Voordat u begint
Delen maakt deel uit van het Team-abonnement. Zonder dat abonnement is de actie Delen vergrendeld in plaats van verborgen: op een project, een chat of een Playbook verschijnt deze bijvoorbeeld als een hangslot met een upgrade-tooltip en gaat nooit open, terwijl op een Database het venster wél opent en een Upgrade-prompt de bedieningselementen vervangt. Teams met een proefperiode kunnen teamfuncties als voorproef ingeschakeld hebben. Zie Abonnement voor wat het abonnement omvat.
Wanneer iemand een resource via twee routes tegelijk bereikt — direct en via een groep — wint de hoogste machtiging. Het toevoegen van een Alleen bekijken-share haalt iemand niet omlaag van een via de groep verkregen Bewerken. Wilt u iemand beperken, verwijder die persoon dan uit de groep.
Wat u kunt delen
Voor de vier sjabloontypen behandelt Sjablonen markeren en delen de bibliotheekkant hiervan in meer detail.
Wie wat kan delen
De eigenaar van een resource kan die altijd delen. Voor alle anderen komt het recht om te delen voort uit de machtiging die u op die specifieke resource heeft:- Volledige toegang — deel met iedereen op elk niveau, en wijzig of herroep elke share op de resource.
- Bewerken — deel verder, maar alleen tot en met Bewerken. U kunt geen Volledige toegang uitdelen, en u kunt niemand aanpassen die dat niveau al heeft.
- Alleen bekijken — helemaal geen delen.
Uw teamrol (Eigenaar, Beheerder, Lid) geeft geen rechten op een afzonderlijke resource — dat wordt bepaald door de eigen machtigingen van de resource. De rol beïnvloedt wel de kiezer: teambeheerders kunnen delen met elke gebruikersgroep in het kantoor, terwijl alle anderen alleen de groepen zien waartoe ze zelf behoren.
Drie manieren om toegang te verlenen
Individuele personen
Individuele personen
Kies specifieke collega’s op naam of e-mailadres. Handig voor eenmalige samenwerking.
Gebruikersgroepen
Gebruikersgroepen
Deel met een benoemde groep (“Corporate Law”, “Berlijn-kantoor”, “Associates”). Elk lid krijgt toegang, en wie later lid wordt van de groep, krijgt die automatisch. Zie Teambeheer voor het aanmaken van groepen.
Iedereen tegelijk
Iedereen tegelijk
Open Algemene toegang. De standaard is Alleen uitgenodigde personen; het alternatief stelt de resource open voor uw hele kantoor zonder iemand bij naam te noemen. Op de meeste resources heet die optie Iedereen in het team — op een chat heet die Iedereen in het project, omdat een chat nooit verder kan reiken dan het project waarin hij staat. Handig voor sjablonen waarop het kantoor heeft gestandaardiseerd.
Machtigingsniveaus
De deelbediening verwoordt dezelfde drie niveaus net iets anders: in de vervolgkeuzelijst wanneer u iemand toevoegt, en naast elke naam onder Wie heeft toegang, heten ze Kan bekijken, Kan bewerken en Volledige toegang.
Delen, stap voor stap
1
Open het venster Delen
Gebruik het Delen-startpunt voor dat resourcetype uit de tabel hierboven. Het venster heeft drie onderdelen, van boven naar beneden: Delen met, Algemene toegang en Wie heeft toegang.
2
Voeg de personen en groepen toe
Typ een naam, e-mailadres of groepsnaam in Delen met. Overeenkomsten verschijnen terwijl u typt, en elke keuze wordt een chip in het veld — de lijst blijft open, zodat u meerdere ontvangers achter elkaar kunt klaarzetten.
3
Kies de machtiging en klik op Toevoegen
Kies Kan bekijken, Kan bewerken of Volledige toegang in de vervolgkeuzelijst naast het veld en klik daarna op Toevoegen. U kunt alleen niveaus op of onder uw eigen niveau aanbieden, dus de vervolgkeuzelijst van een bewerker stopt bij Kan bewerken.Er is geen aparte opslagstap: iedereen in het veld wordt gedeeld op het moment dat u op Toevoegen klikt.
4
Stel Algemene toegang in (optioneel)
Laat deze op Alleen uitgenodigde personen staan om de resource te beperken tot de genoemde lijst, of zet deze op Iedereen in het team (Iedereen in het project bij een chat) om die open te stellen. Een teambrede share verschijnt in de lijst eronder als Iedereen in gevolgd door de naam van uw kantoor.
5
Controleer Wie heeft toegang
Wie heeft toegang is het volledige beeld: de eigenaar, elke genoemde persoon, elke groep en de teambrede share als u die heeft ingesteld. Een groepsrij toont hoeveel personen die omvat en klapt uit om ze op te sommen. Om iemand te wijzigen, opent u de vervolgkeuzelijst op de betreffende rij en kiest u een ander niveau.
