Datenbanken

Eine Datenbank ist eine Sammlung von Dokumenten, die Sie einmal zusammenstellen und überall wiederverwenden. Anders als Projektdateien, die zu einem einzelnen Mandat gehören, liegt eine Datenbank auf Ebene des Arbeitsbereichs: Sie ist an kein Projekt gebunden, und jedes Projekt kann auf sie zurückgreifen. Damit sind Datenbanken der richtige Ort für die Quellen, auf die Sie immer wieder zugreifen — die Mustersammlung Ihrer Kanzlei, der vollständige Vertragsbestand eines Mandanten, ein Regelwerk, gegen das Sie prüfen — und nicht für die Arbeitsdokumente eines einzelnen Mandats.

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Bevor Sie beginnen

Datenbanken gehören zum Team-Plan, und Ihr Kanzlei-Administrator muss sie freischalten. Wenn Ihr Plan sie enthält, sie aber noch nicht aktiviert wurden, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Liegt Ihr Team unterhalb des Team-Plans, erscheint Datenbanken mit einem Upgrade-Hinweis anstelle der Liste. Siehe Abonnement. Sobald Datenbanken für Sie verfügbar sind, erscheint Datenbanken im globalen Bereich der Seitenleiste, neben Startseite und Vorlagen — oberhalb des Projektwechslers, denn sie gehören zu keinem einzelnen Projekt.

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Die beiden Arten

Beide verhalten sich nach dem Aufbau gleich. Der Unterschied liegt allein darin, wo die Dateien gespeichert sind und wer sie aktuell hält.

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Was darin enthalten ist

Beim Öffnen einer Datenbank sehen Sie ihre Dokumente in einer Übersicht, die Sie nach Name, Autor oder Hinzufügedatum sortieren können. Jede Zeile zeigt den Autor des Dokuments, wann es hinzugefügt wurde, und Ihren Zugriff darauf. Ordner sind dabei vollwertige Elemente: Sie können einen ganzen Ordner samt allem, was darin liegt, auswählen, verschieben und löschen. Sie können eine Datenbank füllen, indem Sie Dateien oder ganze Ordner hochladen oder Dokumente übernehmen, die bereits in den Projektdateien eines Projekts liegen — diese werden verknüpft, nicht erneut hochgeladen, sodass es immer nur eine Kopie gibt.

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Eine Datenbank verwenden

Eine Datenbank ist eine Quelle, auf die Sie Libra von überall aus richten können: Da die Datenbank geteilt wird, stützt sich die Antwort, die eine Kollegin oder ein Kollege in einem anderen Mandat erhält, auf genau dieselben Quellen wie Ihre.

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Teilen und Zugriff

Wer eine Datenbank erstellt, ist deren Eigentümer und steuert die Freigabe. Wird eine Datenbank mit Ihnen geteilt, erscheint Ihre Rolle darin — Betrachter, Bearbeiter oder Admin — in der Übersicht und entscheidet darüber, ob Sie Dokumente hinzufügen oder entfernen können.

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Ihr Seitenkontingent

Uploads in eine Libra-Datenbank verbrauchen ein Seitenkontingent, das mit Ihrem Abonnement wächst: Jede abgerechnete Lizenz gewährt 100.000 Seitenäquivalente, die teamweit zusammengelegt werden. Zwei Dinge sollten Sie dazu wissen:

• Es handelt sich um ein Gesamtkontingent, nicht um eine monatliche Rücksetzung. Das Kontingent umfasst alles, was Ihr Team jemals in Libra-Datenbanken eingelesen hat.
• Das Löschen von Dokumenten gibt keine Seiten zurück. Wenn Sie sich der Grenze nähern, fügen Sie Lizenzen hinzu oder erwerben Sie zusätzliche Seiten, statt Platz zu schaffen.

Dokumente in einer SharePoint-Datenbank zählen nicht dazu, weil Libra sie nicht einliest. Würde ein Upload das Kontingent überschreiten, lehnt Libra ihn ab und teilt Ihnen mit, wie viele Seiten noch übrig sind.

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Nächste Schritte