Domaines de pratique et tags

Une bibliothèque de modèles n’est utile que dans la mesure où elle est facile à parcourir. Les Domaines de pratique regroupent les modèles par domaine juridique à partir d’une liste prédéfinie. Les Tags personnalisés ajoutent vos propres dimensions : types de fichiers, juridictions, codes internes — tout ce qui rend la bibliothèque utile pour votre cabinet.

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Pourquoi deux systèmes

Les domaines de pratique constituent le classeur commun à l’ensemble du cabinet. Chaque modèle peut appartenir à exactement un domaine (M&A, Droit du travail, Conformité & Risque, Contentieux), et la liste est fixe dans tout le cabinet, ce qui évite toute divergence entre les équipes. Les tags sont les étiquettes que vous apposez sur chaque fichier. Ils sont libres, vous les créez vous-même, et un modèle peut en avoir autant que vous le jugez utile. Les deux systèmes fonctionnent dans des directions différentes : le domaine de pratique répond à la question « quel type de travail est-ce ? », le tag répond à « qu’est-ce qui est spécifique à ce modèle ? », comme NDA, Anglais, droit allemand, ou un code client interne. La liste complète des domaines de pratique est gérée de manière centralisée ; votre administrateur de cabinet peut proposer des ajouts si un domaine pertinent est manquant :

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Les tags en pratique

Les tags se trouvent dans l’en-tête de l’éditeur de chaque modèle. Ouvrez un modèle, saisissez dans le champ Tags, et Libra vous suggère les tags déjà utilisés par votre équipe ; c’est le moyen le plus simple de maintenir un vocabulaire cohérent. Si rien ne convient, vous créez un nouveau tag qui s’ajoute à la liste de suggestions pour tous les autres membres. Une fois enregistrés, les tags apparaissent sous forme de pastilles sur la carte du modèle et deviennent consultables et filtrables dans toute la bibliothèque. Le filtrage combine les axes. La barre latérale de filtres sur la page des Modèles vous permet de sélectionner un domaine de pratique comme premier critère (tout ce qui est étiqueté Droit du travail), puis d’affiner avec des tags (et étiqueté NDA, et étiqueté Anglais) ; plusieurs tags se combinent avec ET. Il existe également un filtre par auteur pour les modèles créés par moi / par des collègues / par l’équipe centrale du cabinet. Le bouton Effacer tous les filtres réinitialise la vue. La méthode qui fonctionne en pratique : utilisez les domaines de pratique comme axe principal, car ils sont stables et cohérents dans tout le cabinet ; ils vous offrent un premier tri fiable, même lorsque vous ne vous souvenez pas du nom exact d’un modèle. Utilisez les tags pour les dimensions que les domaines de pratique ne couvrent pas (type de document, juridiction, langue, code client), et évitez de tagger ce qui figure déjà dans le nom du modèle. Si un modèle s’appelle « Vérification de cohérence des NDA », vous n’avez pas besoin d’un tag vérification.

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Renommer et fusionner des tags

Si votre bibliothèque est devenue quelque peu désordonnée et que vous souhaitez la réorganiser : Pour un nettoyage au quotidien en tant qu’utilisateur régulier, la méthode la plus efficace est la suivante :

1. Filtrer la bibliothèque par le tag en double.
2. Ouvrir chaque modèle et remplacer le doublon par la version canonique.
3. Le tag orphelin cesse d’apparaître dans la liste de filtres dès qu’aucun modèle ne l’utilise.

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Conseils pour un système de tags évolutif

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