Przed rozpoczęciem
SharePoint jest częścią planu Professional. W planie Starter panel integracji wyświetla zachętę do zmiany planu zamiast procesu konfiguracji, więc administrator kancelarii nie ma tu nic do włączenia – zob. Subskrypcja. Poza planem konieczne są trzy rzeczy, w tej kolejności:- Administrator organizacji Microsoft 365 udziela Libra dostępu do SharePoint. Jest to jedna zgoda dla całej organizacji, udzielana jednorazowo.
- Administrator zespołu Libra (właściciel lub administrator zespołu) włącza SharePoint dla zespołu.
- Każda osoba łączy własne konto Microsoft.
Dwa sposoby korzystania z SharePoint
Po nawiązaniu połączenia SharePoint dociera do Libra na dwa dość różne sposoby – warto przed rozpoczęciem wiedzieć, który z nich będzie potrzebny.
Łączenie folderów jako baz danych wymaga planu Team, ponieważ należy do produktu Bazy danych.
Konfiguracja
Jednorazowa konfiguracja dla organizacji
Tę część wykonuje administrator zespołu Libra we współpracy z osobą administrującą tenantem Microsoft 365. Należy otworzyć Ustawienia → Integracje → SharePoint; panel otwiera się na widoku Wymagana konfiguracja.
1
Uzyskanie zgody administratora Microsoft
Administrując tenantem Microsoft 365 samodzielnie, należy kliknąć Otwórz stronę zgody. Libra otworzy stronę zgody administratora Microsoft w nowej karcie, gdzie można przejrzeć zakres dostępu, o który prosi Libra, i go zatwierdzić. Zajmuje to niecałą minutę.Jeśli tenantem administruje ktoś inny, należy kliknąć Kopiuj link i przesłać link tej osobie. Dopóki zgoda nie zostanie zatwierdzona, nic więcej w tym panelu nie będzie działać.
2
Potwierdzenie i włączenie
Po powrocie do Libra należy zaznaczyć Potwierdzam, że zgoda administratora została udzielona. Do tego momentu przycisk Włącz dla mojego zespołu pozostaje nieaktywny. Po jego kliknięciu SharePoint staje się dostępny dla wszystkich w zespole.
Włączenie SharePoint dla zespołu nie daje nikomu dostępu do cudzych plików. Otwiera jedynie drzwi – każda osoba nadal loguje się własnym kontem Microsoft i widzi tylko to, co widzi jej konto.
Połączenie własnego konta
Dodawanie plików SharePoint do projektu
W panelu Pliki projektu danego projektu należy otworzyć menu Dodaj i wybrać Dodaj z SharePoint – opcja znajduje się obok Prześlij pliki i Prześlij foldery. Wystarczy przejść do odpowiedniej lokalizacji, zaznaczyć pliki i kliknąć Dodaj dokumenty. Libra pobierze je i doda do projektu jak każdy inny przesłany plik – oznacza to, że projekt przechowuje kopię, a późniejsze zmiany w SharePoint już do niej nie trafią. To samo można zrobić bez opuszczania rozmowy – o ile zespół nie ma Baz danych. W takim przypadku menu załączników w polu tworzenia wiadomości zawiera pozycję SharePoint, która otwiera tę samą przeglądarkę i dołącza wybrane pliki do wiadomości.Gdy zespół ma już Bazy danych, ta bezpośrednia pozycja znika: menu załączników zaczyna się od Wybierz pliki, gdzie zamiast otwierania SharePoint wyświetlane są bazy danych. Stamtąd można przeglądać bazę danych SharePoint – a jeśli jeszcze jej nie utworzono, pozycja SharePoint na tej liście prowadzi do sekcji Bazy danych, gdzie można ją utworzyć.
Łączenie folderu SharePoint jako bazy danych
Baza danych SharePoint wskazuje Libra jeden folder i pozostawia pliki tam, gdzie są. Można ją utworzyć w Bazy danych → Nowa baza danych → Dodaj folder Sharepoint, nadać jej nazwę, a następnie za pomocą Wybierz z SharePoint wskazać folder. Jak ujmuje to okno dialogowe, pliki pozostają w SharePoint i stają się kontekstem wielokrotnego użytku w czatach i innych zadaniach Libra. Ponieważ nic nie jest pobierane do systemu, baza danych SharePoint nie zużywa limitu stron i nigdy się nie dezaktualizuje – Libra za każdym razem odczytuje folder w jego bieżącym stanie. W zamian przeglądarka działa tylko do odczytu: można sortować, poruszać się po folderach, podglądać dokumenty i dodawać je do czatu, ale niczego w folderze nie da się zmienić z poziomu Libra. Pliki PDF i typowe formaty Office wyświetlają się w podglądzie na miejscu; wszystko inne otwiera się przez Otwórz w SharePoint. Gdy baza danych SharePoint już istnieje, można wskazać ją czatowi w Narzędzia → Wyszukaj pliki, gdzie pojawia się w sekcji Bazy danych. Przy aktywnym połączeniu z SharePoint lista oferuje też przełącznik Cały SharePoint, umożliwiający przeszukiwanie całego obszaru roboczego, a nie jednego połączonego folderu. Zanim zacznie się na niej polegać, warto wiedzieć o trzech rzeczach:- O tym, kto co widzi, nadal decydują uprawnienia SharePoint. Udostępnienie bazy danych w Libra nie udostępnia folderu. Osoba, która nie może otworzyć folderu w SharePoint, widzi komunikat Brak dostępu do tego folderu wraz z prośbą o zwrócenie się do właściciela folderu w SharePoint o dostęp.
- Jakość wyszukiwania zależy od licencji Microsoft danej osoby. Użytkownik z licencją Microsoft 365 Copilot otrzymuje wyszukiwanie semantyczne; wszyscy pozostali – wyszukiwanie po słowach kluczowych. Nie ma na to ustawienia – Libra sprawdza licencję w momencie wyszukiwania, a okno tworzenia bazy informuje, które wyszukiwanie będzie dostępne.
- Przeniesienie lub usunięcie folderu zrywa połączenie. Baza danych zgłasza wtedy, że połączony folder został przeniesiony lub usunięty, a administrator musi połączyć ją ponownie lub usunąć.
Zarządzanie połączeniem
Połączenie znajduje się w Ustawienia → Integracje → SharePoint, w sekcji Stan połączenia. Przycisk Rozłącz usuwa powiązanie między kontem Libra a kontem Microsoft; Libra prosi o potwierdzenie, a połączyć się ponownie można w każdej chwili z tego samego miejsca. Administratorzy zespołu widzą jeszcze jedną opcję – Wyłącz dla zespołu. Wyłącza ona SharePoint dla wszystkich: nikt w zespole nie może się połączyć, a istniejące połączenia zostają usunięte. Należy jej używać, gdy kancelaria wyłącza integrację, a nie do naprawiania problemu z kontem pojedynczej osoby.Rozwiązywanie problemów
Ten sam folder SharePoint potrzebny w sprawie za sprawą? Zamiast dodawać jego pliki projekt po projekcie, wystarczy raz połączyć go jako bazę danych – koniec z ponownym przesyłaniem, a wszyscy pracują na bieżącej zawartości folderu.