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File progetto è il file system del progetto. Ogni documento caricato, ogni file allegato a una chat, ogni Review eseguita e ogni Discovery completata compare qui, in una struttura ad albero di cartelle che è possibile organizzare come si organizzano i file sul disco. Si apre da File progetto nella sezione del progetto nella barra laterale.
Mascotte di Libra che tifa
Un file trascinato in una conversazione la settimana scorsa si trova già nel progetto: gli allegati della chat vengono archiviati automaticamente in Chat uploads. Non è mai necessario caricare due volte lo stesso documento.

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Cosa contiene File progetto

Reviews, Discoveries e Chat uploads sono cartelle di sistema. Libra le crea automaticamente e le mantiene fissate sopra le Sue cartelle, in quest’ordine, qualunque sia l’ordinamento scelto. Non è possibile rinominarle, spostarle o eliminarle, ma le Reviews e le Discoveries al loro interno possono essere trascinate in qualsiasi cartella creata, e Chat uploads accoglie documenti ordinari come qualsiasi altra cartella. Vedere Struttura delle cartelle per organizzare il pannello man mano che cresce.

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Aggiunta di documenti

Per aggiungere qualsiasi elemento al progetto è necessario disporre dell’accesso in modifica.
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Aprire File progetto

Fare clic su File progetto nella sezione del progetto nella barra laterale.Il pannello file del progetto aperto accanto alla chat, con le cartelle di sistema Reviews e Discoveries sopra le cartelle proprie del progetto
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Aprire il menu Carica

Carica, in cima al pannello, è un menu e non un semplice pulsante. Carica file apre il selettore di file per i singoli documenti. Carica cartelle apre invece il selettore di cartelle e carica un’intera cartella dal Suo computer, sottocartelle comprese. Aggiungi da SharePoint preleva i file da un sito SharePoint collegato e ogni connettore documentale configurato dal Suo team aggiunge la propria voce Aggiungi da … — Kleos, Legisway, NotaioNext o SuiteNext.È anche possibile ignorare del tutto il menu e trascinare i file dal desktop direttamente sul pannello.Il menu Carica aperto nel pannello file, con le voci Carica file, Carica cartelle, Aggiungi da SharePoint e Aggiungi da Kleos
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Scegliere la destinazione dei file

Tutto ciò che viene aggiunto dal menu Carica della barra degli strumenti finisce nella radice del progetto. Per collocare i file direttamente in una cartella, passare il puntatore sulla riga di quella cartella, aprire il relativo menu ⋯ e scegliere Carica file — oppure trascinare i file sulla riga della cartella.
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Attendere l'elaborazione

Libra estrae il testo, prepara le anteprime e indicizza il documento per la ricerca. È possibile continuare a lavorare mentre i documenti vengono elaborati.

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Origine dei documenti

I documenti arrivano nel pannello da diverse fonti:

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Trovare un documento nel pannello

Una pratica molto attiva riempie rapidamente il pannello, perciò il pannello dispone di una propria ricerca e di propri filtri, distinti da Cerca, che copre tutti i progetti e, nella modalità Contenuto del documento, cerca all’interno dei documenti stessi. Il campo Cerca documenti in cima al pannello confronta nomi e titoli — nomi dei documenti, titoli delle Reviews e delle Discoveries e nomi delle cartelle — non il testo contenuto nei file. L’icona del filtro accanto ad esso apre una riga di chip sottostante: Data e Autore non compaiono finché non vengono aggiunti dal menu Aggiungi filtro in fondo alla riga ed è possibile rimuovere ciascuno dei tre dal menu del chip stesso. Libra memorizza quali chip vengono mantenuti e se la riga è aperta. I chip non agiscono tutti sugli stessi elementi. Data e Autore restringono anche le Reviews e le Discoveries. Tipo di file si applica soltanto ai documenti, quindi con un tipo di file selezionato le Reviews e le Discoveries restano elencate nelle cartelle Reviews e Discoveries, ma scompaiono da qualsiasi cartella in cui siano state spostate.

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Utilizzo dei documenti

Digitare @ in qualsiasi campo di immissione della chat e selezionare un documento dal gruppo Documenti del selettore di contesto; da quel momento fa parte del contesto della chat. Libra cita il documento nelle risposte.
Da Review oppure direttamente dalla chat: selezionare i documenti, scegliere un Playbook ed eseguire. Vedere Review dalla Chat.
Fare clic su Aggiungi documenti in una Discovery qualsiasi e selezionare dalla struttura ad albero del progetto.
Durante la modifica di un Assistant, allegare i documenti del progetto alla sua knowledge base. L’Assistant vi fa riferimento nelle risposte.
Passare il puntatore sulla riga di un documento e fare clic su Anteprima per aprirlo nel visualizzatore di documenti; Scarica si trova nel menu ⋯ della stessa riga. Le Reviews e le Discoveries dispongono invece di un pulsante Apri. Vedere Tipi di file e anteprime per sapere come appare ciascun formato.

