Datenbank erstellen
Eine Datenbank benötigt einen Namen, eine optionale Beschreibung und eine Entscheidung darüber, wer sie sonst noch nutzen darf. Alle drei Angaben lassen sich später ändern.1
Datenbanken → Neue Datenbank → Neue Libra-Datenbank
Neue Datenbank, oben rechts auf der Seite Datenbanken, bietet Neue Libra-Datenbank oder SharePoint-Ordner hinzufügen. Wählen Sie die erste Option.
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Benennen und beschreiben
Geben Sie einen Datenbanknamen und eine einzeilige Beschreibung dessen ein, was hineingehört.
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Entscheiden, wer im Team sie nutzen darf
Der Freigabebereich im selben Dialog bietet Alle im Team oder Nur eingeladene Personen sowie benannte Personen oder Gruppen, jeweils mit einer Rolle. Überspringen Sie diesen Schritt, wenn Sie sich nicht sicher sind: Die Datenbank bleibt bis zur Freigabe privat für Sie (auch der Inhaber und die Administratoren des Teams können sie dann nicht sehen), und Sie können sie später über das Menü ⋯ freigeben. Die Rollen werden unter Eine Datenbank freigeben erklärt.
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Erstellen und öffnen
Sie gelangen zurück zur Liste, wo die neue Datenbank weit oben erscheint, unterhalb etwaiger Favoriten. Klicken Sie darauf, um den leeren Browser zu öffnen.
Wählen Sie einen Namen, der einem Kollegen zeigt, was sich darin befindet, ohne dass er sie öffnen muss, zum Beispiel Arbeitsverträge – Vorlagen. Beschränken Sie jede Datenbank auf ein Thema. Ein Chat kann gleichzeitig bis zu zehn Datenbanken durchsuchen, und kleinere, klar benannte Datenbanken erleichtern es, die richtigen für eine Frage auszuwählen.
Von Ihrem Computer hochladen
Das ist der übliche Weg, eine neue Datenbank zu befüllen: Verweisen Sie Libra auf die Dateien oder Ordner, die Sie bereits auf Ihrem Rechner haben.1
Hinzufügen → Dateien hochladen oder Ordner hochladen
Bei einer leeren Datenbank heißt die Schaltfläche Dateien hinzufügen; sobald sie Inhalte hat, Hinzufügen in der Symbolleiste. Ordner hochladen übernimmt einen ganzen Ordner und bildet dessen Struktur inklusive Unterordner nach. Das Ziehen von Dateien oder eines Ordners auf die Liste bewirkt dasselbe; legen Sie sie auf der Zeile eines Ordners ab, um sie darin abzulegen.
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Verarbeitung abwarten
Jedes neue Dokument zeigt einen Ladeindikator, während Libra es einliest, und ein Panel Dokumente werden verarbeitet zählt den Stapel ab. Sie können währenddessen weitere hinzufügen.
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Fehlgeschlagenes wiederholen
Ein fehlgeschlagenes Dokument zeigt anstelle seines Dateisymbols ein Wiederholen-Symbol; klicken Sie darauf. Dateien über 500 MB werden mit einer Meldung abgelehnt, die sie namentlich nennt, und Dateien, die Sie hineinziehen und die Libra nicht lesen kann, werden ebenso übersprungen; die unterstützten Formate finden Sie unter Dateitypen & Vorschauen.
Ordner sind für Personen gedacht, die stöbern; die Chat-Suche, Ask Libra und die Inhaltssuche durchsuchen immer die gesamte Datenbank. Ordner erstellen in der Symbolleiste legt einen an, und das Ablegen von Dateien auf der Zeile eines Ordners lädt sie direkt hinein. Um später Ordner hinzuzufügen oder Dokumente zu verschieben, siehe Dokumente organisieren.
Bereits in Libra vorhandene Dokumente wiederverwenden
Ein Dokument, das sich bereits in einem Projekt befindet, muss nicht erneut hochgeladen werden. Wenn Sie es zu einer Datenbank hinzufügen, wird die gespeicherte Datei wiederverwendet, und der Eintrag im Projekt bleibt dort, wo er ist.1
Hinzufügen → Vorhandene Dokumente hinzufügen
Die Dateiauswahl öffnet sich mit Ihren Quellen links: Zuletzt verwendet, Projektdateien (jedes Projekt, das Sie öffnen können und das Dokumente enthält), Datenbanken (Ihre anderen Datenbanken) und Integrationen.
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Dokumente auswählen
Öffnen Sie ein Projekt oder eine Datenbank und haken Sie an, was Sie möchten. Zeilen, die bereits in dieser Datenbank enthalten sind, werden ausgegraut und angehakt angezeigt, sodass nichts doppelt hinzugefügt wird.
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Zur Datenbank hinzufügen
Nichts wird erneut hochgeladen oder verarbeitet: Libra platziert das gespeicherte Dokument in der Datenbank, und es bleibt zugleich in seinem Projekt. Das ist der richtige Weg für einen Vertrag, der in ein Mandat hochgeladen wurde und sich als aufbewahrenswert erweist.
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Oder aus einer verbundenen App auswählen
SharePoint, Kleos und andere verbundene Quellen finden Sie in derselben Auswahl unter Integrationen. Wählen Sie die Dateien aus und klicken Sie auf Zur Datenbank hinzufügen. SharePoint-Dateien werden heruntergeladen und als gewöhnliche Dokumente in Libra gespeichert.Kleos-Dokumente werden stattdessen verknüpft: Sie bleiben in Kleos und zeigen stets ihre aktuelle Version.Eine Quelle, die Sie noch nicht verbunden haben, zeigt stattdessen einen Hinweis Über Einstellungen verbinden.
Auf diese Weise hinzugefügte SharePoint-Dateien sind Kopien: Sie folgen späteren Änderungen in SharePoint nicht und zählen zum Seitenkontingent. Verknüpfte Kleos-Dokumente zählen nicht, weil Libra sie nicht speichert. Um einen SharePoint-Ordner live und stets aktuell zu halten, erstellen Sie stattdessen eine SharePoint-Datenbank.
Einschränkungen und Kleingedrucktes
Das Seitenkontingent
Das Seitenkontingent
Uploads in eine Libra-Datenbank, einschließlich Dokumenten, die aus einem Projekt oder einer verbundenen App hinzugefügt werden, zählen auf ein teamweites Kontingent von 100.000 Seitenäquivalenten pro abgerechneter Lizenz; SharePoint-Datenbanken nicht. Wie gezählt wird: Rollen und Limits.
Duplikate
Duplikate
Eine Datei, die mit einer bereits für Ihr Team gespeicherten identisch ist, wird wiederverwendet statt erneut verarbeitet, erscheint aber trotzdem als neues Dokument. Das Hochladen oder Hinzufügen eines Dokuments, das bereits in der Datenbank vorhanden ist, erzeugt keine zweite Zeile: Libra behält den vorhandenen Eintrag, und die Auswahl zeigt solche Dokumente ausgegraut und angehakt an. Das Verschieben eines Dokuments in einen Ordner, der bereits eines mit demselben Namen enthält, wird mit Diese Datei befindet sich bereits in diesem Ordner abgelehnt. Dasselbe Dokument kann in zwei verschiedenen Ordnern oder zwei verschiedenen Datenbanken liegen.
Nächste Schritte
Verwendung
Zu einem Chat hinzufügen, Zitate lesen, freigeben, in Ordnung halten.
SharePoint-Datenbanken
Einen Ordner verknüpfen, statt hochzuladen.