Antes de empezar
El uso compartido forma parte del plan Team. Sin él, la acción Compartir está bloqueada en lugar de oculta. En un proyecto, un chat o un Playbook aparece como un candado con un texto emergente de actualización y nunca se abre. En una base de datos, el cuadro de diálogo sí se abre, y un aviso de Actualizar sustituye a los controles. Los equipos en periodo de prueba pueden tener las funciones de equipo activadas como vista previa. Consulte Suscripción para saber qué incluye el plan.
Cuando alguien accede a un recurso por dos vías a la vez —directamente y a través de un grupo—, gana el permiso más alto. Añadir un acceso compartido de Solo ver no reducirá el permiso de Editar concedido por grupo. Para restringir a esa persona, sáquela del grupo.
Qué puede compartir
Cada fila de la tabla siguiente indica dónde está Compartir para ese tipo de recurso y qué viaja con él.
Para los cuatro tipos de plantilla, Marcar como favorito y compartir plantillas trata este tema con más detalle desde el punto de vista de la biblioteca.
La columna Acceso de la biblioteca se lee ahora exactamente igual que la lista de proyectos en Inicio: Solo yo, el nombre de su equipo, el nombre de un único compañero, o avatares superpuestos con un +N cuando el grupo es grande.
Quién puede compartir qué
El propietario de un recurso siempre puede compartirlo. Para el resto, el derecho a compartir procede del permiso que tenga sobre ese recurso concreto:- Acceso completo: compartir con cualquiera y a cualquier nivel, y modificar o revocar cualquier acceso compartido sobre el recurso.
- Editar: compartir a su vez, pero solo hasta el nivel Editar. No puede conceder Acceso completo, ni tocar a alguien que ya lo tenga.
- Solo ver: no puede compartir en absoluto.
Su rol en el equipo (Propietario, Administrador, Miembro) no otorga derechos sobre un recurso individual; eso lo decide los permisos propios de cada recurso.Sí afecta, en cambio, al selector: los administradores del equipo pueden compartir con cualquier grupo de usuarios de la firma, mientras que el resto solo ve los grupos a los que pertenece.
Tres formas de conceder acceso
El acceso puede otorgarse a personas concretas, a un grupo de usuarios o a toda su firma a la vez.Personas concretas
Personas concretas
Elija compañeros concretos por nombre o correo electrónico. Útil para una colaboración puntual.
Grupos de usuarios
Grupos de usuarios
Comparta con un grupo con nombre («Derecho Mercantil», «Oficina de Madrid», «Asociados»). Todos los miembros obtienen acceso, y quien se una al grupo más adelante lo recibe automáticamente. Consulte Gestión de equipos para crear grupos.
Toda la firma a la vez
Toda la firma a la vez
Abra Acceso general. La opción predeterminada es Solo personas invitadas; la alternativa abre el recurso a toda su firma sin nombrar a nadie.En la mayoría de los recursos, esa opción se lee Todo el equipo. En un chat, un Review, un Discovery o un borrador se lee Todo el proyecto, porque estos nunca pueden alcanzar más allá del proyecto en el que viven.Es una buena opción para plantillas que la firma ha estandarizado.
Niveles de permiso
Tres niveles, y cada uno incluye todo lo que permite el nivel inferior.
Los controles de uso compartido expresan estos mismos tres niveles con ligeras variaciones: en el desplegable al añadir a alguien, y junto a cada nombre en Quién tiene acceso, aparecen como Puede ver, Puede editar y Acceso completo.
Compartir, paso a paso
El cuadro de diálogo es el mismo para todos los tipos de recurso, así que este proceso funciona sea cual sea el punto de partida.1
Abra el cuadro de diálogo Compartir
2
Añada las personas y los grupos
Escriba un nombre, un correo electrónico o el nombre de un grupo en Compartir con. Las coincidencias aparecen a medida que escribe, y cada una que seleccione se convierte en una etiqueta en el campo; la lista permanece abierta, así que puede encolar varios destinatarios seguidos.
