Crearea unei baze de date
O bază de date are nevoie de un nume, o descriere opțională și o decizie privind cine altcineva o poate folosi. Toate cele trei pot fi modificate ulterior.1
Databases → New database → New Libra database
New database, în colțul din dreapta sus al paginii Databases, oferă opțiunile New Libra database sau Add Sharepoint folder. Alegeți-o pe prima.
2
Denumiți-o și descrieți-o
Introduceți un Database name și o Description de o linie despre ce se află înăuntru.
3
Decideți cine din echipă o poate folosi
Secțiunea de partajare din aceeași fereastră oferă opțiunile Everyone in the team sau Only people invited, plus persoane sau grupuri numite, fiecare cu un rol. Săriți peste acest pas dacă nu sunteți sigur: baza de date rămâne privată pentru dvs. până când o partajați (nici Proprietarul și Administratorii echipei nu o pot vedea), iar mai târziu o puteți partaja din meniul ei ⋯. Rolurile sunt explicate la Partajarea unei baze de date.
4
Creați, apoi deschideți-o
Ajungeți înapoi la listă, cu noua bază de date aproape de partea de sus, sub orice favorite. Faceți clic pe ea pentru a deschide browserul gol.
Alegeți un nume care îi spune unui coleg ce se află înăuntru fără să o deschidă, de exemplu Contracte de muncă – șabloane. Păstrați câte un singur subiect per bază de date. Un chat poate căuta simultan în până la zece baze de date, iar bazele de date mai mici și clar denumite fac mai ușoară alegerea celor potrivite pentru o întrebare.
Încărcarea de pe calculatorul dvs.
Aceasta este metoda obișnuită de a completa o bază de date nouă: indicați-i lui Libra fișierele sau folderele pe care le păstrați deja pe disc.1
Add → Upload Files sau Upload Folders
Pe o bază de date goală, butonul este Add files; odată ce are conținut, este Add în bara de instrumente. Upload Folders preia un folder întreg și îi recreează structura, inclusiv subfolderele. Tragerea fișierelor sau a unui folder pe listă face același lucru; plasați-le pe rândul unui folder pentru a ajunge înăuntrul acestuia.
2
Lăsați-le să se proceseze
Fiecare document nou afișează un indicator de încărcare în timp ce Libra îl citește, iar un panou Processing Documents numără lotul. Puteți continua să adăugați între timp.
3
Reîncercați tot ce a eșuat
Un document care a eșuat afișează o pictogramă de reîncercare în locul pictogramei de fișier; faceți clic pe ea. Fișierele de peste 500 MB sunt refuzate cu un mesaj care le denumește, iar fișierele pe care le trageți și pe care Libra nu le poate citi sunt omise la fel; formatele acceptate se găsesc la Tipuri de fișiere și previzualizări.
Folderele sunt pentru persoanele care răsfoiesc; căutarea din chat, Ask Libra și căutarea de conținut caută întotdeauna în întreaga bază de date. Create folder din bara de instrumente adaugă unul, iar plasarea fișierelor pe rândul unui folder le încarcă direct în acesta. Pentru a adăuga foldere sau a muta documente ulterior, consultați Organizarea documentelor.
Reutilizarea documentelor deja existente în Libra
Un document care se află deja într-un proiect nu trebuie încărcat din nou. Adăugarea lui la o bază de date reutilizează fișierul stocat, iar înregistrarea proprie din proiect rămâne unde este.1
Add → Add existing documents
Se deschide selectorul de fișiere cu sursele dvs. în stânga: Recents, Project files (fiecare proiect pe care îl puteți deschide și care are documente), Databases (celelalte baze de date ale dvs.) și Integrations.
2
Bifați documentele
Deschideți un proiect sau o bază de date și bifați ce doriți. Rândurile deja prezente în această bază de date apar estompate și bifate, astfel încât nimic nu se adaugă de două ori.
3
Add to database
Nimic nu este încărcat sau procesat din nou: Libra plasează documentul stocat în baza de date, iar acesta rămâne și în proiectul său. Aceasta este calea de urmat pentru un contract care a fost încărcat într-un dosar și se dovedește a fi unul de păstrat.
4
Sau alegeți dintr-o aplicație conectată
SharePoint, Kleos și alte surse conectate se află sub Integrations în același selector. Alegeți fișierele și apăsați Add to database. Fișierele SharePoint sunt descărcate și stocate în Libra ca documente obișnuite.Documentele Kleos, în schimb, sunt legate, așa că rămân în Kleos și afișează întotdeauna versiunea curentă.O sursă pe care nu ați conectat-o încă afișează în schimb un mesaj Connect via Settings.
Fișierele SharePoint adăugate în acest mod sunt copii: nu vor urma modificările ulterioare din SharePoint și contează în alocarea de pagini. Documentele Kleos legate nu contează, deoarece Libra nu le stochează. Pentru a păstra un folder SharePoint activ și mereu actualizat, creați în schimb o bază de date SharePoint.
Limite și precizări
Alocarea de pagini
Alocarea de pagini
Încărcările într-o bază de date Libra, inclusiv documentele adăugate dintr-un proiect sau dintr-o aplicație conectată, se scad dintr-o alocare la nivel de echipă de 100.000 de echivalente de pagină per licență facturată; bazele de date SharePoint nu. Modul de calcul: Roluri și limite.
Duplicate
Duplicate
Un fișier identic cu unul deja stocat pentru echipa dvs. este reutilizat în loc să fie procesat din nou, dar apare totuși ca document nou. Încărcarea sau adăugarea unui document deja existent în baza de date nu creează un al doilea rând: Libra păstrează înregistrarea existentă, iar selectorul afișează aceste documente estompate și bifate. Mutarea unui document într-un folder care conține deja unul cu același nume este refuzată cu mesajul This file is already in that folder. Același document poate exista simultan în două foldere diferite sau în două baze de date diferite.
Pașii următori
Utilizare
Adăugați-o la un chat, citiți citatele, partajați-o, mențineți-o în ordine.
Bazele de date SharePoint
Legați un folder în loc să încărcați.