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Sept types d’éléments peuvent être partagés dans Libra : les projets, les chats, les Playbooks, les modèles de Discovery, les Assistants, les Workflows et les bases de données. Le modèle est le même dans tous les cas — un paramètre Accès général qui couvre l’ensemble de la ressource, plus une liste explicite de personnes et de groupes, chacun disposant d’un niveau d’autorisation.

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Avant de commencer

Le partage fait partie du forfait Team. Sans celui-ci, l’action Partager est verrouillée plutôt que masquée : sur un projet, un chat ou un Playbook, par exemple, elle s’affiche sous la forme d’un cadenas accompagné d’une infobulle invitant à changer de forfait et ne s’ouvre jamais, tandis que sur une base de données, la boîte de dialogue s’ouvre bien mais une invitation à changer de forfait remplace les commandes. Les équipes en période d’essai peuvent bénéficier des fonctionnalités d’équipe activées à titre d’aperçu. Consultez Abonnement pour savoir ce que couvre le forfait.
Mascotte Libra en présentation
Lorsqu’une personne atteint une ressource par deux voies à la fois — directement et via un groupe — c’est l’autorisation la plus élevée qui l’emporte. Ajouter un partage en Lecture seule ne la fera pas redescendre d’une Modification accordée par un groupe. Pour restreindre son accès, retirez-la du groupe.

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Ce que vous pouvez partager

Pour les quatre types de modèles, Mettre en favori et partager des modèles détaille plus précisément le versant bibliothèque de la question.

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Qui peut partager quoi

Le propriétaire d’une ressource peut toujours la partager. Pour tous les autres, le droit de partage découle de l’autorisation que vous détenez sur cette ressource précise :
  • Accès complet — partagez avec n’importe qui à n’importe quel niveau, et modifiez ou révoquez n’importe quel partage sur la ressource.
  • Modification — partagez à votre tour, mais uniquement jusqu’au niveau Modification. Vous ne pouvez pas accorder l’Accès complet, ni intervenir sur une personne qui le détient déjà.
  • Lecture seule — aucun partage possible.
Votre rôle dans l’équipe (Propriétaire, Administrateur, Membre) n’accorde aucun droit sur une ressource individuelle — cela relève des autorisations propres à la ressource. Il influe en revanche sur le sélecteur : les administrateurs d’équipe peuvent partager avec n’importe quel groupe d’utilisateurs du cabinet, tandis que les autres ne voient que les groupes auxquels ils appartiennent.

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Trois façons d’accorder l’accès

Sélectionnez des collègues précis par nom ou par e-mail. Utile pour une collaboration ponctuelle.
Partagez avec un groupe nommé (« Corporate Law », « Berlin Office », « Associates »). Chaque membre obtient l’accès, et toute personne qui rejoint le groupe par la suite en hérite automatiquement. Consultez Gestion d’équipe pour créer des groupes.
Ouvrez Accès général. La valeur par défaut est Uniquement les personnes invitées ; l’autre option ouvre la ressource à l’ensemble de votre cabinet sans nommer personne. Sur la plupart des ressources, cette option s’intitule Tout le monde dans l’équipe — sur un chat, elle s’intitule Tout le monde dans le projet, car un chat ne peut jamais aller plus loin que le projet dans lequel il se trouve. Idéal pour les modèles que le cabinet a standardisés.
Vous pouvez combiner les trois. Un Playbook peut être défini sur Tout le monde dans l’équipe en Lecture seule, avec la Modification pour le groupe de pratique qui l’entretient.

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Niveaux d’autorisation

Les commandes de partage formulent ces trois mêmes niveaux un peu différemment : dans la liste déroulante lorsque vous ajoutez une personne, ainsi qu’à côté de chaque nom dans Qui a accès, ils s’intitulent Peut consulter, Peut modifier et Accès complet.

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Partager, étape par étape

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Ouvrir la boîte de dialogue Partager

Utilisez le point d’entrée Partager correspondant à ce type de ressource dans le tableau ci-dessus. La boîte de dialogue comporte trois parties, de haut en bas : Partager avec, Accès général et Qui a accès.Boîte de dialogue Partager avec les sections Partager avec, Accès général et Qui a accès
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Ajouter les personnes et les groupes

Saisissez un nom, une adresse e-mail ou un nom de groupe dans Partager avec. Les correspondances apparaissent au fur et à mesure de la saisie, et chaque élément que vous sélectionnez devient une puce dans le champ — la liste reste ouverte, ce qui vous permet d’enchaîner plusieurs destinataires.
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Choisir l'autorisation et cliquer sur Ajouter

Choisissez Peut consulter, Peut modifier ou Accès complet dans la liste déroulante à côté du champ, puis cliquez sur Ajouter. Vous ne pouvez proposer que des niveaux inférieurs ou égaux au vôtre : la liste déroulante d’une personne disposant du droit de modification s’arrête donc à Peut modifier.Il n’y a pas d’étape d’enregistrement distincte : le partage prend effet pour toutes les personnes présentes dans le champ dès que vous cliquez sur Ajouter.
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Définir l'accès général (facultatif)

Laissez le paramètre sur Uniquement les personnes invitées pour réserver la ressource à la liste nominative, ou basculez-le sur Tout le monde dans l’équipe (Tout le monde dans le projet pour un chat) pour l’ouvrir. Un partage à l’échelle de l’équipe apparaît dans la liste ci-dessous sous la forme Tous dans suivi du nom de votre cabinet.
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Vérifier Qui a accès

