Plik przeciągnięty do rozmowy w zeszłym tygodniu jest już w projekcie – załączniki z czatu trafiają automatycznie do folderu Chat uploads. Nigdy nie trzeba przesyłać tego samego dokumentu dwa razy.
Co znajduje się w panelu Pliki projektu
Reviews, Discoveries i Chat uploads to foldery systemowe. Libra tworzy je automatycznie i utrzymuje przypięte nad folderami użytkownika, w tej właśnie kolejności, niezależnie od wybranego sortowania. Nie można zmienić ich nazwy, przenieść ich ani usunąć – ale Reviews i Discoveries znajdujące się w nich można przeciągać do dowolnego utworzonego folderu, a Chat uploads przyjmuje zwykłe dokumenty jak każdy inny folder. Zobacz Struktura folderów, aby dowiedzieć się, jak organizować panel w miarę jego rozrastania się.
Dodawanie dokumentów
Dodanie czegokolwiek do projektu wymaga uprawnień do zapisu w projekcie.1
Otwarcie panelu Pliki projektu
Kliknąć Pliki projektu w sekcji projektu na pasku bocznym.
2
Otwarcie menu Prześlij
Prześlij, u góry panelu, to menu, a nie pojedynczy przycisk. Prześlij pliki otwiera selektor plików dla pojedynczych plików. Prześlij foldery otwiera zamiast tego selektor folderów i przesyła cały folder z komputera, wraz ze wszystkimi podfolderami. Dodaj z SharePoint pobiera pliki z połączonej witryny SharePoint, a każdy konektor dokumentów skonfigurowany w zespole dodaje własną pozycję Dodaj z … – Kleos, Legisway, NotaioNext lub SuiteNext.Można też całkowicie pominąć menu i przeciągnąć pliki z pulpitu bezpośrednio na panel.
3
Wybór miejsca docelowego plików
Wszystko, co zostanie dodane z menu Prześlij na pasku narzędzi, trafia do katalogu głównego projektu. Aby umieścić pliki bezpośrednio w folderze, należy najechać kursorem na wiersz tego folderu, otworzyć jego menu ⋯ i wybrać Prześlij pliki – lub przeciągnąć pliki na wiersz folderu.
4
Oczekiwanie na przetworzenie
Libra wyodrębnia tekst, przygotowuje podglądy i indeksuje dokument na potrzeby wyszukiwania. Podczas przetwarzania dokumentów można kontynuować pracę.
Skąd pochodzą dokumenty
Dokumenty trafiają do panelu z kilku miejsc:Wyszukiwanie dokumentu w panelu
Aktywna sprawa szybko zapełnia panel, dlatego panel ma własne wyszukiwanie i filtry – niezależne od funkcji Wyszukiwanie, która obejmuje wszystkie projekty i w trybie Treść dokumentu przeszukuje również zawartość samych dokumentów. Pole Wyszukaj dokumenty u góry panelu dopasowuje nazwy i tytuły – nazwy dokumentów, tytuły Review i Discovery oraz nazwy folderów – a nie tekst wewnątrz plików. Ikona filtra obok niego otwiera poniżej rząd chipów:
Data i Autor nie są widoczne, dopóki nie zostaną dodane z menu Dodaj filtr na końcu rzędu, a każdy z tych trzech chipów można usunąć z jego własnego menu. Libra zapamiętuje, które chipy pozostają aktywne i czy rząd jest otwarty.
Chipy nie działają wszystkie na te same elementy. Data i Autor zawężają również Reviews i Discoveries. Typ pliku dotyczy wyłącznie dokumentów, więc po wybraniu typu pliku Reviews i Discoveries nadal są widoczne w folderach Reviews i Discoveries, ale znikają z folderów, do których zostały przeniesione.
Korzystanie z dokumentów
Przywoływanie w czacie
Przywoływanie w czacie
Wpisać
@ w dowolnym polu czatu i wybrać dokument z grupy Dokumenty w selektorze kontekstu; od tej chwili dokument jest częścią kontekstu czatu. Libra cytuje dokument w odpowiedziach.Uruchomienie Review
Uruchomienie Review
Z poziomu Review lub bezpośrednio z czatu: wybrać dokumenty, wybrać Playbook i uruchomić. Zobacz Reviews z czatu.
Dodanie do Discovery
Dodanie do Discovery
Kliknąć Dodaj dokumenty w dowolnym Discovery i wybrać pliki z drzewa projektu.
Dodanie do bazy wiedzy Assistant
Dodanie do bazy wiedzy Assistant
Podczas edytowania Assistant można dołączyć dokumenty projektu do jego bazy wiedzy. Assistant odwołuje się do nich podczas udzielania odpowiedzi.
Podgląd lub pobranie
Podgląd lub pobranie
Najechać kursorem na wiersz dokumentu i kliknąć Podgląd, aby otworzyć go w przeglądarce dokumentów; opcja Pobierz znajduje się w menu ⋯ tego samego wiersza. Reviews i Discoveries mają zamiast tego przycisk Otwórz. Zobacz Typy plików i podglądy, aby sprawdzić, jak wygląda każdy format.
