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Jedes Projekt verfügt über ein Panel Projektdateien, das sich wie ein Dateisystem verhält, das Sie bereits kennen: Ordner, Unterordner, Drag-and-Drop. Es enthält alles, was sich in einem Mandat ansammelt — die Dokumente, die Sie hochladen, die Dateien, die Sie im Chat anhängen, und Ihre fertigen Reviews und Discoveries —, sodass das gesamte Artefakt-Set in einem einzigen Ordnerbaum liegen kann.
Libra-Maskottchen mit einem Klemmbrett
Wenn Sie einen Ordner aus Projektdateien in das Nachrichtenfeld ziehen, wird alles darin angehängt — jedes Dokument sowie jedes abgeschlossene Review und jede abgeschlossene Discovery, Unterordner eingeschlossen. Nützlich, wenn das gesamte Mandat in einem Ordner liegt. (Das @-Erwähnen eines Ordners hängt nur die Dateien an, die unmittelbar darin liegen.)

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Arbeiten in den Projektdateien

Drei von Libra verwaltete Ordner sind oben in jedem Projekt angeheftet: Reviews, Discoveries und Chat-Uploads. Sie können sie weder umbenennen noch ziehen, löschen oder einen Ordner darin ablegen. Reviews und Discoveries nehmen jeweils nur ihre eigene Art von Arbeitsergebnis auf — legen Sie ein Dokument auf einem der beiden ab, verweigert Libra das Verschieben. Chat-Uploads ist auf dieselbe Weise geschützt, enthält aber gewöhnliche Dokumente, sodass Dateien frei hinein- und herauswandern und der Ordner überall dort verfügbar bleibt, wo Libra Sie zur Auswahl von Dokumenten auffordert. Alles Übrige lässt sich so verschachteln, wie Sie es erwarten. Dateien, Reviews, Discoveries und jeder von Ihnen erstellte Ordner können in jeden von Ihnen erstellten Ordner gezogen werden. Wenn Sie die Kontrollkästchen neben mehreren Dateien anhaken — oder Shift gedrückt halten, um einen ganzen Bereich auszuwählen —, können Sie einen ganzen Stapel auf einmal ziehen. Wenn Sie mit der Maus über eine Zeile fahren, erscheint eine Schaltfläche ⋯. Bei einem Ordner bietet sie Neuer Unterordner, Umbenennen, Dateien hochladen, In Projekt verschieben und Ordner löschen sowie Aus SharePoint hinzufügen, wenn SharePoint verbunden ist. Bei einer Datei: Umbenennen, Herunterladen, In Projekt verschieben und Löschen — und, wenn mehrere Dateien angehakt sind, einen zusätzlichen Eintrag, der die gesamte Auswahl auf einmal löscht. Einen Ordner erstellen Sie mit der Schaltfläche Ordner erstellen oben im Panel. Neue Ordner werden im Projektstamm angelegt und können danach beliebig verschoben werden. Die Benennung ist wichtiger, als sie auf den ersten Blick erscheint: „Eingehende Dokumente” und „Entwürfe” sind in drei Monaten, wenn Sie nicht mehr wissen, welche Version welche ist, deutlich aussagekräftiger als „Ordner 1” und „Ordner 2”.

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Wo Libra Dinge für Sie ablegt

Wenn Sie ein Review oder eine Discovery starten, wird es bzw. sie im Ordner Reviews bzw. Discoveries des Projekts abgelegt. Betrachten Sie diese beiden als Ablagezonen und nicht als endgültigen Aufbewahrungsort — das darin enthaltene Element lässt sich in jeden von Ihnen erstellten Ordner ziehen, und das Muster, das dieser Funktion ihren Wert verleiht, besteht darin, es in den Mandatsordner zu verschieben, den es beschreibt. Ein Ordner namens „Schneider Arbeitspaket” mit Schneider — Arbeitsvertrag.pdf, dem Review des Schneider-Vertrags und Schneider — Gegenvorschlag.docx hält Vertrag, Analyse und Verhandlungsentwürfe Seite an Seite. Eine Datei, die Sie einer Nachricht im Chat anhängen, wird in Chat-Uploads abgelegt und wird zu einem normalen Projektdokument: Sie können sie in der Vorschau ansehen, in einen eigenen Ordner verschieben, an einen anderen Chat anhängen und löschen. Das Anhängen einer Datei im Chat fügt sie also dem Projekt hinzu, wo alle mit Zugriff auf das Projekt sie sehen können. Die Ausnahme ist der reine Lesezugriff — wenn Sie das Projekt nur ansehen können, bleibt Ihr Chat-Anhang bei dieser Unterhaltung und wird nie zu den gemeinsamen Dateien des Projekts hinzugefügt. E-Mail-Threads, die über das Outlook Add-in exportiert werden, landen in einem Ordner namens E-Mails. Dieser ist ein gewöhnlicher Ordner — er ist nicht wie die angehefteten Ordner geschützt —, aber belassen Sie ihn unter dem Namen E-Mails im Projektstamm: Das Add-in legt jeden Export in einem Ordner dieses Namens auf oberster Ebene ab, und ein Umbenennen oder Verschachteln führt lediglich dazu, dass der nächste Export daneben einen neuen Ordner anlegt.
Das Löschen eines Ordners löscht alle darin enthaltenen Dokumente endgültig, auch die in seinen Unterordnern. Reviews und Discoveries werden nicht gelöscht — sie wandern zurück in die Ordner Reviews und Discoveries des Projekts. Verschieben Sie Dokumente vor dem Löschen heraus, wenn Sie sie behalten möchten.

