Een bestand dat u vorige week in een gesprek hebt gesleept, staat al in het project — chatbijlagen worden automatisch opgeslagen in Chat-uploads. U hoeft hetzelfde document nooit twee keer te uploaden.
Wat er in Projectbestanden staat
Reviews, Discoveries en Chat-uploads zijn systeemmappen. Libra maakt ze voor u aan en houdt ze vastgezet boven uw eigen mappen, in die volgorde, ongeacht welke sortering u hebt gekozen. U kunt ze niet hernoemen, verplaatsen of verwijderen — maar de Reviews en Discoveries erin kunt u naar elke map slepen die u aanmaakt, en Chat-uploads neemt gewone documenten op zoals elke andere map. Zie Mappenstructuur voor het ordenen van het paneel naarmate het groeit.
Documenten toevoegen
U hebt schrijftoegang tot het project nodig om er iets aan toe te voegen.1
Projectbestanden openen
Klik op Projectbestanden in het projectgedeelte van de zijbalk.
2
Het uploadmenu openen
Uploaden, bovenaan het paneel, is een menu in plaats van één knop. Bestanden uploaden opent de bestandskiezer voor afzonderlijke bestanden. Mappen uploaden opent in plaats daarvan de mapkiezer en uploadt een hele map van uw computer, inclusief submappen. Toevoegen vanuit SharePoint haalt bestanden op uit een gekoppelde SharePoint-site, en elke documentconnector die uw team heeft ingesteld voegt een eigen Toevoegen vanuit …-optie toe — Kleos, Legisway, NotaioNext of SuiteNext.U kunt het menu ook helemaal overslaan en bestanden vanaf uw bureaublad rechtstreeks naar het paneel slepen.
3
Kies waar de bestanden terechtkomen
Alles wat u toevoegt via het menu Uploaden in de werkbalk komt in de projectroot terecht. Om bestanden rechtstreeks in een map te plaatsen, beweegt u de muis over de rij van die map, opent u het ⋯-menu en kiest u Bestanden uploaden — of sleept u de bestanden naar de maprij.
4
Wachten op verwerking
Libra extraheert de tekst, maakt voorvertoningen en indexeert het document voor zoeken. U kunt doorwerken terwijl documenten worden verwerkt.
Waar documenten vandaan komen
Documenten komen vanuit verschillende plekken in het paneel terecht:Een document in het paneel vinden
Bij een drukke zaak raakt het paneel snel vol, daarom heeft het paneel eigen zoek- en filterfuncties — los van Zoeken, dat alle projecten bestrijkt en in de modus Documentinhoud in de documenten zelf zoekt. Het vak Documenten zoeken bovenaan het paneel zoekt op namen en titels — documentnamen, titels van Reviews en Discoveries, en mapnamen — niet op de tekst in de bestanden. Het filterpictogram ernaast opent een rij chips eronder:
Datum en Auteur zijn pas zichtbaar nadat u ze via het menu Filter toevoegen aan het einde van de rij hebt toegevoegd, en u kunt elk van de drie verwijderen via het eigen menu van de chip. Libra onthoudt welke chips u aanhoudt en of de rij open staat.
De chips hebben niet allemaal hetzelfde bereik. Datum en Auteur filteren ook Reviews en Discoveries. Bestandstype geldt alleen voor documenten: met een geselecteerd bestandstype blijven Reviews en Discoveries zichtbaar in de mappen Reviews en Discoveries, maar verdwijnen ze uit elke map waarnaar u ze hebt verplaatst.
Documenten gebruiken
Refereren in chat
Refereren in chat
Typ
@ in een willekeurig chatinvoerveld en kies een document uit de groep Documenten van de contextkiezer; het maakt nu deel uit van de context van de chat. Libra citeert het document in antwoorden.Een Review uitvoeren
Een Review uitvoeren
Vanuit Review, of rechtstreeks vanuit de chat: kies de documenten, kies een Playbook en voer uit. Zie Reviews vanuit de chat.
Opnemen in een Discovery
Opnemen in een Discovery
Klik op Documenten toevoegen in een Discovery en kies uit de projectstructuur.
Toevoegen aan de kennis van een Assistant
Toevoegen aan de kennis van een Assistant
Voeg bij het bewerken van een Assistant projectdocumenten toe aan de kennisbasis. De Assistant verwijst ernaar bij het beantwoorden.
Voorvertonen of downloaden
Voorvertonen of downloaden
Beweeg de muis over een documentrij en klik op Voorvertoning om het in de documentviewer te openen; Downloaden staat in het ⋯-menu van dezelfde rij. Reviews en Discoveries hebben in plaats daarvan een knop Openen. Zie Bestandstypen en voorvertoningen voor hoe elk formaat eruitziet.
