pokazuje symbol zastępczy, skonfigurowany typ, wykorzystany kontekst oraz wygenerowaną treść w edytowalnym polu. Wszystko, co jest błędne, należy poprawić w tym miejscu, zanim trafi do dokumentu.

​
Krok 5: Stosowanie symboli zastępczych

Kreator przekształca każdą zaakceptowaną wartość w proponowaną zmianę i pokazuje ją jako porównanie — stary symbol zastępczy jest przekreślony, a obok widnieje nowy tekst. Lupa na karcie przewija dokument do danego miejsca, dzięki czemu zmianę można zobaczyć w kontekście. Krok 5 — opcje Zastosuj, Odrzuć i Usuń dla każdej zmiany Aby przetworzyć wszystko naraz, należy użyć okrągłego przycisku z podwójnym znacznikiem na pasku sterowania — Zastosuj wszystko. Zastosuje on każdą nieodrzuconą zmianę, a następnie przeniesie do ostatniego kroku.
Nie należy edytować dokumentu między krokiem 4 a krokiem 5. Libra dopasowuje każdą zmianę do pierwotnego tekstu symbolu zastępczego, a zmiana, której tekst został przesunięty lub zmieniony, zostaje pominięta zamiast zastosowana.

​
Krok 6: Zakończenie

Gdy każda zmiana zostanie zastosowana lub odrzucona, panel wyświetla komunikat Proces zakończony!, a okrągły przycisk prowadzi z powrotem do listy Actions. Ekran zakończenia procesu z zastosowanymi zmianami w dokumencie Wartości są wstawiane jako śledzone zmiany Word, więc wstawienia i usunięcia pojawiają się w adiustacji, a edycje Libra są przypisane użytkownikowi. Nic nie jest ostateczne, dopóki zmiany nie zostaną zaakceptowane w Word, co daje drugą rundę weryfikacji z użyciem wszystkich standardowych narzędzi Word.
Przed sfinalizowaniem dokumentu należy zawsze sprawdzić wygenerowane wartości. Automatyczna ekstrakcja jest dokładna, ale nie bezbłędna.

​
Przykładowe przypadki użycia

Należy wskazać formularz zgłoszenia klienta. Libra wypełnia imię i nazwisko lub nazwę klienta, opis sprawy, ustalenia dotyczące wynagrodzenia i dane kontaktowe.
Należy wskazać podpisany arkusz warunków lub wcześniejszą korespondencję. Libra wypełnia dane wynajmującego, informacje o najemcy, adres nieruchomości i kluczowe daty.
Należy wskazać zawartą umowę. Libra wypełnia nazwy stron, daty, kluczowe warunki i dane finansowe.
Należy wskazać informacje o sprawie lub wcześniejszą korespondencję. Libra wypełnia imiona i nazwiska lub nazwy, daty, sygnatury akt i odniesienia.

​
Wskazówki dotyczące lepszych wyników

{Landlord's name} jest łatwiejsze do poprawnego wypełnienia niż {Party A}. Opisowe nazwy pomagają Libra zrozumieć, jakie informacje wyodrębnić.
W kroku 2 Libra proponuje typ dla każdego symbolu zastępczego. Poprawienie błędnej sugestii — Imię/Nazwa, Adres, Data, Kwota — to najskuteczniejszy sposób na zwiększenie dokładności.
Jeśli ten sam szablon jest wypełniany regularnie, warto zaakceptować pytanie Zapisać jako szablon? po kroku 2. Każde kolejne uruchomienie zaczyna się wtedy z gotowymi formatami i typami.
Dokumenty z czytelnymi nagłówkami, opisanymi polami i przejrzyście zorganizowanymi informacjami dają lepsze wyniki ekstrakcji.
Pole Dodatkowy kontekst (opcjonalnie) pozwala podać szczegółowe instrukcje, gdy nazwa symbolu zastępczego nie jest jednoznaczna.
Należy zawsze sprawdzić wygenerowane wartości w kroku 4. Wszelkie nieprawidłowe wyniki ekstrakcji trzeba poprawić, zanim trafią do dokumentu.