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Scaricamento in blocco

Non è necessario scaricare i file uno alla volta. Selezionare la casella di controllo sugli elementi desiderati nel pannello — documenti, Reviews e Discoveries in qualsiasi combinazione — e compare una barra di selezione con il conteggio e un menu Altro. Scegliere Scarica file e Libra raccoglie tutto in un unico file .zip che conserva la struttura delle cartelle. Il pannello file con diverse righe selezionate e una barra di selezione che mostra il conteggio e un menu Altro
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Selezionare gli elementi

Selezionare la casella di controllo su ogni documento, Review o Discovery desiderato. La barra in fondo al pannello tiene il conteggio della selezione.
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Aprire Altro e scegliere Scarica file

Libra prepara un file .zip e il browser lo scarica. Le cartelle vengono mantenute, quindi l’archivio rispecchia l’organizzazione del pannello.
All’interno dell’archivio, ogni tipo di elemento viene esportato in un formato appropriato:
Un singolo download comprende fino a 1.000 elementi, con un limite complessivo di 50 tra Reviews e Discoveries. Per insiemi più grandi, scaricare in più blocchi.

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Condivisione dei documenti

I documenti seguono le impostazioni di condivisione del progetto per impostazione predefinita; chiunque abbia accesso al progetto può vedere i documenti del progetto. L’accesso è controllato a livello di progetto, non per singolo file: non è possibile condividere un singolo documento separatamente. Per modificare chi può vedere i documenti di un progetto, condividere il progetto. Vedere Condivisione e accesso.

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Limiti dei documenti

Il limite per progetto conta ogni documento archiviato nel progetto, sia che sia stato caricato dal pannello sia dall’interno di una chat. Le Reviews e le Discoveries sono risultati e non caricamenti, quindi non vi rientrano: è possibile continuare a crearle ed eseguirle anche dopo che un progetto raggiunge i 1.000 documenti. Il limite blocca soltanto l’aggiunta di nuovi file: una volta che un progetto è pieno, Libra Le chiede di avviare un nuovo progetto prima di poter caricare altri documenti.
Le cartelle di lavoro Excel sono soggette a un vincolo aggiuntivo. Una cartella di lavoro .xlsx viene rifiutata durante l’elaborazione se i suoi fogli superano complessivamente 13.000 righe o 1.000.000 di celle: il file viene caricato e resta nel pannello, ma il suo contenuto non viene mai indicizzato, quindi Libra non può eseguirvi ricerche, rispondere a domande su di esso o citarlo. Suddividere una cartella di lavoro troppo grande in più file oppure esportare come .csv i fogli effettivamente necessari, formato che non è soggetto a nessuno dei due vincoli. L’anteprima di un foglio di calcolo ha un limite a sé: il visualizzatore non ne mostra uno di dimensioni superiori a 10 MB e visualizza al massimo 5.000 righe per foglio e 20.000 righe complessive per cartella di lavoro. Il file completo resta comunque archiviato e viene scaricato per intero.

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Suggerimenti per mantenere il pannello ordinato

Il primo giorno di una pratica è il momento in cui le decisioni sulla struttura delle cartelle costano meno. Definire Documenti in entrata, Bozze, Versioni firmate, quindi continuare a spostare i file nei contenitori giusti man mano che arrivano: le cartelle Reviews, Discoveries e Chat uploads sono già presenti.
Le cartelle Reviews e Discoveries funzionano bene con volumi ridotti. Non appena se ne accumulano diverse, trascinarle nella cartella della pratica a cui si riferiscono, così il contratto e la sua analisi si trovano fianco a fianco.
Gli allegati della chat si accumulano in Chat uploads senza che nessuno abbia deciso che debbano stare lì. Di tanto in tanto, spostare in una cartella vera quelli che vale la pena conservare ed eliminare gli altri: in ogni caso rientrano nel limite di 1.000 documenti del progetto.
I nomi dei documenti compaiono in Cerca e anche il campo di ricerca del pannello li confronta. «Acme, Contratto di lavoro, Maria Schneider, firmato.pdf» è molto più utile di «contratto_v3.pdf».
Le vecchie bozze di contratti ormai firmati non devono ingombrare il pannello, ma è preferibile archiviare il progetto piuttosto che eliminare singoli file. I progetti archiviati conservano tutto.

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Prossimi passi

Struttura delle cartelle

Organizzare documenti, Reviews e Discoveries in cartelle.

Tipi di file e anteprime

Ogni formato supportato e l’aspetto dell’anteprima.