Rechtsgebiete & Tags

Eine Vorlagenbibliothek ist nur so nützlich, wie sie auffindbar ist. Rechtsgebiete gruppieren Vorlagen nach Rechtsgebiet aus einer vordefinierten Liste. Benutzerdefinierte Tags fügen darüber hinaus eigene Dimensionen hinzu: Dateitypen, Zuständigkeitsbereiche, interne Codes – alles, was die Bibliothek für Ihre Kanzlei funktionsfähig macht.

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Warum zwei Systeme

Rechtsgebiete sind das kanzleiweite Ablagesystem. Jede Vorlage lässt sich genau einem einzigen zuordnen (M&A, Arbeitsrecht, Compliance & Risiko, Prozessführung), und die Liste ist kanzleiweit einheitlich, sodass es keine Abweichungen zwischen Teams gibt. Tags sind die Etiketten, die Sie auf einzelne Dateien kleben. Sie sind frei wählbar, Sie erfinden sie selbst, und eine Vorlage kann so viele tragen, wie Sie für nützlich halten. Die beiden Systeme arbeiten in verschiedene Richtungen: Das Rechtsgebiet beantwortet die Frage „Um welche Art von Arbeit handelt es sich?”, der Tag beantwortet „Was ist bei diesem spezifisch?” – zum Beispiel NDA, Englisch, deutsches Recht oder ein interner Mandantencode. Die vollständige Liste der Rechtsgebiete wird zentral gepflegt; Ihr Kanzleiadministrator kann Ergänzungen vorschlagen, wenn ein relevantes Rechtsgebiet fehlt:

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Tagging in der Praxis

Tags befinden sich im Header des Editors jeder Vorlage. Öffnen Sie eine Vorlage, tippen Sie in das Feld Tags, und Libra schlägt Tags vor, die Ihr Team bereits verwendet – das ist die einfachste Möglichkeit, das Vokabular einheitlich zu halten. Wenn nichts passt, erstellen Sie einen neuen Tag, der dann für alle anderen in die Vorschlagsliste aufgenommen wird. Nach dem Speichern erscheinen die Tags als Chips auf der Karte der Vorlage und sind in der gesamten Bibliothek such- und filterbar. Die Filterung kombiniert Achsen. Die Filterseitenleiste auf der Seite Vorlagen ermöglicht es Ihnen, ein Rechtsgebiet als erste Einschränkung auszuwählen (alles mit dem Rechtsgebiet Arbeitsrecht versehen), und dann mit Tags einzugrenzen (und mit NDA versehen, und mit Englisch versehen); mehrere Tags werden mit UND verknüpft. Es gibt auch einen Autorenfilter für von mir erstellte Vorlagen / von Kollegen / vom zentralen Team der Kanzlei. Die Schaltfläche Alle Filter zurücksetzen setzt die Ansicht zurück. Das Muster, das in der Praxis funktioniert: Verwenden Sie Rechtsgebiete als primäre Achse, da sie stabil und kanzleiweit einheitlich sind; sie ermöglichen Ihnen eine zuverlässige erste Einschränkung, selbst wenn Sie sich nicht mehr an den genauen Namen einer Vorlage erinnern. Nutzen Sie Tags für die Dimensionen, die Rechtsgebiete nicht abdecken (Dokumenttyp, Zuständigkeitsbereich, Sprache, Mandantencode), und vergeben Sie keine Tags für Dinge, die bereits im Namen der Vorlage stehen. Wenn eine Vorlage „NDA Consistency Check” heißt, benötigen Sie keinen Tag check.

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Tags umbenennen und zusammenführen

Wenn Ihre Bibliothek etwas unübersichtlich geworden ist und Sie aufräumen möchten: Für die tägliche Ordnung als regulärer Benutzer ist die effizienteste Bereinigung:

1. Filtern Sie die Bibliothek nach dem doppelten Tag.
2. Öffnen Sie jede Vorlage und ersetzen Sie den Duplikat-Tag durch die kanonische Version.
3. Der verwaiste Tag wird nicht mehr in der Filterliste angezeigt, sobald ihn keine Vorlage mehr verwendet.

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Tipps für ein skalierbares Tag-System

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Nächste Schritte