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Elija el permiso y haga clic en Añadir
Elija Puede ver, Puede editar o Acceso completo en el desplegable junto al campo y, a continuación, haga clic en Añadir. Solo puede ofrecer niveles iguales o inferiores al suyo, así que el desplegable de un editor llega como máximo hasta Puede editar.No hay un paso de guardado independiente: todos los de la lista quedan compartidos en el momento en que hace clic en Añadir.
4
Configure el Acceso general (opcional)
Déjelo en Solo personas invitadas para mantener el recurso restringido a la lista con nombre, o cámbielo a Todo el equipo (Todo el proyecto en un chat, un Review, un Discovery o un borrador) para abrirlo.Un acceso compartido a todo el equipo aparece en la lista de abajo como Todos en el nombre de su firma.
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Compruebe Quién tiene acceso
Quién tiene acceso ofrece el panorama completo: el propietario, cada persona nombrada, cada grupo y el acceso compartido a todo el equipo si lo ha configurado.Una fila de grupo muestra a cuántas personas cubre y se expande para mostrarlas. Para modificar a alguien, abra el desplegable de su fila y elija otro nivel.
Cuando el destinatario todavía no tiene el proyecto
Los chats, Reviews, Discoveries y borradores viven en un proyecto, así que compartir uno puede exigir una segunda decisión. Si añade a alguien que no puede acceder al proyecto, Libra se lo señala: «Este usuario necesita acceso al proyecto primero». Si usted puede gestionar el uso compartido de ese proyecto, Libra le ofrece solucionar ambas cosas a la vez: confirme Conceder acceso al proyecto y compartir y esa persona recibe el proyecto y el elemento juntos. Si no puede, Libra le pide que se ponga en contacto con el propietario del proyecto o con un editor. Un chat que no está en ningún proyecto no se puede compartir en absoluto. El cuadro de diálogo lo indica, y añadir el chat a un proyecto lo desbloquea.Reglas especiales
Algunos tipos de recurso tienen reglas adicionales que conviene conocer.Los chats son privados hasta que los comparte
Los chats son privados hasta que los comparte
Compartir un proyecto no entrega los chats que contiene.Los compañeros de un proyecto compartido ven sus Archivos de proyecto, Reviews, Discoveries y borradores, salvo que alguno se haya restringido a las personas invitadas, pero los chats de cada persona siguen siendo suyos hasta que se comparten explícitamente. Consulte Compartir un chat.
Un chat compartido lleva consigo sus documentos
Un chat compartido lleva consigo sus documentos
Al compartir un chat, comparte también los documentos que contiene. El destinatario puede abrir un archivo adjunto que resida en un proyecto o una base de datos a los que no tendría acceso de otro modo, porque es el propio chat lo que le concede la lectura.Esto cubre los archivos adjuntos añadidos a partir de la versión de septiembre de 2026. Los chats más antiguos no se actualizan con carácter retroactivo, así que si un compañero no puede abrir un archivo en uno de ellos, vuelva a adjuntarlo.
Los Reviews, Discoveries y borradores funcionan al revés
Los Reviews, Discoveries y borradores funcionan al revés
Un chat empieza siendo privado, pero un Review o un Discovery empieza abierto a todo su proyecto. Cambie Acceso general a Solo personas invitadas para reservarlo para usted o para compañeros concretos. Un borrador que inicia en el Editor, en cambio, empieza siendo privado.Las listas del proyecto muestran quién puede abrir cada uno en una columna Acceso. Quien pueda abrir un Review o un Discovery puede abrir los archivos que utiliza, pero nunca más de lo que alcanza su creador.
Los Workflows necesitan sus Assistants
Los Workflows necesitan sus Assistants
Un Workflow que invoca a tres Assistants solo se puede compartir con alguien que pueda acceder a los tres. Si falta alguno, Libra rechaza el uso compartido e indica qué Assistants lo están impidiendo, para que pueda compartirlos primero.Los Assistants que vienen incluidos con Libra nunca bloquean un uso compartido.También funciona al revés: revocar el acceso a un Assistant del que dependen Workflows compartidos le pide confirmación, porque esos Workflows lo perderán.
