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L’integrazione con SharePoint consente a Libra di raggiungere i file presenti nello spazio di lavoro Microsoft 365 del Suo studio, così è possibile lavorarci senza scaricare e ricaricare nulla. In Libra compare come SharePoint: la scheda in Impostazioni → Integrazioni riporta File di Microsoft 365. Valgono sempre le Sue autorizzazioni Microsoft. Libra consulta SharePoint a Suo nome, quindi vedrà soltanto i siti, le raccolte e i file che il Suo account Microsoft può già aprire.

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Prima di iniziare

SharePoint fa parte del piano Professional. Con il piano Starter il pannello dell’integrazione mostra un invito all’upgrade anziché la procedura di configurazione, quindi non c’è nulla che l’amministratore dello studio possa attivare: vedere Abbonamento. Oltre al piano, devono essere soddisfatte tre condizioni, in quest’ordine:
  1. Un amministratore dell’organizzazione Microsoft 365 concede a Libra l’accesso a SharePoint. Si tratta di un unico consenso per l’intera organizzazione, rilasciato una sola volta.
  2. Un amministratore del team Libra (un Proprietario o un Admin del team) abilita SharePoint per il Suo team.
  3. Ogni singola persona collega il proprio account Microsoft.
Se è un normale membro del team, i passaggi 1 e 2 sono di norma già stati eseguiti e Le resta solo l’ultimo.

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Due modi per utilizzare SharePoint

Una volta effettuata la connessione, SharePoint arriva in Libra in due modi piuttosto diversi: conviene sapere quale dei due serve prima di iniziare. Il collegamento di cartelle come database richiede il piano Team, perché fa parte del prodotto Database.

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Configurazione

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Configurazione iniziale per l’organizzazione

Questa parte spetta a un amministratore del team Libra, in collaborazione con chi amministra il tenant Microsoft 365. Aprire Impostazioni → Integrazioni → SharePoint: il pannello si apre su Configurazione richiesta. Il pannello di configurazione di SharePoint con Apri pagina di consenso, Copia link, la casella di conferma del consenso amministratore e il pulsante Abilita per il mio team
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Ottenere il consenso dell'amministratore Microsoft

Se amministra personalmente il tenant Microsoft 365, fare clic su Apri pagina di consenso. Libra apre in una nuova scheda la pagina di consenso amministratore di Microsoft, dove è possibile esaminare gli accessi richiesti da Libra e approvarli. Richiede meno di un minuto.Se non amministra il tenant, fare clic su Copia link e inviare il collegamento a chi se ne occupa. Nient’altro in questo pannello funzionerà finché non avrà dato l’approvazione.
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Confermare e abilitare

Tornando in Libra, selezionare Confermo che il consenso dell’amministratore è stato concesso. Il pulsante Abilita per il mio team resta disattivato finché non lo si fa. Facendo clic su di esso, SharePoint diventa disponibile per tutti i membri del team.
Abilitare SharePoint per il team non dà a nessuno accesso ai file altrui. Apre soltanto la porta: ogni collega accede comunque con il proprio account Microsoft e vede solo ciò che quell’account può vedere.

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Collegare il proprio account

Il pannello dell'integrazione SharePoint con Stato della connessione impostato su Non connesso a SharePoint e il pulsante Connetti Andare su Impostazioni → Integrazioni → SharePoint e osservare Stato della connessione. Fare clic su Connetti e accedere con il proprio account Microsoft nella finestra che si apre, utilizzando le consuete credenziali dell’organizzazione. Alla chiusura della finestra, lo stato riporta Connesso a SharePoint. Se Connetti è disattivato e il pannello indica che l’amministratore del team deve prima abilitare SharePoint, il passaggio a livello di team descritto sopra non è ancora stato eseguito.