In bulk downloaden
U hoeft bestanden niet één voor één te downloaden. Vink het selectievakje aan bij willekeurige items in het paneel — documenten, Reviews en Discoveries in elke combinatie — en er verschijnt een selectievoettekst met het aantal en een Meer-menu. Kies Bestanden downloaden en Libra verpakt alles in één .zip die uw mappenstructuur behoudt.
1
Selecteer de items
Vink het selectievakje aan bij elk document, elke Review of Discovery die u wilt. De voettekst onderaan het paneel telt uw selectie op.
2
Open Meer en kies Bestanden downloaden
Libra maakt een
.zip en uw browser downloadt deze. Mappen blijven behouden, dus het archief weerspiegelt hoe het paneel is geordend.Eén download omvat maximaal 1.000 items, met een gecombineerd maximum van 50 Reviews en Discoveries. Download grotere sets in batches.
Documenten delen
Documenten volgen standaard de projectdeling; iedereen met toegang tot het project kan de documenten van het project bekijken. Toegang wordt op projectniveau geregeld, niet per bestand — het is niet mogelijk om een afzonderlijk document op zichzelf te delen. Wilt u wijzigen wie de documenten van een project kan zien, deel dan het project. Zie Delen en toegang.Documentlimieten
De limiet per project telt elk document dat in het project is opgeslagen, of u het nu vanuit het paneel of vanuit een chat hebt geüpload. Reviews en Discoveries zijn resultaten en geen uploads, dus ze tellen er niet voor mee — u kunt ze blijven aanmaken en uitvoeren, zelfs nadat een project 1.000 documenten heeft bereikt. De limiet blokkeert alleen het toevoegen van nieuwe bestanden: zodra een project vol is, vraagt Libra u om een nieuw project te starten voordat u meer kunt uploaden.
.xlsx-werkmap wordt tijdens de verwerking geweigerd als de werkbladen samen meer dan 13.000 rijen of meer dan 1.000.000 cellen bevatten — het bestand wordt geüpload en blijft in het paneel staan, maar de inhoud wordt nooit geïndexeerd, zodat Libra er niet in kan zoeken, geen vragen over kan beantwoorden en het niet kan citeren. Splits een te grote werkmap in kleinere, of exporteer de werkbladen die u daadwerkelijk nodig hebt als .csv, waarvoor geen van beide grenzen geldt.
Voor het voorvertonen van een spreadsheet geldt een aparte limiet: de viewer geeft geen bestand groter dan 10 MB weer, en toont maximaal 5.000 rijen per werkblad en 20.000 rijen voor de hele werkmap. Het volledige bestand blijft wel opgeslagen en kan nog steeds volledig worden gedownload.
Tips voor een overzichtelijk paneel
Richt de mappenstructuur vroeg in
Richt de mappenstructuur vroeg in
De eerste dag van een zaak is het moment waarop beslissingen over de mappenstructuur de minste moeite kosten. Kies voor Inkomende documenten, Concepten, Ondertekende versies, en verplaats bestanden steeds naar de juiste map zodra ze binnenkomen — de mappen Reviews, Discoveries en Chat-uploads staan er al.
Verplaats Reviews en Discoveries uit hun standaardmappen
Verplaats Reviews en Discoveries uit hun standaardmappen
De mappen Reviews en Discoveries werken goed bij een laag volume. Zodra u er van beide meerdere hebt, sleept u ze naar de zaakmap waarop ze betrekking hebben, zodat het contract en de analyse ervan naast elkaar staan.
Maak Chat-uploads regelmatig leeg
Maak Chat-uploads regelmatig leeg
Chatbijlagen hopen zich op in Chat-uploads zonder dat iemand beslist dat ze daar thuishoren. Verplaats zo nu en dan de bijlagen die het bewaren waard zijn naar een echte map en verwijder de rest — ze tellen hoe dan ook mee voor de limiet van 1.000 documenten van het project.
Gebruik duidelijke bestandsnamen
Gebruik duidelijke bestandsnamen
Documentnamen verschijnen in Zoeken, en het eigen zoekvak van het paneel zoekt er ook op. “Acme, Arbeidsovereenkomst, Maria Schneider, ondertekend.pdf” is veel bruikbaarder dan “contract_v3.pdf”.
Verwijder onnodige concepten
Verwijder onnodige concepten
Oude concepten van contracten die u inmiddels hebt ondertekend, hoeven het paneel niet te vervuilen, maar overweeg het project te archiveren in plaats van afzonderlijke bestanden te verwijderen. Gearchiveerde projecten bewaren alles.
Volgende stappen
Mappenstructuur
Orden documenten, Reviews en Discoveries in mappen.
Bestandstypen en voorvertoningen
Elk ondersteund formaat en hoe de voorvertoning eruitziet.