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Chaque projet dispose d’un panneau Documents qui fonctionne comme un système de fichiers ordinaire : dossiers, sous-dossiers, glisser-déposer. La version de printemps ajoute les Reviews et les Discoveries dans ce même panneau, afin que vous puissiez regrouper tous les éléments d’un dossier (contrats, brouillons, versions signées, Reviews, Discoveries) dans une même arborescence.
Mascotte Libra avec un presse-papiers
Mentionner un dossier avec @ dans Chat joint tous les fichiers ainsi que toutes les Reviews et Discoveries qu’il contient — pratique lorsque tous les éléments d’une affaire se trouvent dans un même dossier.

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Utilisation du panneau Documents

Le panneau Documents se comporte comme un système de fichiers que vous connaissez déjà. Les dossiers s’imbriquent. Tout élément du panneau (fichiers, Reviews, Discoveries, et même d’autres dossiers) peut être glissé dans n’importe quel autre dossier. Un clic droit affiche le menu habituel (nouveau sous-dossier, renommer, déplacer, supprimer, importer), et la sélection multiple avec Cmd-clic sur Mac (Ctrl-clic sur Windows) vous permet de déplacer un lot de fichiers en une seule opération. Vous créez un dossier avec le bouton Créer un dossier en haut à droite du panneau. Les nouveaux dossiers apparaissent à la racine du projet et peuvent être déplacés n’importe où ensuite. Le nommage a plus d’importance qu’il n’y paraît : « Documents entrants » et « Brouillons » sont plus clairs que « Dossier 1 » et « Dossier 2 » dans trois mois, lorsque vous aurez oublié quelle version est laquelle. Lorsqu’une Review ou une Discovery se termine, elle est placée par défaut dans un dossier nommé Review ou Discovery ; ce sont des dossiers ordinaires, vous pouvez donc les renommer, les déplacer ou déplacer leur contenu n’importe où. (Les exports d’e-mails Outlook suivent le même principe, en atterrissant dans e-mails.) L’organisation qui tire pleinement parti de cette fonctionnalité : déplacez la Review ou la Discovery dans le dossier de l’affaire qu’elle concerne. Un dossier intitulé « Package emploi Schneider » contenant Schneider, contrat de travail.pdf, Schneider, Review.review et Schneider, contre-proposition annotée.docx regroupe l’ensemble des éléments en un seul endroit : le contrat, l’analyse et les brouillons de négociation côte à côte.
La suppression d’un dossier supprime tout ce qu’il contient, y compris les Reviews ou Discoveries qu’il renferme. Déplacez les éléments à conserver avant de supprimer le dossier.

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Structures de dossiers courantes

Il n’existe pas de méthode d’organisation universelle. Voici les schémas les plus courants : 
Project/
├── Inbound documents/
├── Drafts/
├── Signed versions/
├── Reviews/
└── Discoveries/
Idéal pour les dossiers transactionnels où les mêmes types de documents circulent.
Project/
├── 01 — Initial documents/
├── 02 — Due diligence/
├── 03 — Negotiation/
└── 04 — Closing/
Idéal pour les dossiers de longue durée avec des phases distinctes (M&A, contentieux complexe).
Project/
├── Acme Corp documents/
├── Counterparty documents/
└── Joint documents/
Idéal pour les négociations où chaque partie dispose d’un ensemble de documents bien défini.
Project/
├── Employment contracts/
│   ├── Schneider/
│   │   ├── contract.pdf
│   │   ├── Schneider Review.review
│   │   └── redline.docx
│   └── Hofmann/
└── Service agreements/
Idéal pour les dossiers à fort volume où chaque sujet a son propre contrat + Review + brouillons.
Mascotte Libra en fête
Le glisser-déposer prend en charge la sélection multiple. Sélectionnez plusieurs fichiers avec Cmd-clic (Mac) / Ctrl-clic (Windows), puis déplacez-les en une seule opération. Bien plus pratique que 30 PDF un par un.

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Conseils

Décidez de la structure de dossiers à la création du projet ; c’est bien plus facile que de réorganiser 200 fichiers plus tard.
Les dossiers Review et Discovery constituent de bons points de départ. Dès que l’un d’eux contient plus de cinq éléments, organisez-les par type de document ou par phase du dossier.
Une structure cohérente d’un projet à l’autre facilite la recherche. Par exemple, « Documents entrants » / « Brouillons » / « Versions signées » / « Reviews » dans chaque projet M&A.
N’hésitez pas à imbriquer les dossiers. « Documents entrants > Brouillons de la contrepartie > v1 » est bien plus utile que 50 fichiers dans un dossier « Documents entrants » plat.

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Étapes suivantes

Types de fichiers et aperçus

Tous les formats pris en charge et l’apparence de l’aperçu.

Documents

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