Qui a accès donne la vue complète : le propriétaire, chaque personne nommée, chaque groupe et le partage à l’échelle de l’équipe si vous en avez défini un. La ligne d’un groupe indique le nombre de personnes qu’il couvre et se déploie pour les énumérer. Pour modifier l’accès d’une personne, ouvrez la liste déroulante sur sa ligne et choisissez un autre niveau.Liste Qui a accès avec un groupe d'utilisateurs déployé affichant ses membres

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Lorsque le destinataire n’a pas encore accès au projet

Les chats sont le seul cas où le partage exige une seconde décision. Si vous ajoutez une personne qui ne peut pas atteindre le projet du chat, Libra la signale — « Cet utilisateur a d’abord besoin d’un accès au projet » — et, si vous êtes autorisé à gérer le partage de ce projet, vous propose de régler les deux à la fois : confirmez Accorder l’accès au projet et partager et la personne reçoit le projet et le chat ensemble. Si vous ne pouvez pas gérer le partage du projet, Libra vous invite plutôt à contacter le propriétaire du projet ou une personne disposant du droit de modification. Un chat qui ne se trouve pas dans un projet ne peut pas être partagé du tout. La boîte de dialogue l’indique, et il suffit d’ajouter le chat à un projet pour le débloquer.

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Règles particulières

Quelques types de ressources obéissent à des règles supplémentaires qu’il vaut mieux connaître.
Partager un projet ne transmet pas les chats qu’il contient. Les collègues présents dans un projet partagé en voient les Fichiers projet, les Reviews et les Discoveries, mais les chats de chacun restent les siens tant qu’ils ne sont pas partagés explicitement. Consultez Historique des Chats.
Un Workflow qui appelle trois Assistants ne peut être partagé qu’avec une personne capable d’atteindre les trois. S’il en manque un, Libra refuse le partage et nomme les Assistants qui le bloquent, afin que vous puissiez les partager d’abord. Les Assistants fournis avec Libra ne bloquent jamais un partage.L’inverse est vrai également : révoquer le partage d’un Assistant dont dépendent des Workflows partagés vous demande une confirmation, car ces Workflows le perdront.
Les Playbooks, les modèles de Discovery, les Assistants et les Workflows ne sont pas limités à un projet. Une fois que vous en partagez un avec un collègue, il apparaît dans sa bibliothèque de Modèles dans chaque projet où il travaille.
Les fichiers d’un projet sont visibles par toutes les personnes ayant accès à ce projet. Les fichiers ne se partagent pas un par un — pour changer qui peut les consulter, modifiez les personnes avec lesquelles le projet est partagé.
Une base de données ne se trouve pas à l’intérieur d’un projet : l’accès à un projet n’accorde donc rien sur elle, et inversement. Elle porte sa propre liste, et lorsqu’une base de données est partagée avec vous, votre rôle sur celle-ci — Lecteur, Éditeur ou Administrateur — est indiqué dans le navigateur de bases de données et détermine si vous pouvez ajouter ou supprimer des documents. Consultez Bases de données.

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Supprimer l’accès

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Ouvrir la boîte de dialogue Partager

Cliquez sur Partager sur la ressource et repérez la personne, le groupe ou le partage à l’échelle de l’équipe sous Qui a accès.
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Ouvrir la liste déroulante sur sa ligne

La commande qui sert à modifier son autorisation contient également Supprimer, décrit comme Supprimer l’accès.
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Confirmer

L’accès est révoqué immédiatement. Si la modification devait supprimer ou réduire votre propre accès — parce que vous retirez un groupe dont vous faites partie, par exemple — Libra vous demande d’abord de confirmer.
Retirer une personne d’un projet lui enlève tout ce à quoi elle accédait par ce biais : les fichiers projet, les Reviews et les Discoveries, ainsi que tous les chats de ce projet qui lui avaient été partagés.
Mascotte Libra l'air inquiète
La Modification comporte discrètement le droit de repartager. Si vous souhaitez qu’un collègue utilise un Playbook sans le redistribuer, accordez-lui la Lecture seule — c’est le seul niveau qui ne permet pas de transmettre la ressource.

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Conseils pour un partage maîtrisé

Le partage par groupes s’adapte à la croissance du cabinet. Les partages individuels imposent une maintenance manuelle à chaque arrivée ou départ.
Les Playbooks NDA standard, les politiques standard, l’Assistant de style maison du cabinet : autant de bons candidats pour Tout le monde dans l’équipe. Réservez l’accès sur invitation aux dossiers sensibles.
L’Accès complet permet de supprimer la ressource et de réécrire l’intégralité de sa liste d’accès. Accordez-le aux personnes que vous qualifieriez véritablement de copropriétaires — un collègue responsable de groupe de pratique, l’associé avec lequel vous codirigez un dossier — et non à la légère.
Une fois par trimestre, ouvrez le volet latéral des projets et lisez l’étiquette d’accès de chaque carte (Moi uniquement, Tous dans votre cabinet, Lecture seule). Tout ce qui paraît plus large que le dossier ne le justifie mérite d’ouvrir Qui a accès et d’élaguer les personnes qui ont quitté le cabinet, l’équipe ou le dossier.
Tout partage est limité à votre propre équipe. Pour transmettre du travail à un conseil externe, exportez-le — les chats s’exportent en PDF ou en Word.

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Étapes suivantes

Gestion d'équipe

Créez des groupes d’utilisateurs et gérez les rôles.

Projets

La ressource que vous partagerez le plus souvent.