Las plantillas viajan con el usuario
Las plantillas viajan con el usuario
Los Playbooks, las plantillas de Discovery, los Assistants y los Workflows no están vinculados a un proyecto. En cuanto los comparte con un compañero, aparecen en la biblioteca de Plantillas de esa persona en todos los proyectos en los que trabaje.
Los archivos de proyecto siguen al proyecto
Los archivos de proyecto siguen al proyecto
Los archivos de un proyecto son visibles para todos los que tienen acceso a ese proyecto. Los archivos individuales no se comparten uno a uno: para cambiar quién puede verlos, cambie con quién se comparte el proyecto.Los borradores son la excepción: un borrador privado no aparece en las listas ni en la búsqueda del proyecto para nadie con quien no se haya compartido.
Las bases de datos son independientes de los proyectos
Las bases de datos son independientes de los proyectos
Una base de datos no está dentro de un proyecto, así que el acceso a un proyecto no concede nada sobre ella, y viceversa.Tiene su propia lista. Cuando una base de datos se comparte con usted, su rol en ella —Visualizador, Editor o Administrador— aparece en el explorador de bases de datos y determina si puede añadir o quitar documentos. Consulte Bases de datos.
Quitar acceso
El acceso se retira en el mismo cuadro de diálogo en el que se concedió, y surte efecto en el momento en que lo confirma.1
Abra el cuadro de diálogo Compartir
Haga clic en Compartir en el recurso y busque a la persona, el grupo o el acceso compartido a todo el equipo en Quién tiene acceso.
2
Abra el desplegable de su fila
El mismo control que usaría para cambiar su permiso también incluye Eliminar, descrito como Eliminar acceso.
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Confirme
El acceso se revoca de inmediato. Si el cambio fuera a eliminar o reducir su propio acceso —por ejemplo, porque está eliminando un grupo al que pertenece—, Libra le pide que lo confirme primero.
Editar conlleva de forma tácita el derecho a volver a compartir. Si quiere que un compañero use un Playbook pero no lo redistribuya, concédale Solo ver: es el único nivel que no puede reenviar el recurso.
Consejos para compartir con criterio
Por defecto, use grupos de usuarios, no personas individuales
Por defecto, use grupos de usuarios, no personas individuales
El uso compartido basado en grupos escala a medida que crece la firma. Los accesos individuales exigen mantenimiento manual cada vez que alguien se incorpora o se marcha.
Use el Acceso general para lo que usa toda la firma
Use el Acceso general para lo que usa toda la firma
Los Playbooks estándar de acuerdos de confidencialidad, las políticas estándar, el Assistant con el estilo propio de la firma: buenos candidatos para Todo el equipo. Reserve la opción de solo invitación para asuntos sensibles.
Reserve el Acceso completo para copropietarios
Reserve el Acceso completo para copropietarios
Acceso completo permite eliminar el recurso y reescribir toda su lista de acceso. Concédalo a personas a las que consideraría verdaderos copropietarios —un compañero responsable de otro grupo de práctica, el socio con quien colitiga—, no a la ligera.
Audite los accesos compartidos periódicamente
Audite los accesos compartidos periódicamente
Una vez al trimestre, abra el panel lateral del proyecto y lea la etiqueta de acceso de cada tarjeta (Solo yo, Todos en su firma, Solo ver).Cualquier cosa más amplia de lo que el asunto justifica merece que abra Quién tiene acceso y elimine a quienes hayan dejado la firma, el equipo o el asunto.
No es posible compartir entre firmas
No es posible compartir entre firmas
Todo uso compartido queda limitado a su propio equipo. Para hacer llegar el trabajo a un despacho externo, expórtelo: los chats se exportan a PDF o Word.
Siguientes pasos
Gestión de equipos
Cree grupos de usuarios y gestione roles.
Proyectos
Lo que compartirá con más frecuencia.