Praktijkgebieden en tags zijn niet alleen voor sjablonen. Ze zijn ook volwaardige labels op projecten en chats — filter erop vanuit globaal zoeken naast het filter Gemaakt door (U, Team, Libra), en bekijk de kolommen Praktijkgebied en Tags in uw projectlijst en in de lijstweergave van Sjablonen.
Twee tags verbreden de resultaten in plaats van ze te vernauwen: NDA + Engels levert sjablonen op die een van beide dragen. Verschillende filters vernauwen elkaar wél, dus Arbeidsrecht + NDA betekent “in Arbeidsrecht én getagd met NDA”.
Waarom twee systemen
Praktijkgebieden zijn de kantoorbrede archiefkast. De lijst ligt vast — dezelfde negentien gebieden voor elk kantoor op Libra, zodat er geen verschillen tussen teams ontstaan — en een sjabloon kan er zoveel dragen als er werkelijk van toepassing zijn. Tags zijn de labels die u op afzonderlijke sjablonen plakt. Ze zijn vrij te kiezen, u bedenkt ze zelf, en een sjabloon kan er zoveel dragen als u nuttig vindt. De twee werken in verschillende richtingen: het praktijkgebied beantwoordt wat voor soort werk is dit?, de tag beantwoordt wat is er specifiek aan deze? — NDA, Engels, Duits recht, of een interne cliëntcode. De lijst met praktijkgebieden is niet configureerbaar. Er is geen instelling om een eigen gebied toe te voegen, en dat is precies het gat dat eigen tags vullen. De negentien gebieden, alfabetisch zoals het filter Praktijkgebied ze weergeeft, zijn:- Bestuursrecht
- Arbitrage
- Handelsrecht
- Vennootschapsrecht
- Strafrecht
- Arbeidsrecht
- Familie- & erfrecht
- Financieel recht
- Algemeen
- Intellectueel eigendom
- IT & data
- Procesvoering
- M&A
- Overig
- Vastgoed- & huurrecht
- Toezicht & compliance
- Herstructurering & insolventie
- Belastingrecht
- Onrechtmatige daad, aansprakelijkheid & verzekering
Een praktijkgebied en tags instellen
Beide velden staan in het configuratiepaneel van de editor van een sjabloon — de kolom aan de linkerkant van de pagina, met als kop wat u aan het bewerken bent (Playbook-configuratie, Assistant-configuratie, Discovery-configuratie, Workflow-configuratie). Op een smal scherm klapt het in achter het tandwiel Configuratie in de koptekst. Beide velden zijn gemarkeerd als optioneel. Het veld Praktijkgebied selecteren is een dropdown die standaard op Selecteren staat — het toont simpelweg Praktijkgebied wanneer u een sjabloon bekijkt dat u niet kunt bewerken. Opties schakelen aan en uit, en elk gebied dat u kiest wordt een chip in het veld, elk met een kruisje dat alleen dat gebied verwijdert. Er is geen alles-wissen in de editor; dat is de rij Selectie wissen in het filter Praktijkgebied op de pagina Sjablonen. Tags is ook een dropdown, geen vrij tekstveld. Deze staat standaard op Selecteer of maak uw eigen tags en opent met een zoekvak — Zoek bestaande tags of voeg een nieuwe toe… — boven de tags die al in gebruik zijn. Typen filtert die lijst; wanneer niets overeenkomt, verschijnt een rij Tag maken voor met uw tekst, die de tag ter plekke aanmaakt. Tags zijn beperkt tot 40 tekens. Een bestaande suggestie kiezen in plaats van een bijna-duplicaat bedenken is de ene gewoonte die het vocabulaire netjes houdt. Zodra het sjabloon is opgeslagen, verschijnen de tags in de kolom Tags van de lijstweergave van Sjablonen en in het filter Tags voor iedereen die dat sjabloon kan zien.De bibliotheek filteren
De pagina Sjablonen heeft een horizontale filterbalk boven de resultaten. Van links: Sorteren op, Praktijkgebied, Tags en Auteur. Rechts staan het zoekvak, een tandwiel Geavanceerde filters en de schakelaar voor raster-/lijstweergave. Alle filters wissen verschijnt aan het einde van de balk zodra één filter actief is en laat ze allemaal tegelijk vallen — daarom ziet u het niet bij een ongefilterde bibliotheek. Twee regels bepalen hoe de filters combineren. Binnen één filter zijn selecties alternatieven: twee praktijkgebieden leveren sjablonen op in een van beide. Over filters heen vernauwen ze elkaar: een praktijkgebied plus een tag levert alleen sjablonen op die aan beide voldoen. Filters gelden voor het tabblad waarop u zich bevindt, en de aantallen naast elk praktijkgebied en elke tag beschrijven alleen dat tabblad.1
Praktijkgebied — de eerste selectie
Kies een of meer gebieden om de bibliotheek te beperken tot het recht waarin u werkt. Elke optie toont een aantal overeenkomende sjablonen op het huidige tabblad. Omdat de lijst kantoorbreed en stabiel is, is dit het betrouwbaarste eerste filter — nuttig zelfs wanneer u de exacte naam van een sjabloon niet meer weet.
