Wanneer een gebruiker zowel directe als groepsgebaseerde toegang heeft, wint het hoogste niveau. Bekijken verlaagt niet de via een groep verkregen Bewerken-machtiging. Om te beperken, verwijdert u de persoon uit de groep.
Wat u kunt delen
| Resource | Waar u Delen vindt | Opmerkingen |
|---|---|---|
| Project | Home → projectmenu → Delen, of binnen het project. | Een project delen geeft toegang tot alles daarin (chats, documenten, Reviews, Discoveries). |
| Chat | In de chat → knop Delen. | Ontvangers moeten al toegang hebben tot het bovenliggende project. |
| Review-sjabloon | Sjablonen → sjablooneditor → Delen. | Niet projectgebonden. Reist mee met de gebruiker in elk project. |
| Discovery-sjabloon | Sjablonen → sjablooneditor → Delen. | Niet projectgebonden. |
| Assistant | Sjablonen → Assistant-editor → Delen. | Niet projectgebonden. |
| Workflow | Sjablonen → Workflow-editor → Delen. | Niet projectgebonden. Ontvangers hebben ook toegang nodig tot alle Assistants die de Workflow gebruikt. |
| Document | Documentenpaneel → bestandsmenu → Delen. | Ontvangers moeten al toegang hebben tot het bovenliggende project. |
Wie wat kan delen
Een eenvoudige regel: de eigenaar van een resource kan die delen. De eigenaar kan anderen Bewerken- of Beheerder-rechten verlenen, die vervolgens verder kunnen delen.Uw teamrol (Beheerder, Lid) bepaalt geen deelrechten. Delen wordt bepaald door de machtigingen op elke afzonderlijke resource.
Drie manieren om toegang te verlenen
Individuele gebruikers
Individuele gebruikers
Kies specifieke collega’s op naam of e-mailadres. Handig voor eenmalige samenwerking.
Gebruikersgroepen
Gebruikersgroepen
Deel met een benoemde groep (“Corporate Law”, “Berlijn-kantoor”, “Associates”). Elk lid van de groep krijgt toegang. Nieuwe leden van de groep krijgen automatisch toegang. Zie Teambeheer voor het aanmaken van groepen.
Volledig team / organisatie
Volledig team / organisatie
Stel Algemene toegang in op Iedereen in het team. Iedereen in uw kantoor kan de resource vinden en gebruiken zonder dat u ze afzonderlijk hoeft toe te voegen. Handig voor sjablonen die het kantoor heeft gestandaardiseerd.
Machtigingsniveaus
| Machtiging | Staat toe |
|---|---|
| Bekijken | De resource gebruiken: de chat openen, de sjabloon uitvoeren, het document bekijken. Geen bewerkingen. |
| Bewerken | Alles van Bekijken, plus de resource aanpassen en verder delen. |
| Beheerder | Volledige controle: bewerken, delen en verwijderen. |
Stap voor stap delen
Klik op Delen bij de resource
De knop Delen is beschikbaar op elke deelbare resource, in werkbalken, op kaarten en in editors.
Stel Algemene toegang in (optioneel)
De vervolgkeuzelijst Algemene toegang stelt de standaard in voor het hele kantoor:
- Alleen uitgenodigde personen: alleen personen die u expliciet toevoegt, hebben toegang.
- Iedereen in het team: iedereen in het kantoor heeft toegang zonder te worden toegevoegd.
Voeg specifieke personen of groepen toe
Typ een naam, e-mailadres of groep in het veld Delen met. Overeenkomende resultaten verschijnen terwijl u typt.
Stel het machtigingsniveau in
Kies Bekijken, Bewerken of Beheerder uit de vervolgkeuzelijst naast het zoekveld, voordat u op Toevoegen klikt.
Speciale regels
Enkele resourcetypen hebben aanvullende regels om rekening mee te houden.Chats hebben hun bovenliggende project nodig
Chats hebben hun bovenliggende project nodig
Een chat is projectgebonden. Een chat delen met iemand die geen toegang heeft tot het bovenliggende project heeft geen effect. Deel eerst het project, dan de chat.
Workflows hebben hun Assistants nodig
Workflows hebben hun Assistants nodig
Een Workflow die drie Assistants gebruikt, vereist dat de ontvanger toegang heeft tot alle drie (tenzij de Assistants openbaar zijn). Libra waarschuwt u wanneer dit niet het geval is.
Sjablonen reizen mee met de gebruiker
Sjablonen reizen mee met de gebruiker
Sjablonen zijn niet projectgebonden. Zodra u een Review-sjabloon deelt met een collega, verschijnt die in hun sjablonenbibliotheek in elk project waarin ze werken.
Documenten volgen standaard het projectdelen
Documenten volgen standaard het projectdelen
Een document in een gedeeld project is zichtbaar voor iedereen met toegang tot het project. U kunt ook een afzonderlijk document delen met personen binnen het project voor nauwkeurigere controle, maar u kunt een document niet delen met iemand die niet in het project zit.
Toegang intrekken
Bewerken omvat stilzwijgend het recht om verder te delen. Als u een collega een sjabloon wilt laten gebruiken maar niet wilt dat deze het verder distribueert, verleen dan Bekijken. Alleen Beheerder en Bewerken ontgrendelen Delen.
Tips voor verstandig delen
Gebruik standaard gebruikersgroepen in plaats van individuen
Gebruik standaard gebruikersgroepen in plaats van individuen
Groepsgebaseerd delen schaalt mee naarmate uw team groeit. Individueel delen betekent handmatig onderhoud elke keer dat iemand het team verlaat of erbij komt.
Gebruik Algemene toegang voor zaken die het hele kantoor gebruikt
Gebruik Algemene toegang voor zaken die het hele kantoor gebruikt
Standaard NDA-sjablonen, standaard beleidsdocumenten, de huisstijl-Assistant van het kantoor: dit zijn goede kandidaten voor Iedereen in het team. Reserveer uitnodigingsgebaseerde toegang voor gevoelige zaken.
Reserveer de machtiging Beheerder voor mede-eigenaren
Reserveer de machtiging Beheerder voor mede-eigenaren
Beheerder stelt iemand in staat de resource te verwijderen. Verleen het aan personen die u oprecht als mede-eigenaar zou willen, zoals de collega met wie u de praktijkgroep leidt of de partner met wie u samen aan een zaak werkt — niet zomaar.
Controleer deelrechten periodiek
Controleer deelrechten periodiek
Ga eens per kwartaal naar Home, bekijk uw gedeelde projecten en controleer Wie heeft toegang. Verwijder personen die het kantoor, het team of de zaak hebben verlaten.
Delen met andere kantoren is niet mogelijk
Delen met andere kantoren is niet mogelijk
Alle delen is beperkt tot uw kantoor/team. Om samen te werken met externe raadslieden is de eenvoudigste manier het relevante werk te exporteren als PDF of Word-document.
Volgende stappen
Teambeheer
Maak gebruikersgroepen aan en beheer rollen.
Projecten
Het meest voorkomende wat u zult delen.