Gebruikersgroepen werken gedeelde toegang met terugwerkende kracht bij. Voegt u een medewerker toe aan “Corporate Law”, dan ziet die persoon meteen elk project en elk sjabloon dat de groep heeft.
Gebruikersgroepen en delen binnen het team maken deel uit van het Team-abonnement. Op lagere abonnementen toont het tabblad Gebruikersgroepen een upgrademelding in plaats van de lijst — bij proefversies kan een voorbeeldweergave van de teamfuncties zijn ingeschakeld.
Teamprofiel
Op het tabblad Team in Instellingen bepaalt de teameigenaar hoe het kantoor er in Libra uitziet. Alleen de eigenaar kan bewerken; beheerders en leden zien dezelfde velden, grijs weergegeven.Teamafbeelding
Teamafbeelding
Klik op de avatar om een logo of kantoorfoto te uploaden (GIF, WebP, JPEG of PNG). Deze staat voor uw kantoor overal waar Libra het team toont in plaats van een persoon — het meest zichtbaar op het toegangslabel van projecten die met iedereen zijn gedeeld. Klik op Verwijderen om terug te vallen op de standaardafbeelding.
Teamnaam
Teamnaam
De weergavenaam van het kantoor. Dit is de naam in het toegangslabel op projecten die met het hele team zijn gedeeld (Iedereen bij Müller & Partner), dus kies de korte vorm die collega’s herkennen. Zolang deze niet is ingesteld, ziet de eigenaar hier de waarschuwing Bedrijfsnaam is nog niet ingesteld.
Rollen
Elk teamlid heeft een van drie rollen.
Uw teamrol staat los van de machtigingen op een afzonderlijk project of sjabloon — zie Delen en toegang.
Collega’s uitnodigen
Vereiste: u bent de eigenaar of een beheerder en uw abonnement heeft nog een vrije plek. Zijn er geen plekken meer, dan is de knop uitgeschakeld en legt deze uit waarom; koop eerst extra plekken via het tabblad Abonnement.1
Klik op Teamleden toevoegen
Rechtsboven op het tabblad Teamleden.
2
Voer de e-mailadressen in
Eén adres per rij, elk met een eigen rol — Beheerder of Lid. Nog een e-mailadres toevoegen voegt een rij toe, zodat u de hele praktijkgroep in één keer kunt uitnodigen.
3
Klik op Uitnodigingen verzenden
Iedere persoon ontvangt een e-mail met een deelnamelink. Totdat ze accepteren, staan ze onder Openstaande uitnodigingen onderaan het tabblad, met het label van de rol die u koos.
De rol van een teamlid wijzigen
Beheerders kunnen een lid promoveren tot beheerder of een beheerder terugzetten naar lid.1
Zoek het teamlid
Zoek de gebruiker op het tabblad Teamleden. Rol wijzigen… wordt alleen aangeboden voor personen die u kunt beheren — het verschijnt nooit in het rijmenu van de eigenaar, of in dat van uzelf.
2
Open het rijmenu en kies Rol wijzigen…
Klik op het driepuntjesmenu aan het einde van de rij.
3
Kies de nieuwe rol
Het dialoogvenster Rol wijzigen noemt de persoon en diens Huidige rol, en Nieuwe rol biedt de ene rol waarnaar u kunt wisselen — Beheerder voor een lid, Lid voor een beheerder — met daaronder de bevoegdheden van die rol. Klik op Rol wijzigen om te bevestigen; de nieuwe rol geldt direct.
Personen deactiveren en opnieuw activeren
Wanneer iemand het kantoor verlaat of langdurig met verlof gaat, gebruikt u Gebruiker deactiveren in hetzelfde rijmenu in plaats van de plek ongebruikt te laten: een gedeactiveerde gebruiker telt niet mee voor uw bezette plekken, zodat de licentie vrijkomt voor iemand anders. De rij blijft in de lijst staan met de markering Gedeactiveerd, en met Opnieuw activeren in het rijmenu zet u de persoon terug — zolang er een plek vrij is, want opnieuw activeren neemt er weer één in gebruik.Gebruikersgroepen
Gebruikersgroepen zijn benoemde lijsten van teamleden voor eenvoudiger delen. Deelt u een project met de groep “Corporate Law”, dan worden alle leden van die groep in één keer toegevoegd, en nieuwe leden worden automatisch toegevoegd zodra ze tot de groep toetreden.Alleen de eigenaar en beheerders kunnen gebruikersgroepen aanmaken, bewerken en verwijderen. Leden zien alleen de groepen waartoe ze behoren; Groep toevoegen is voor hen uitgeschakeld, met de tooltip Alleen beheerders kunnen groepen aanmaken en u eraan toevoegen, en de enige actie op hun eigen naam binnen een groep is Groep verlaten.