2
Tags — een tweede dimensie
Voeg tags toe voor wat het praktijkgebied niet vastlegt: documenttype, jurisdictie, taal, cliëntcode. Onthoud dat meerdere tags de resultaten verbreden in plaats van vernauwen, dus filter eerst op de zeldzaamste tag.
3
Auteur — waar het vandaan komt
Auteur is één bedieningselement met drie opties: Van u, Team en Libra (de samengestelde bibliotheek die bij het product wordt geleverd). Selecteer elke combinatie. Team verschijnt niet op solo-accounts, en Libra ontbreekt op implementaties waar de samengestelde bibliotheek is uitgeschakeld. Er is hier geen filter per persoon — om de sjablonen van een bepaalde collega te vinden, schakelt u over naar de lijstweergave en sorteert u op Auteur.
4
Geavanceerde filters — jurisdictie en taal
Het tandwielpictogram opent de submenu’s Jurisdicties en Taal. Een sjabloon zonder ingestelde jurisdictie blijft zichtbaar welke jurisdicties u ook selecteert, in de veronderstelling dat het overal van toepassing is. Het submenu Taal wordt niet aangeboden op het tabblad Workflows.
Tags opschonen
Er is geen hernoemen en geen samenvoegen. Tags worden aangemaakt en verwijderd, meer niet, en elke gebruiker kan beide — geen beheerdersrol, geen tagscherm in de instellingen. Om er een te verwijderen, opent u het filter Tags op de pagina Sjablonen — of de dropdown Tags in het configuratiepaneel van een sjabloon — en klikt u op het kruisje aan het einde van de rij van die tag in de lijst. Verwar het niet met het kruisje op de chip van een geselecteerde tag: dat haalt de tag alleen van het sjabloon dat u aan het bewerken bent. Als niets de tag gebruikt, verdwijnt deze onmiddellijk. Is de tag in gebruik, dan meldt een dialoogvenster Tag verwijderen hoeveel items zijn geraakt — Deze tag wordt momenteel gebruikt in N items — en bevestigen verwijdert de tag van elk sjabloon en project dat u mag bewerken. Lees dat aantal zorgvuldig. Het omvat alles wat de tag draagt, inclusief items die u alleen kunt bekijken — die behouden de tag, zodat een gedeeld of door Libra samengesteld sjabloon nog steeds een label kan tonen waarvan u dacht dat u het had verwijderd. Chats vallen hier volledig buiten: een tag die u op een chat hebt geplaatst wordt hier niet meegeteld en niet verwijderd, dus ruim die op vanuit de chat zelf. De sjablonen zelf blijven hoe dan ook onaangetast; alleen het label verdwijnt. Duplicaten consolideren verloopt daarom in één richting: voeg de canonieke tag toe aan elk sjabloon dat het duplicaat draagt, en verwijder daarna het duplicaat. Eerst de bibliotheek filteren op het duplicaat geeft u de werklijst.Een tag die u in een dropdown aanmaakt maar nooit ergens op opslaat, blijft hangen in uw eigen suggestielijst. Deze wordt opgeslagen in uw browser, dus collega’s zien hem nooit, en het verwijderen van de tag wist hem.
Tips voor een tagsysteem dat meegroeit
Spreek als team een tagvocabulaire af
Spreek als team een tagvocabulaire af
De eerste maand met eigen tags is wanneer de patronen zich vormen. Besteed een half uur aan het bepalen welke dimensies iedereen gaat taggen — jurisdictie, contracttype, cliënt — en leg de lijst ergens gedeeld vast.
Gebruik consequent enkelvoud of meervoud
Gebruik consequent enkelvoud of meervoud
Beslis eenmalig of uw tags NDA of NDA’s zijn, Huurcontract of Huurcontracten, en houd u eraan. Drie tags voor één begrip — NDA, NDA’s, Non-Disclosure-Agreement — kosten meer om te ontwarren dan ze ooit hebben opgeleverd.
Volgende stappen
Favorieten & delen
Geef sjablonen een favorietenstatus en deel ze met uw team.
Over sjablonen
Terug naar het bibliotheekoverzicht.