Dans Libra, votre organisation est l’espace de travail partagé de votre équipe. Vous pouvez partager des ressources avec l’ensemble de votre équipe, des groupes d’utilisateurs spécifiques ou des collègues individuels — vous donnant un contrôle total sur qui voit quoi.
Les fonctionnalités de gestion d’équipe et de partage sont disponibles dans le plan Teams.
Rôles et permissions
Chaque membre de l’équipe a un rôle qui détermine ce qu’il peut faire dans Libra.| Rôle | Permissions |
|---|---|
| Owner | Accès complet à tout, y compris les paramètres d’équipe, la facturation et la gestion des utilisateurs |
| Admin | Accès complet aux paramètres d’équipe, peut gérer les utilisateurs, attribuer des licences, créer et gérer des groupes d’utilisateurs et configurer les paramètres de l’organisation |
| Member | Créer et gérer du contenu personnel, utiliser les ressources partagées et collaborer au sein des projets partagés. Pas d’accès aux paramètres d’équipe |
Modifier les rôles des utilisateurs
Les administrateurs peuvent changer le rôle de n’importe quel membre d’équipe entre Admin et Member.Ouvrez la page Team Members
Cliquez sur votre photo de profil dans le coin inférieur gauche.
Ouvrez le menu utilisateur
Trouvez le membre d’équipe dont vous souhaitez modifier le rôle. Cliquez sur le menu à trois points (…) sur le côté droit de sa ligne.
Sélectionnez le nouveau rôle
Dans la boîte de dialogue Change Role, vous verrez le rôle actuel de l’utilisateur. Utilisez le menu déroulant New Role pour sélectionner le nouveau rôle (Admin ou Member).
Groupes d’utilisateurs
Les groupes d’utilisateurs vous permettent d’organiser les membres de l’équipe en groupes nommés pour faciliter le partage. Au lieu d’ajouter des individus un par un, vous pouvez partager un projet ou un modèle avec un groupe entier en une seule fois.- Domaines de pratique : « Droit du travail », « Droit des sociétés », « Fiscalité »
- Fonctions : « Collaborateurs », « Associés », « Juristes »
- Équipes : « Bureau de Paris », « Équipe Due Diligence »
Seuls les Admins et Owners peuvent créer et gérer des groupes d’utilisateurs. Tous les membres de l’équipe peuvent voir les groupes auxquels ils appartiennent.
Créer un groupe d’utilisateurs
Configurez le groupe
Saisissez un Nom pour le groupe (obligatoire) et une Description facultative (jusqu’à 500 caractères). Sélectionnez les membres de l’équipe à ajouter en cochant les cases à côté de leurs noms. Vous pouvez utiliser le champ de recherche pour trouver des membres spécifiques.
Gérer les groupes d’utilisateurs
Depuis l’onglet User Groups, vous pouvez :- Voir les membres du groupe : Cliquez sur la flèche de développement à côté du nom d’un groupe pour voir tous les membres
- Supprimer des membres : Les administrateurs peuvent cliquer sur l’icône de suppression à côté de n’importe quel membre
- Quitter un groupe : Si vous êtes membre, cliquez sur Leave group à côté de votre propre nom
- Modifier ou supprimer un groupe : Cliquez sur le menu à trois points (…) sur la ligne du groupe
Partager des ressources
Vous pouvez partager des projets, conversations, workflows, modèles de review, modèles de discovery et assistants avec votre équipe.Le partage doit être activé pour votre équipe. Si vous ne voyez pas les options de partage, contactez votre administrateur d’équipe.
Qui peut partager
Seul le propriétaire (créateur) d’une ressource peut la partager initialement. Le propriétaire peut ensuite accorder la permission Edit ou Admin à d’autres, ce qui permet à ces utilisateurs de partager la ressource à leur tour.Votre rôle dans l’équipe (Admin, Member) ne détermine pas si vous pouvez partager une ressource. Le partage est contrôlé par les permissions sur chaque ressource individuelle.
Avec qui vous pouvez partager
Les ressources peuvent être partagées avec trois types de destinataires, tous au sein de la même équipe :| Partager avec | Description |
|---|---|
| Utilisateurs individuels | Des membres d’équipe spécifiques que vous choisissez |
| Groupes d’utilisateurs | Tous les membres du ou des groupes sélectionnés obtiennent l’accès |
| Toute l’équipe | Tous les membres de l’équipe peuvent accéder à la ressource |
Le partage entre équipes n’est pas possible. Tout partage est limité à votre équipe.
