Chat heeft een limiet van 25 bijgevoegde documenten per beurt; gebruik daarna Discovery. Het paneel ondersteunt 1.000 documenten per project.
Wat staat er in het Documenten-paneel
| Itemtype | Wat het is |
|---|---|
| Documenten | Elk bestand dat u hebt geüpload: PDF’s, Word, Excel, tekst, afbeeldingen, e-mails. Zie Bestandstypen en voorvertoningen. |
| Reviews | Voltooide Reviews verschijnen in een standaard Review-map, verplaatsbaar. |
| Discoveries | Voltooide Discoveries verschijnen in een standaard Discovery-map, verplaatsbaar. |
| Mappen | Containers die u aanmaakt om alles in het paneel te groeperen. Submappen worden ondersteund. |
Documenten toevoegen
Waar documenten vandaan komen
Documenten komen op meerdere manieren in het paneel terecht:| Bron | Opmerkingen |
|---|---|
| Direct uploaden | De uploadknop of slepen en neerzetten. |
| Via Chat-bijlagen | Bestanden die aan een chat zijn bijgevoegd, worden opgeslagen in het Documenten-paneel van het project. |
| Reviews en Discoveries | Voltooide Reviews komen in de Review-map terecht; voltooide Discoveries in de Discovery-map. Beide zijn verplaatsbaar. |
| Outlook-export | E-mailthreads die vanuit de Outlook-invoegtoepassing worden geëxporteerd, komen in een e-mails-map terecht, automatisch omgezet naar PDF. |
| Kleos | Bestanden die via de integratie vanuit Kleos worden gekopieerd, komen standaard in de projectroot terecht. Zie Kleos. |
| SharePoint | Bestanden waarnaar via de SharePoint-integratie wordt verwezen. Zie SharePoint. |
Documenten gebruiken
Refereren in Chat
Refereren in Chat
Typ
@ in een chatinvoerveld en kies een document; het maakt nu deel uit van de context van de chat. Libra verwijst naar het document in antwoorden.Een Review uitvoeren
Een Review uitvoeren
Vanuit het Review-gedeelte of rechtstreeks vanuit Chat: kies het document, kies een sjabloon en voer de Review uit.
Opnemen in een Discovery
Opnemen in een Discovery
Klik op Documenten toevoegen in een Discovery en kies uit de projectstructuur.
Toevoegen aan de kennisbasis van een Assistant
Toevoegen aan de kennisbasis van een Assistant
Voeg bij het bewerken van een Assistant projectdocumenten toe aan de kennisbasis. De Assistant verwijst er bij het beantwoorden naar.
Downloaden of voorvertonen
Downloaden of voorvertonen
Klik op een document om het te bekijken in de documentviewer. De downloadknop bevindt zich in de werkbalk van de voorvertoning. Zie Bestandstypen en voorvertoningen voor hoe elk formaat eruitziet.
Documenten delen
Documenten volgen standaard de projectdeling; iedereen met toegang tot het project kan de documenten van het project bekijken. Voor nauwkeuriger beheer kunt u een afzonderlijk document delen met specifieke personen binnen het project. U kunt een document niet delen met iemand buiten het project.Klik op Delen
Het standaard deeldialoogvenster wordt geopend. Zie Delen en toegang.
Documentlimieten
| Limiet | Waarde |
|---|---|
| Documenten per project | 1.000 |
| Documenten in één Chat (als context) | 25, een technische limiet; gebruik voor grotere sets Discovery |
| Bestandsgrootte per document | Verschilt per formaat en uw abonnement. |
| Cellen in één Discovery | 100.001 |
Tips voor een overzichtelijk paneel
Richt de mappenstructuur vroeg in
Richt de mappenstructuur vroeg in
De eerste dag van een zaak is het moment waarop beslissingen over de mappenstructuur de minste moeite kosten. Kies voor Inkomende documenten, Concepten, Ondertekende versies, Reviews, Discoveries, en verplaats bestanden voortdurend naar de juiste map zodra ze binnenkomen.
Verplaats Reviews en Discoveries uit hun standaardmappen
Verplaats Reviews en Discoveries uit hun standaardmappen
De standaard Review- en Discovery-mappen werken goed bij een laag volume. Zodra u er meerdere van elk heeft, ordent u ze op documenttype of fase van de zaak.
Gebruik duidelijke bestandsnamen
Gebruik duidelijke bestandsnamen
Documentnamen verschijnen in Zoeken. “Acme, Arbeidsovereenkomst, Maria Schneider, ondertekend.pdf” is veel bruikbaarder dan “contract_v3.pdf”.
Verwijder onnodige concepten
Verwijder onnodige concepten
Oude concepten van contracten die u inmiddels heeft ondertekend, hoeven het paneel niet te vervuilen, maar overweeg het project te archiveren in plaats van afzonderlijke bestanden te verwijderen. Gearchiveerde projecten bewaren alles.
Volgende stappen
Mappenstructuur
Orden documenten, Reviews en Discoveries in mappen.
Bestandstypen en voorvertoningen
Elk ondersteund formaat en hoe de voorvertoning eruitziet.