Lorsqu’un utilisateur bénéficie à la fois d’un partage direct et d’un partage via un groupe, le niveau le plus élevé l’emporte. Consulter ne rétrograde pas un Modifier accordé par un groupe. Pour restreindre l’accès, retirez l’utilisateur du groupe.
Ce que vous pouvez partager
| Ressource | Où trouver Partager | Notes |
|---|---|---|
| Projet | Accueil → menu du projet → Partager, ou à l’intérieur du projet. | Partager un projet donne accès à tout ce qu’il contient (chats, documents, Reviews, Discoveries). |
| Chat | Dans le chat → bouton Partager. | Les destinataires doivent déjà avoir accès au projet parent. |
| Modèle de Review | Modèles → éditeur de modèle → Partager. | Indépendant du projet. Suit l’utilisateur dans chaque projet. |
| Modèle de Discovery | Modèles → éditeur de modèle → Partager. | Indépendant du projet. |
| Assistant | Modèles → éditeur d’Assistant → Partager. | Indépendant du projet. |
| Workflow | Modèles → éditeur de Workflow → Partager. | Indépendant du projet. Les destinataires doivent également avoir accès aux Assistants utilisés par le Workflow. |
| Document | Panneau Documents → menu fichier → Partager. | Les destinataires doivent déjà avoir accès au projet parent. |
Qui peut partager quoi
Une règle simple : le propriétaire d’une ressource peut la partager. Le propriétaire peut accorder des droits Modifier ou Admin à d’autres personnes, qui peuvent ensuite partager à leur tour.Votre rôle dans l’équipe (Admin, Membre) ne détermine pas les droits de partage. Le partage est contrôlé par les autorisations de chaque ressource individuelle.
Trois façons d’accorder l’accès
Utilisateurs individuels
Utilisateurs individuels
Sélectionnez des collègues spécifiques par nom ou par e-mail. Utile pour une collaboration ponctuelle.
Groupes d'utilisateurs
Groupes d'utilisateurs
Partagez avec un groupe nommé (« Corporate Law », « Berlin Office », « Associates »). Chaque membre du groupe obtient l’accès. Les nouveaux membres du groupe obtiennent automatiquement l’accès. Voir Gestion d’équipe pour créer des groupes.
Toute l'équipe / organisation
Toute l'équipe / organisation
Définissez l’Accès général sur Tout le monde dans l’équipe. N’importe qui dans votre cabinet peut trouver et utiliser la ressource sans que vous l’ajoutiez individuellement. Utile pour les modèles standardisés par le cabinet.
Niveaux d’autorisation
| Autorisation | Permet |
|---|---|
| Consulter | Utiliser la ressource : ouvrir le chat, exécuter le modèle, consulter le document. Aucune modification. |
| Modifier | Tout ce que permet Consulter, plus modifier la ressource et la partager davantage. |
| Admin | Contrôle total : modifier, partager et supprimer. |
Partager, étape par étape
Cliquez sur Partager sur la ressource
Le bouton Partager se trouve sur chaque ressource partageable, dans les barres d’outils, sur les cartes et dans les éditeurs.
Définir l'accès général (facultatif)
La liste déroulante Accès général définit la valeur par défaut pour l’ensemble du cabinet :
- Uniquement les personnes invitées : seules les personnes que vous ajoutez explicitement peuvent accéder.
- Tout le monde dans l’équipe : n’importe qui dans le cabinet peut accéder sans être ajouté.
Ajouter des personnes ou des groupes spécifiques
Saisissez un nom, un e-mail ou un groupe dans le champ Partager avec. Les résultats correspondants apparaissent au fur et à mesure de la saisie.
Définir le niveau d'autorisation
Sélectionnez Consulter, Modifier ou Admin dans la liste déroulante à côté du champ de recherche avant de cliquer sur Ajouter.
Règles particulières
Certains types de ressources ont des règles supplémentaires à connaître.Les chats nécessitent leur projet parent
Les chats nécessitent leur projet parent
Un chat est lié à un projet. Partager un chat avec quelqu’un qui n’a pas accès au projet parent ne sert à rien. Partagez d’abord le projet, puis le chat.
Les Workflows nécessitent leurs Assistants
Les Workflows nécessitent leurs Assistants
Un Workflow qui utilise trois Assistants requiert que le destinataire ait accès aux trois (sauf si les Assistants sont publics). Libra vous avertit lorsque ce n’est pas le cas.
Les modèles suivent l'utilisateur
Les modèles suivent l'utilisateur
Les modèles ne sont pas liés à un projet. Une fois que vous partagez un modèle de Review avec un collègue, il apparaît dans sa bibliothèque de Modèles dans chaque projet dans lequel il travaille.
Les documents suivent le partage du projet par défaut
Les documents suivent le partage du projet par défaut
Un document dans un projet partagé est visible par tous ceux qui ont accès au projet. Vous pouvez également partager un document individuel avec des personnes à l’intérieur du projet pour un contrôle plus précis, mais vous ne pouvez pas partager un document avec quelqu’un qui n’est pas dans le projet.
Supprimer l’accès
Modifier inclut discrètement le droit de repartager. Pour permettre à un collègue d’utiliser un modèle sans le redistribuer, accordez Consulter. Seuls Admin et Modifier déverrouillent le Partage.
Conseils pour un partage maîtrisé
Privilégier les groupes d'utilisateurs plutôt que les individus
Privilégier les groupes d'utilisateurs plutôt que les individus
Le partage par groupes s’adapte à la croissance de votre équipe. Le partage individuel implique une maintenance manuelle à chaque fois que quelqu’un rejoint ou quitte l’équipe.
Utiliser l'accès général pour les ressources partagées par tout le cabinet
Utiliser l'accès général pour les ressources partagées par tout le cabinet
Les modèles NDA standard, les politiques standard, l’Assistant de style maison du cabinet : ce sont de bons candidats pour Tout le monde dans l’équipe. Réservez l’accès sur invitation pour les dossiers sensibles.
Réserver la permission Admin aux co-propriétaires
Réserver la permission Admin aux co-propriétaires
Admin permet à quelqu’un de supprimer la ressource. Accordez-le aux personnes que vous souhaiteriez véritablement comme co-propriétaires, comme votre collègue responsable de groupe de pratique ou l’associé avec lequel vous collaborez sur un dossier, et non de manière anodine.
Auditer les partages périodiquement
Auditer les partages périodiquement
Une fois par trimestre, ouvrez Accueil, parcourez vos projets partagés et consultez Qui a accès. Retirez les personnes qui ont quitté le cabinet, l’équipe ou le dossier.
Le partage entre cabinets n'est pas possible
Le partage entre cabinets n'est pas possible
Tout le partage est limité à votre cabinet/équipe. Pour collaborer avec des conseils externes, la solution la plus simple est d’exporter le travail pertinent en PDF ou en document Word.
Étapes suivantes
Gestion d'équipe
Créer des groupes d’utilisateurs et gérer les rôles.
Projets
La ressource que vous partagerez le plus souvent.