Comment partager
Chaque ressource partageable dispose d’un bouton Share. Cliquer dessus ouvre les options de partage.
Ajoutez des personnes ou des groupes
Dans le champ Share with, saisissez un nom, une adresse e-mail ou un nom de groupe. Les résultats correspondants s’affichent au fur et à mesure de la saisie.
Définissez le niveau de permission
Avant de cliquer sur Add, sélectionnez le niveau de permission dans la liste à côté du champ de recherche.
Cliquez sur Add
Cliquez sur Add pour accorder l’accès. La personne ou le groupe apparaît dans la section Who has access ci-dessous.
Définissez l'accès général et vérifiez qui a accès
Utilisez le paramètre General access pour contrôler la visibilité par défaut pour l’ensemble de votre équipe :
- Everyone in the team : Tous les membres de l’équipe peuvent accéder à la ressource sans être ajoutés individuellement
- Only people invited : Seules les personnes et les groupes que vous ajoutez explicitement peuvent y accéder
Niveaux de permission
Lors du partage, vous choisissez le niveau d’accès à accorder :| Permission | Ce qu’elle permet |
|---|---|
| View | Consulter, prévisualiser et télécharger la ressource |
| Edit | Tout ce que View permet, plus modifier la ressource et la partager avec d’autres |
| Admin | Contrôle total — modifier, partager et supprimer la ressource |
Règles particulières pour le partage
Conversations
Conversations
Les conversations doivent être dans un projet pour être partageables. La personne ou le groupe avec qui vous partagez doit déjà avoir accès au projet parent. Partagez d’abord le projet, puis partagez la conversation.
Workflows
Workflows
Lors du partage d’un workflow, le destinataire doit avoir accès à tous les assistants utilisés dans le workflow — sauf si ces assistants sont publics.
Supprimer un accès
Pour supprimer l’accès de quelqu’un à une ressource partagée, cliquez sur Share sur la ressource et cliquez sur l’icône de suppression à côté de son nom ou de son groupe dans la section Who has access.
Attribuer des modules aux membres de l’équipe
Si votre organisation a acheté des modules de recherche Otto Schmidt, les administrateurs peuvent attribuer ces modules à des membres d’équipe spécifiques. Cela vous permet de contrôler quels utilisateurs ont accès à chaque module de recherche juridique.Sélectionnez les membres de l'équipe
Depuis l’onglet Team Members, cochez les cases à côté des membres de l’équipe auxquels vous souhaitez attribuer des modules. Une barre d’outils apparaît en bas indiquant le nombre de membres sélectionnés.
Sélectionnez les modules
Dans la boîte de dialogue Assign packages, cochez les cases à côté des modules que vous souhaitez attribuer aux membres sélectionnés. La boîte de dialogue indique combien de licences sont disponibles pour chaque module.
Vous ne pouvez attribuer des modules que si vous avez des licences disponibles. Achetez des licences supplémentaires depuis l’onglet Subscription si nécessaire.
Bonnes pratiques
Organisez votre équipe en groupes dès le début
Organisez votre équipe en groupes dès le début
Créez des groupes d’utilisateurs lors de l’intégration de votre équipe. Cela facilite le partage de ressources avec les bonnes personnes dès le départ, plutôt que d’ajouter des individus un par un ultérieurement.
Utilisez des noms de projet descriptifs
Utilisez des noms de projet descriptifs
Lors du partage de projets, utilisez des noms clairs qui indiquent l’objectif du projet. Par exemple : « Acme Corp - Due Diligence 2026 » ou « Recherche en droit du travail Q1. »
Adaptez les groupes à votre organisation
Adaptez les groupes à votre organisation
Créez des groupes qui reflètent le fonctionnement réel de votre équipe — par domaine de pratique, bureau, niveau d’ancienneté ou équipe de projet. Cela rend les décisions de partage intuitives.
Révisez régulièrement les accès
Révisez régulièrement les accès
Examinez périodiquement qui a accès aux ressources partagées. Retirez les membres d’équipe ou les groupes qui n’ont plus besoin d’accès pour maintenir une sécurité appropriée de l’information.
Utilisez le bon niveau de permission
Utilisez le bon niveau de permission
Partagez avec View lorsque les collègues ont juste besoin d’utiliser une ressource. Utilisez Edit lorsqu’ils doivent la modifier et la partager. Réservez Admin aux copropriétaires qui doivent pouvoir gérer et supprimer.