Veelgebruikte groepspatronen
Een gebruikersgroep aanmaken
1
Open het tabblad Gebruikersgroepen
Vanuit Team & Abonnement.
2
Klik op Groep toevoegen
Rechtsboven op de pagina.
3
Configureer de groep
4
Klik op Groep aanmaken
De groep is nu overal beschikbaar waar u een ontvanger voor delen kunt kiezen.
Een groep beheren
De lijst toont van elke groep de naam, de beschrijving, de avatars van de leden en wie de groep heeft aangemaakt. Een zoekveld erboven filtert op naam of beschrijving.Licenties voor onderzoeksdatabases toewijzen
Sommige content van juridische uitgevers wordt per persoon gelicentieerd in plaats van per kantoor, dus moet een beheerder de plekken uitdelen. Dit geldt voor Otto Schmidt-modules voor Duitse teams en Stämpfli-modules voor Zwitserse teams — heeft uw kantoor geen van beide, dan verschijnen de kolom Pakketten en de onderstaande stappen niet. Vereiste: u bent de eigenaar of een beheerder, en het kantoor heeft ten minste één pakket met een vrije licentie gekocht. Het tabblad Teamleden toont wat er per module over is, in de kaart Otto Schmidt-licenties (of Stämpfli-licenties) bovenaan.1
Selecteer leden
Vink op het tabblad Teamleden de selectievakjes aan van de leden aan wie u pakketten wilt toewijzen. Onderaan het scherm verschijnt een werkbalk die toont hoeveel leden zijn geselecteerd.
2
Klik op Pakketten toewijzen
In die werkbalk. Het dialoogvenster Pakketten toewijzen wordt geopend. Wilt u het voor één persoon doen, gebruik dan Licenties beheren… in diens rijmenu.
3
Kies de pakketten
Elk pakket toont hoeveel licenties er nog beschikbaar zijn. Vink de pakketten aan die u wilt toewijzen. Een pakket is grijs weergegeven wanneer er niet genoeg licenties zijn voor iedereen die u hebt geselecteerd.
4
Klik op Opslaan
De licenties worden onmiddellijk toegewezen en de geselecteerde leden kunnen die onderzoeksdatabases gebruiken.
Zonder vrije licenties is de knop Pakketten toewijzen uitgeschakeld en meldt deze dat u eerst pakketten moet aanschaffen. Koop er meer via het tabblad Abonnement.
Tips
Stel groepen in tijdens de onboarding
Stel groepen in tijdens de onboarding
De eerste maand is het moment waarop de groepsstructuur van een kantoor vast komt te liggen. Besteed aan het begin een uur aan het uitwerken van de juiste groepen, per praktijkgebied, per vestiging, per senioriteit, en u voorkomt maanden van ad-hoc individueel delen.
Laat groepen aansluiten op hoe het kantoor echt werkt
Laat groepen aansluiten op hoe het kantoor echt werkt
Een groep met de naam “M&A Berlin Associates 2025” is nuttiger dan “Groep A”. Namen moeten de werkelijke structuur weerspiegelen waarin uw kantoor opereert.
Controleer de toegang elk kwartaal
Controleer de toegang elk kwartaal
Stel een agendaherinnering in. Open gedeelde bronnen, bekijk Wie heeft toegang en verwijder iedereen die het kantoor of de zaak heeft verlaten.
Kies het juiste machtigingsniveau
Kies het juiste machtigingsniveau
Alleen bekijken voor collega’s die alleen raadplegen. Bewerken voor de mensen die de bron onderhouden. Volledige toegang is alleen voor mede-eigenaren; hiermee kan iemand de bron verwijderen. (In het deelmenu heten deze Kan bekijken, Kan bewerken en Volledige toegang.)
Deactiveer in plaats van plekken ongebruikt te laten
Deactiveer in plaats van plekken ongebruikt te laten
Een gedeactiveerde gebruiker bezet geen plek meer, dus bij een vertrek komt een licentie vrij zonder dat u er een extra hoeft te kopen.
Volgende stappen
Delen en toegang
Het volledige deelmodel.
Abonnement
Licenties en facturering beheren.