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Dateien in ein anderes Projekt verschieben

In Projekt verschieben im Menü ⋯ verlagert ein Dokument oder einen ganzen Ordner in ein anderes Projekt. Das Untermenü listet die Projekte auf, die Sie bearbeiten können — archivierte Projekte und solche, auf die Sie nur Lesezugriff haben, werden nicht angeboten —, und Neues Projekt legt das Zielprojekt direkt an. Libra bittet Sie um eine Bestätigung, bevor das Verschieben ausgeführt wird. Beim Verschieben eines Ordners wandert der gesamte Unterbaum mit: jeder Unterordner und jedes darin enthaltene Dokument. Jedes Review und jede Discovery in diesem Unterbaum wird im Ordner Reviews bzw. Discoveries des Zielprojekts abgelegt, statt innerhalb Ihres Unterordners mitzuwandern. Ein Dokument, das Sie einzeln verschieben, landet auf der obersten Ebene des Zielprojekts. Das Verschieben wird abgelehnt, solange eines der enthaltenen Dokumente noch verarbeitet wird — warten Sie, bis der Upload abgeschlossen ist, und versuchen Sie es erneut —, und das Verschieben eines Ordners wird abgelehnt, wenn das Zielprojekt bereits einen Ordner gleichen Namens enthält. In jedem Fall verlässt das Element dieses Projekt, sodass alle, die das Zielprojekt sehen können, nun auch sehen können, was Sie dorthin verschoben haben — prüfen Sie die Zugriffsrechte des Zielprojekts, bevor Sie etwas Sensibles verschieben.
Die angehefteten Ordner Reviews, Discoveries und Chat-Uploads lassen sich selbst nicht in ein anderes Projekt verschieben. Ein Dokument, das in Chat-Uploads liegt, verfügt über ein eigenes In Projekt verschieben — nutzen Sie dieses. Ein Review oder eine Discovery nicht: Ziehen Sie es bzw. sie in einen von Ihnen erstellten Ordner und verschieben Sie stattdessen diesen Ordner; das Element landet dann im Ordner Reviews bzw. Discoveries des Zielprojekts.

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Häufige Ordnerstrukturen

Es gibt keine einzige richtige Art der Organisation. Die angehefteten Ordner werden immer oberhalb von allem einsortiert, was Sie anlegen; die folgenden Muster zeigen daher nur Ihre eigenen Ordner:
Am besten für transaktionale Mandate, bei denen immer die gleichen Arten von Dokumenten anfallen.
Am besten für langfristige Mandate mit klar abgegrenzten Phasen (M&A, komplexe Rechtsstreitigkeiten).
Am besten für Verhandlungen, bei denen jede Partei über einen klar definierten Dokumentensatz verfügt.
Am besten für voluminöse Mandate, bei denen jedes Thema seinen eigenen Vertrag, sein eigenes Review und eigene Entwürfe hat.
Libra-Maskottchen beim Feiern
Drag-and-Drop unterstützt Mehrfachauswahl. Haken Sie die Kontrollkästchen mehrerer Dateien an — oder Shift-Klick für einen ganzen Bereich — und ziehen Sie dann in einem Zug. Besser als 30 PDFs einzeln nacheinander.

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Tipps

Legen Sie die Ordnerstruktur beim Erstellen des Projekts fest; das ist deutlich einfacher als das spätere Umorganisieren von 200 Dateien.
Reviews, Discoveries und Chat-Uploads eignen sich gut als Ablagezone. Sobald sich in einem davon mehr als fünf Elemente befinden, ziehen Sie diese in eigene Ordner heraus, organisiert nach Dokumenttyp oder Mandatsphase — innerhalb der angehefteten Ordner selbst können Sie keine Unterordner anlegen.
Eine einheitliche Struktur über alle Projekte hinweg erleichtert das Auffinden von Inhalten. „Eingehende Dokumente” / „Entwürfe” / „Unterzeichnete Versionen” in jedem M&A-Projekt zum Beispiel.
Scheuen Sie sich nicht vor verschachtelten Ordnern. „Eingehende Dokumente > Entwürfe Gegenpartei > v1” ist nützlicher als 50 Dateien in einem flachen Ordner „Eingehende Dokumente”.

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Nächste Schritte

Dateitypen & Vorschauen

Alle unterstützten Formate und wie die Vorschau aussieht.

Projektdateien

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