I filtri per tag si combinano con AND, non con OR; NDA + English mostra solo i Modelli con entrambi. Per NDA OR English, eseguire due ricerche filtrate separate.
Perché due sistemi
Le Aree di pratica sono il classificatore comune all’intero studio. Ogni Modello può appartenere a esattamente una (M&A, Employment Law, Compliance & Risk, Litigation), e l’elenco è fisso per tutto lo studio così da evitare discrepanze tra i team. I tag sono le etichette che si applicano ai singoli file. Sono liberi, si creano autonomamente e un Modello può averne quanti se ne trovano utili. I due sistemi operano in direzioni diverse: l’area di pratica risponde alla domanda «che tipo di lavoro è questo?», il tag risponde a «cosa c’è di specifico in questo?», come NDA, English, German law, o un codice cliente interno. L’elenco completo delle aree di pratica è gestito centralmente; l’amministratore dello studio può suggerire integrazioni se un’area rilevante mancasse:| Area di pratica | Utilizzo tipico |
|---|---|
| M&A | Documenti di acquisizione, contratti di compravendita di azioni, playbook di due diligence. |
| Employment Law | Contratti di lavoro, accordi di separazione, policy HR. |
| Compliance & Risk | Analisi GDPR, verifiche anti-corruzione, requisiti normativi. |
| Litigation | Atti processuali, analisi delle prove, riassunti dei testimoni. |
| Corporate | Statuti societari, accordi tra azionisti, delibere del consiglio di amministrazione. |
| Real Estate | Contratti di locazione, contratti di compravendita immobiliare, servitù. |
| Tax | Pareri fiscali, prezzi di trasferimento, conformità IVA. |
| Intellectual Property | Valutazioni di marchi e brevetti, contratti di licenza. |
| General | Per tutto ciò che non rientra in un’area di pratica specifica. |
Il tagging nella pratica
I tag si trovano nell’intestazione dell’editor di ogni Modello. Aprire un Modello, digitare nel campo Tag e Libra suggerisce i tag già utilizzati dal team; è il modo più semplice per mantenere un vocabolario coerente. Se nessuno si adatta, è possibile creare un nuovo tag che si aggiungerà all’elenco dei suggerimenti per tutti gli altri. Una volta salvati, i tag appaiono come etichette sulla scheda del Modello e diventano ricercabili e filtrabili nell’intera libreria. Il filtraggio combina assi. La barra laterale dei filtri nella pagina Modelli consente di selezionare un’area di pratica come primo criterio (tutto ciò che ha il tag Employment Law), quindi di restringere con i tag (e con il tag NDA, e con il tag English); più tag si combinano con AND. È disponibile anche un filtro per autore, per Modelli creati da me / dai colleghi / dal team centrale dello studio. Il pulsante Cancella tutti i filtri ripristina la visualizzazione. Lo schema che funziona nella pratica: usare le aree di pratica come asse primario, poiché sono stabili e coerenti in tutto lo studio; offrono un primo filtro affidabile anche quando non si ricorda il nome esatto di un Modello. Usare i tag per le dimensioni che le aree di pratica non coprono (tipo di documento, giurisdizione, lingua, codice cliente) e non aggiungere tag per cose già presenti nel nome del Modello. Se un Modello si chiama «NDA Consistency Check», non è necessario un tag check.Rinominare e unire i tag
Se la libreria è diventata un po’ caotica e si vuole fare ordine:La gestione dei tag è a livello di studio. L’amministratore dello studio può rinominare i tag, unire i tag duplicati ed eliminare quelli non utilizzati dalle impostazioni di amministrazione dello studio.
- Filtrare la libreria per il tag duplicato.
- Aprire ogni Modello e sostituire il duplicato con la versione canonica.
- Il tag orfano smette di apparire nell’elenco dei filtri una volta che nessuno lo utilizza più.
Suggerimenti per un sistema di tag scalabile
Concordare un vocabolario di tag con il team
Concordare un vocabolario di tag con il team
Il primo mese con i tag personalizzati è quando si stabiliscono i pattern. Dedicare 30 minuti per decidere quali tag utilizzeranno tutti (giurisdizione, tipo di contratto, cliente) e scrivere l’elenco in un posto condiviso.
Usare il plurale in modo coerente
Usare il plurale in modo coerente
Decidere se i tag saranno NDA o NDAs, Lease o Leases, e mantenerlo.
Evitare tag che abbiano lo stesso significato dell'area di pratica
Evitare tag che abbiano lo stesso significato dell'area di pratica
Non aggiungere il tag M&A a ogni Modello M&A; l’area di pratica lo fa già.
Non costruire una gerarchia con i tag
Non costruire una gerarchia con i tag
Se si cerca di creare tag padre/figlio, il sistema non è progettato per questo. Usare l’area di pratica per la dimensione padre e i tag per quella figlio.
Prossimi passi
Preferiti e condivisione
Promuovere i Modelli a preferiti e condividerli con il team.
Informazioni sui Modelli
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