Bazy danych

Baza danych to zestaw dokumentów, który kompletuje się raz i wykorzystuje wszędzie. W odróżnieniu od Plików projektu, które należą do jednej sprawy, baza danych funkcjonuje na poziomie obszaru roboczego: nie jest powiązana z żadnym projektem, a każdy projekt może z niej korzystać. Dzięki temu bazy danych są właściwym miejscem dla źródeł, po które sięga się raz za razem – zbioru wzorów kancelarii, kompletu umów danego klienta, korpusu przepisów, z którymi zestawia się dokumenty – a nie dla dokumentów roboczych jednej sprawy.

​

Przed rozpoczęciem

Bazy danych należą do planu Team, a ich włączenie leży po stronie administratora kancelarii. Jeśli plan je obejmuje, ale nie zostały jeszcze włączone, należy zwrócić się do administratora. Jeśli zespół korzysta z planu niższego niż Team, w miejscu listy pojawia się pozycja Bazy danych wraz z zachętą do podniesienia planu. Zobacz Subskrypcja. Gdy bazy danych są dostępne, pozycja Bazy danych pojawia się w globalnej części paska bocznego, obok pozycji Strona główna i Szablony – powyżej przełącznika projektów, ponieważ nie należy do żadnego pojedynczego projektu.

​

Dwa rodzaje

Po utworzeniu obie działają tak samo. Różnica dotyczy wyłącznie tego, gdzie przechowywane są pliki i kto dba o ich aktualność.

​

Co znajduje się w bazie danych

Po otwarciu bazy danych jej dokumenty są wyświetlane w przeglądarce plików, którą można sortować według nazwy, autora lub daty dodania. Każdy wiersz zawiera autora dokumentu, datę dodania oraz posiadany dostęp do niego. Foldery są traktowane jako pełnoprawne elementy: cały folder wraz z całą jego zawartością można zaznaczyć, przenieść i usunąć. Bazę danych można wypełnić, przesyłając pliki lub całe foldery albo pobierając do niej dokumenty znajdujące się już w Plikach projektu danego projektu – takie dokumenty są dowiązywane, a nie przesyłane ponownie, więc zawsze istnieje tylko jedna kopia.

​

Korzystanie z bazy danych

Bazę danych można wskazać jako źródło dla Libra z dowolnego miejsca: Ponieważ baza danych jest współdzielona, odpowiedź, którą współpracownik otrzyma w innej sprawie, pochodzi dokładnie z tych samych źródeł.

​

Udostępnianie i dostęp

Osoba, która tworzy bazę danych, jest jej właścicielem i kontroluje udostępnianie. Gdy baza danych zostaje udostępniona użytkownikowi, jego rola w niej – Przeglądający, Edytujący lub Administrator – jest widoczna w przeglądarce plików i decyduje o tym, czy może on dodawać lub usuwać dokumenty.

​

Przydział stron

Przesyłanie plików do bazy danych Libra obciąża przydział stron, który skaluje się wraz z subskrypcją: każde opłacone miejsce daje 100 000 ekwiwalentów stron, wspólnych dla całego zespołu. Warto pamiętać o dwóch kwestiach:

• Jest to pula łączna, a nie odnawiana co miesiąc. Przydział obejmuje wszystko, co zespół kiedykolwiek wczytał do baz danych Libra.
• Usunięcie dokumentów nie zwraca stron. W razie zbliżania się do limitu należy dokupić miejsca lub dodatkowe strony, zamiast zwalniać przestrzeń.

Dokumenty w bazie danych SharePoint nie są do niego wliczane, ponieważ Libra ich nie wczytuje. Jeśli przesłanie plików spowodowałoby przekroczenie przydziału, Libra je odrzuca i informuje, ile stron pozostało.

​

Następne kroki