Pobieranie zbiorcze
Nie trzeba pobierać plików pojedynczo. Wystarczy zaznaczyć pola wyboru przy dowolnych elementach w panelu – dokumentach, Reviews i Discoveries w dowolnej kombinacji – a pojawi się stopka wyboru z liczbą elementów i menu Więcej. Po wybraniu Pobierz pliki Libra pakuje wszystko do pojedynczego pliku .zip, który zachowuje strukturę folderów.
1
Zaznaczenie elementów
Zaznaczyć pole wyboru przy każdym potrzebnym dokumencie, Review lub Discovery. Stopka u dołu panelu zlicza zaznaczone elementy.
2
Otwarcie menu Więcej i wybór opcji Pobierz pliki
Libra przygotowuje plik
.zip, który następnie pobiera przeglądarka. Foldery są zachowywane, więc archiwum odzwierciedla organizację panelu.Pojedyncze pobranie obejmuje do 1 000 elementów, z łącznym limitem 50 Reviews i Discoveries. Większe zbiory należy pobierać partiami.
Udostępnianie dokumentów
Dokumenty domyślnie podlegają udostępnianiu projektu; każdy, kto ma dostęp do projektu, widzi jego dokumenty. Dostęp jest kontrolowany na poziomie projektu, a nie pojedynczych plików – nie ma możliwości udostępnienia pojedynczego dokumentu osobno. Aby zmienić, kto widzi dokumenty projektu, należy udostępnić projekt. Zobacz Udostępnianie i dostęp.Limity dokumentów
Limit na projekt obejmuje każdy dokument przechowywany w projekcie, niezależnie od tego, czy został przesłany z panelu, czy z poziomu czatu. Reviews i Discoveries są wynikami, a nie przesłanymi plikami, więc nie wliczają się do limitu – można je tworzyć i uruchamiać nawet po osiągnięciu przez projekt 1 000 dokumentów. Limit blokuje wyłącznie dodawanie nowych plików: gdy projekt jest pełny, Libra prosi o rozpoczęcie nowego projektu przed przesłaniem kolejnych plików.
.xlsx jest odrzucany podczas przetwarzania, jeśli jego arkusze łącznie zawierają ponad 13 000 wierszy lub ponad 1 000 000 komórek – plik zostaje przesłany i pozostaje w panelu, ale jego zawartość nie jest indeksowana, więc Libra nie może go przeszukiwać, odpowiadać na pytania na jego temat ani go cytować. Zbyt duży skoroszyt należy podzielić na mniejsze albo wyeksportować potrzebne arkusze do formatu .csv, który nie podlega żadnemu z tych ograniczeń.
Podgląd arkusza kalkulacyjnego ma osobne limity: przeglądarka dokumentów nie wyświetli pliku większego niż 10 MB i pokazuje maksymalnie 5 000 wierszy na arkusz oraz 20 000 wierszy w całym skoroszycie. Kompletny plik jest nadal przechowywany i można go pobrać w całości.
Wskazówki dotyczące utrzymania porządku w panelu
Wczesne ustalenie struktury folderów
Wczesne ustalenie struktury folderów
Pierwszy dzień sprawy to moment, w którym decyzje o strukturze folderów kosztują najmniej. Warto ustalić foldery Dokumenty przychodzące, Wersje robocze, Wersje podpisane, a następnie na bieżąco przenosić napływające pliki do właściwych miejsc – foldery Reviews, Discoveries i Chat uploads już tam są.
Przenoszenie Reviews i Discoveries z folderów domyślnych
Przenoszenie Reviews i Discoveries z folderów domyślnych
Foldery Reviews i Discoveries sprawdzają się przy małej liczbie elementów. Gdy tylko pojawi się ich kilka, warto przeciągnąć je do folderu sprawy, której dotyczą, tak aby umowa i jej analiza znajdowały się obok siebie.
Regularne porządkowanie folderu Chat uploads
Regularne porządkowanie folderu Chat uploads
Załączniki z czatu gromadzą się w folderze Chat uploads bez niczyjej decyzji, że tam należą. Co jakiś czas warto przenieść te warte zachowania do właściwego folderu, a resztę usunąć – tak czy inaczej wliczają się do limitu 1 000 dokumentów w projekcie.
Stosowanie czytelnych nazw plików
Stosowanie czytelnych nazw plików
Nazwy dokumentów pojawiają się w funkcji Wyszukiwanie, a pole wyszukiwania panelu również je dopasowuje. Nazwa „Acme, umowa o pracę, Maria Schneider, podpisana.pdf” jest znacznie bardziej użyteczna niż „umowa_v3.pdf”.
Usuwanie niepotrzebnych wersji roboczych
Usuwanie niepotrzebnych wersji roboczych
Stare wersje robocze umów, które zostały już podpisane, nie muszą zaśmiecać panelu, ale zamiast usuwać pojedyncze pliki, warto rozważyć archiwizację projektu. Zarchiwizowane projekty zachowują wszystko.
Następne kroki
Struktura folderów
Organizacja dokumentów, Reviews i Discoveries w folderach.
Typy plików i podglądy
Wszystkie obsługiwane formaty i wygląd ich podglądów.