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Importare i file SharePoint in un progetto

Dal pannello File progetto di un progetto, aprire il menu Aggiungi e scegliere Aggiungi da SharePoint, che si trova accanto a Carica file e Carica cartelle. Individuare il contenuto desiderato, selezionare i file e fare clic su Aggiungi documenti. Libra li scarica e li aggiunge al progetto come qualsiasi altro caricamento: il progetto contiene quindi una copia e le modifiche successive apportate in SharePoint non la raggiungeranno. È possibile fare lo stesso senza uscire da una conversazione, purché il Suo team non disponga di Database. In tal caso il menu degli allegati dell’editor di chat contiene una voce SharePoint che apre lo stesso selettore di file e allega al messaggio ciò che si seleziona.
Quando il team dispone di Database, quella voce diretta scompare: il menu degli allegati propone per primo Seleziona file, che elenca i Suoi database anziché aprire SharePoint. Da lì è possibile consultare il proprio database SharePoint oppure, se non ne ha ancora creato uno, la voce SharePoint presente in quell’elenco porta a Database per crearlo.

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Collegare una cartella SharePoint come database

Un database SharePoint indirizza Libra a una singola cartella e lascia i file dove si trovano. Se ne crea uno da Database → Nuovo database → Aggiungi cartella Sharepoint: assegnargli un nome e utilizzare poi Seleziona da SharePoint per scegliere la cartella. Come indica la finestra di dialogo, i file restano in SharePoint e diventano contesto riutilizzabile nelle Sue chat e nelle altre attività di Libra. Poiché non viene acquisito nulla, un database SharePoint non consuma il Suo contingente di pagine e non diventa mai obsoleto: Libra legge ogni volta la cartella nel suo stato attuale. In cambio il selettore di file è di sola lettura: è possibile ordinare, navigare tra le cartelle, visualizzare l’anteprima dei documenti e aggiungerli a una chat, ma nulla nella cartella può essere modificato da Libra. I PDF e i consueti formati Office si visualizzano in anteprima direttamente; tutto il resto si apre tramite Apri in SharePoint. Una volta creato un database SharePoint, è possibile indirizzarvi una chat da Strumenti → Cerca file, dove compare sotto Database. Se è connesso a SharePoint, quell’elenco propone anche l’opzione Tutto SharePoint, per cercare nell’intero spazio di lavoro anziché in una sola cartella collegata. Prima di farvi affidamento, conviene conoscere tre aspetti:
  • Sono sempre le autorizzazioni di SharePoint a decidere chi vede cosa. Condividere il database in Libra non condivide la cartella. Un collega che non può aprire la cartella in SharePoint vede Nessun accesso a questa cartella e viene invitato a richiedere l’accesso al proprietario della cartella in SharePoint.
  • La qualità della ricerca dipende dalla licenza Microsoft del singolo utente. Chi dispone di una licenza Microsoft 365 Copilot ottiene la ricerca semantica; tutti gli altri la ricerca per parole chiave. Non esiste un’impostazione per regolarlo: Libra verifica la licenza al momento della ricerca e la finestra di creazione indica quale delle due si otterrà.
  • Spostare o eliminare la cartella interrompe il collegamento. Il database segnala allora che la cartella collegata è stata spostata o eliminata e un amministratore deve ricollegarla o rimuoverla.
Vedere Database per il comportamento dei database una volta creati e per le differenze rispetto ai File progetto.

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Gestire la connessione

La Sua connessione si trova in Impostazioni → Integrazioni → SharePoint, sotto Stato della connessione. Disconnetti rimuove il collegamento tra il Suo account Libra e il Suo account Microsoft; Libra chiede una conferma ed è possibile ricollegarsi in qualsiasi momento dallo stesso punto. Gli amministratori del team dispongono di un comando in più, Disabilita per il team. Disattiva SharePoint per tutti: nessun membro del team può connettersi e le connessioni esistenti vengono interrotte. Utilizzarlo quando lo studio disattiva l’integrazione, non per risolvere un problema sull’account di una singola persona.

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Risoluzione dei problemi

Mascotte di Libra con punto interrogativo
Ricorre alla stessa cartella SharePoint in una pratica dopo l’altra? Conviene collegarla una volta sola come database, anziché aggiungerne i file progetto per progetto: si evitano nuovi caricamenti e tutti lavorano su ciò che la cartella contiene oggi.