Wanneer de ontvanger het project nog niet heeft
Chats zijn het enige geval waarin delen een tweede beslissing vraagt. Als u iemand toevoegt die het project van de chat niet kan bereiken, markeert Libra die persoon — “Deze gebruiker heeft eerst projecttoegang nodig” — en, als u het delen van dat project mag beheren, biedt Libra aan beide in één keer op te lossen: bevestig Projecttoegang verlenen en delen en de persoon krijgt het project en de chat samen. Kunt u het delen van het project niet beheren, dan vraagt Libra u in plaats daarvan contact op te nemen met de projecteigenaar of een bewerker. Een chat die niet in een project staat, kan helemaal niet worden gedeeld. Het venster vermeldt dit, en de chat aan een project toevoegen ontgrendelt het delen.Speciale regels
Enkele resourcetypen hebben extra regels die het weten waard zijn.Chats zijn privé totdat u ze deelt
Chats zijn privé totdat u ze deelt
Een project delen draagt niet de chats daarin over. Collega’s in een gedeeld project zien de Projectbestanden, Reviews en Discoveries ervan, maar ieders chats blijven van henzelf totdat ze expliciet worden gedeeld. Zie Chatgeschiedenis.
Workflows hebben hun Assistants nodig
Workflows hebben hun Assistants nodig
Een Workflow die drie Assistants aanroept, kan alleen worden gedeeld met iemand die alle drie kan bereiken. Ontbreekt er één, dan weigert Libra de share en noemt de Assistants die deze blokkeren, zodat u die eerst kunt delen. Assistants die standaard bij Libra worden geleverd, blokkeren nooit een share.Het werkt ook omgekeerd: het intrekken van een share op een Assistant waarvan gedeelde Workflows afhankelijk zijn, vraagt u om bevestiging, omdat die Workflows hem dan kwijtraken.
Sjablonen reizen mee met de gebruiker
Sjablonen reizen mee met de gebruiker
Playbooks, Discovery-sjablonen, Assistants en Workflows zijn niet projectgebonden. Zodra u er een deelt met een collega, verschijnt die in diens bibliotheek Sjablonen in elk project waarin die persoon werkt.
Projectbestanden volgen het project
Projectbestanden volgen het project
Bestanden in een project zijn zichtbaar voor iedereen met toegang tot dat project. Afzonderlijke bestanden worden niet één voor één gedeeld — om te wijzigen wie ze kan zien, wijzigt u met wie het project wordt gedeeld.
Databases staan los van projecten
Databases staan los van projecten
Een Database zit niet in een project, dus projecttoegang geeft er geen enkel recht op, en omgekeerd. Hij heeft zijn eigen lijst, en wanneer een database met u wordt gedeeld, wordt uw rol daarop — Bekijken, Bewerken of Admin — in de databasebrowser getoond en bepaalt deze of u documenten kunt toevoegen of verwijderen. Zie Databases.
Toegang intrekken
1
Open het venster Delen
Klik op Delen bij de resource en zoek de persoon, groep of teambrede share onder Wie heeft toegang.
2
Open de vervolgkeuzelijst op hun rij
Dezelfde bediening waarmee u hun machtiging zou wijzigen, bevat ook Verwijderen, omschreven als Toegang verwijderen.
3
Bevestig
De toegang wordt onmiddellijk ingetrokken. Als de wijziging uw eigen toegang zou wegnemen of verminderen — bijvoorbeeld omdat u een groep verwijdert waarin u zelf zit — vraagt Libra u eerst om bevestiging.
Bewerken draagt stilzwijgend het recht om verder te delen met zich mee. Wilt u dat een collega een Playbook gebruikt maar niet verder verspreidt, geef die persoon dan Alleen bekijken — het enige niveau dat de resource niet kan doorgeven.
Tips voor verstandig delen
Gebruik standaard gebruikersgroepen, geen individuen
Gebruik standaard gebruikersgroepen, geen individuen
Groepsgebaseerd delen schaalt mee naarmate het kantoor groeit. Individuele shares betekenen handmatig onderhoud telkens wanneer iemand erbij komt of vertrekt.
Gebruik Algemene toegang voor zaken die het hele kantoor gebruikt
Gebruik Algemene toegang voor zaken die het hele kantoor gebruikt
Standaard NDA-Playbooks, standaardbeleid, de huisstijl-Assistant van het kantoor: goede kandidaten voor Iedereen in het team. Houd gevoelige zaken op alleen-op-uitnodiging.
Reserveer Volledige toegang voor mede-eigenaren
Reserveer Volledige toegang voor mede-eigenaren
Volledige toegang stelt iemand in staat de resource te verwijderen en de hele toegangslijst te herschrijven. Verleen deze aan personen die u oprecht mede-eigenaar zou noemen — een collega-praktijkgroepleider, de partner met wie u samen een zaak behandelt — niet lichtvaardig.
Delen tussen kantoren is niet mogelijk
Delen tussen kantoren is niet mogelijk
Al het delen is beperkt tot uw eigen team. Om werk bij externe raadslieden te krijgen, exporteert u het — chats exporteren naar PDF of Word.
Volgende stappen
Teambeheer
Maak gebruikersgroepen aan en beheer rollen.
Projecten
Het meest voorkomende dat u zult delen.