In Libra is uw organisatie de gedeelde werkruimte van uw team. U kunt bronnen delen met uw hele team, specifieke gebruikersgroepen of individuele collega’s — zodat u volledige controle heeft over wie wat ziet.
Teambeheer- en deelfuncties zijn beschikbaar in het Teams-abonnement.
Rollen en machtigingen
Elk teamlid heeft een rol die bepaalt wat zij in Libra kunnen doen.| Rol | Machtigingen |
|---|---|
| Owner | Volledige toegang tot alles, inclusief teaminstellingen, facturering en gebruikersbeheer |
| Admin | Volledige toegang tot teaminstellingen, kan gebruikers beheren, licenties toewijzen, gebruikersgroepen aanmaken en beheren en organisatie-instellingen configureren |
| Member | Persoonlijke inhoud aanmaken en beheren, gedeelde bronnen gebruiken en samenwerken binnen gedeelde projecten. Geen toegang tot teaminstellingen |
Gebruikersrollen wijzigen
Admins kunnen de rol van elk teamlid wijzigen tussen Admin en Member.Open de pagina Team Members
Klik op uw profielfoto in de linkerbenedenhoek.
Open het gebruikersmenu
Zoek het teamlid waarvan u de rol wilt wijzigen. Klik op het drie-puntenmenu (…) aan de rechterkant van hun rij.
Selecteer de nieuwe rol
In het dialoogvenster Change Role ziet u de huidige rol van de gebruiker. Gebruik de dropdown New Role om de nieuwe rol (Admin of Member) te selecteren.
Gebruikersgroepen
Gebruikersgroepen stellen u in staat teamleden te organiseren in benoemde groepen voor eenvoudiger delen. In plaats van personen één voor één toe te voegen, kunt u een project of template in één keer met een hele groep delen.- Praktijkgebieden: “Arbeidsrecht”, “Ondernemingsrecht”, “Belasting”
- Rollen: “Advocaat-stagiaires”, “Partners”, “Juridisch medewerkers”
- Teams: “Kantoor Berlijn”, “Due Diligence Team”
Alleen Admins en Owners kunnen gebruikersgroepen aanmaken en beheren. Alle teamleden kunnen de groepen zien waartoe zij behoren.
Een gebruikersgroep aanmaken
Configureer de groep
Voer een Naam in voor de groep (verplicht) en een optionele Beschrijving (maximaal 500 tekens). Selecteer teamleden om toe te voegen door de vakjes naast hun namen aan te vinken. U kunt het zoekveld gebruiken om specifieke leden te vinden.
Gebruikersgroepen beheren
Vanuit het tabblad User Groups kunt u:- Groepsleden bekijken: Klik op de uitklappijl naast een groepsnaam om alle leden te zien
- Leden verwijderen: Admins kunnen op het verwijdericoon naast een lid klikken
- Een groep verlaten: Als u lid bent, klik op Leave group naast uw eigen naam
- Een groep bewerken of verwijderen: Klik op het drie-puntenmenu (…) op de groepsrij
Bronnen delen
U kunt projecten, chats, workflows, review-templates, discovery-templates en assistenten delen met uw team.Delen moet zijn ingeschakeld voor uw team. Als u geen deelopties ziet, neem dan contact op met uw teamadministrator.
Wie kan delen
Alleen de eigenaar (maker) van een bron kan deze aanvankelijk delen. De eigenaar kan vervolgens Edit- of Admin-machtiging aan anderen verlenen, waardoor die gebruikers de bron verder kunnen delen.Uw teamrol (Admin, Member) bepaalt niet of u een bron kunt delen. Delen wordt bepaald door de machtigingen op elke individuele bron.
Met wie u kunt delen
Bronnen kunnen worden gedeeld met drie typen ontvangers, allemaal binnen hetzelfde team:| Delen met | Beschrijving |
|---|---|
| Individuele gebruikers | Specifieke teamleden die u kiest |
| Gebruikersgroepen | Alle leden van de geselecteerde groep(en) krijgen toegang |
| Heel het team | Alle teamleden hebben toegang tot de bron |
Delen tussen teams is niet mogelijk. Alle delingen zijn beperkt tot uw team.
Hoe te delen
Elke deelbare bron heeft een Share-knop. Door erop te klikken opent u de deelopties.
Voeg personen of groepen toe
Typ in het veld Share with een naam, e-mailadres of groepsnaam. Overeenkomende resultaten verschijnen terwijl u typt.
Stel het machtigingsniveau in
Selecteer vóór het klikken op Add het machtigingsniveau uit de lijst naast het zoekveld.
Klik op Add
Klik op Add om toegang te verlenen. De persoon of groep verschijnt in de sectie Who has access hieronder.
Stel General access in en bekijk wie toegang heeft
Gebruik de instelling General access om de standaardzichtbaarheid voor uw hele team te beheren:
- Everyone in the team: Alle teamleden hebben toegang tot de bron zonder individueel te worden toegevoegd
- Only people invited: Alleen personen en groepen die u expliciet toevoegt hebben toegang
Machtigingsniveaus
Bij het delen kiest u welk toegangsniveau u verleent:| Machtiging | Wat het toestaat |
|---|---|
| View | De bron bekijken, voorvertonen en downloaden |
| Edit | Alles van View, plus de bron bewerken en delen met anderen |
| Admin | Volledige controle — bewerken, delen en de bron verwijderen |
Speciale regels voor delen
Chats
Chats
Chats moeten zich in een project bevinden om deelbaar te zijn. De persoon of groep waarmee u deelt, moet al toegang hebben tot het bovenliggende project. Deel eerst het project en deel daarna de chat.
Workflows
Workflows
Bij het delen van een workflow moet de ontvanger toegang hebben tot alle assistenten die in de workflow worden gebruikt — tenzij die assistenten openbaar zijn.
Toegang verwijderen
Om iemands toegang tot een gedeelde bron te verwijderen, klik op Share bij de bron en klik op het verwijdericoon naast hun naam of groep in de sectie Who has access.
Pakketten toewijzen aan teamleden
Als uw organisatie Otto Schmidt onderzoeksmodules heeft aangeschaft, kunnen admins deze pakketten toewijzen aan specifieke teamleden. Hiermee kunt u bepalen welke gebruikers toegang hebben tot elke juridische onderzoeksmodule.Selecteer teamleden
Vink op het tabblad Team Members de vakjes aan naast de teamleden aan wie u pakketten wilt toewijzen. Een werkbalk verschijnt onderaan met het aantal geselecteerde leden.
Selecteer pakketten
Vink in het dialoogvenster Assign packages de vakjes aan naast de pakketten die u wilt toewijzen aan de geselecteerde leden. Het dialoogvenster toont hoeveel licenties beschikbaar zijn voor elk pakket.
U kunt alleen pakketten toewijzen als u beschikbare licenties heeft. Koop indien nodig extra licenties via het tabblad Subscription.
Beste praktijken
Organiseer uw team vroeg in groepen
Organiseer uw team vroeg in groepen
Stel gebruikersgroepen in bij het onboarden van uw team. Dit maakt het eenvoudig om bronnen vanaf het begin met de juiste mensen te delen, in plaats van later personen één voor één toe te voegen.
Gebruik beschrijvende projectnamen
Gebruik beschrijvende projectnamen
Gebruik bij het delen van projecten duidelijke namen die het doel van het project aangeven. Bijvoorbeeld: “Acme Corp - Due Diligence 2026” of “Arbeidsrecht Onderzoek Q1.”
Stem groepen af op uw organisatie
Stem groepen af op uw organisatie
Maak groepen die weerspiegelen hoe uw team daadwerkelijk werkt — per praktijkgebied, kantoor, senioriteit of projectteam. Dit maakt deelbeslissingen intuïtief.
Controleer regelmatig de toegang
Controleer regelmatig de toegang
Controleer periodiek wie toegang heeft tot gedeelde bronnen. Verwijder teamleden of groepen die geen toegang meer nodig hebben om de juiste informatiebeveiliging te handhaven.
Gebruik het juiste machtigingsniveau
Gebruik het juiste machtigingsniveau
Deel met View wanneer collega’s een bron alleen hoeven te gebruiken. Gebruik Edit wanneer zij de bron moeten wijzigen en delen. Reserveer Admin voor mede-eigenaren die moeten kunnen beheren en verwijderen.