Praktijkgebieden & tags

Een sjablonenbibliotheek is alleen nuttig als ze vindbaar is. Praktijkgebieden groeperen sjablonen per rechtsgebied op basis van een vaste lijst. Aangepaste tags voegen uw eigen dimensies toe: bestandstypen, jurisdicties, interne codes, alles wat de bibliotheek voor uw kantoor werkbaar maakt.

​

Waarom twee systemen

Praktijkgebieden zijn het kantoorbreed systeem. Elk sjabloon kan in precies één categorie vallen (M&A, Employment Law, Compliance & Risk, Litigation), en de lijst is voor het hele kantoor vastgesteld, zodat er geen afwijkingen tussen teams ontstaan. Tags zijn de labels die u aan afzonderlijke sjablonen toevoegt. Ze zijn vrij in te vullen, u bedenkt ze zelf, en een sjabloon kan er zoveel bevatten als u nuttig vindt. De twee systemen werken in verschillende richtingen: het praktijkgebied beantwoordt de vraag “wat voor soort werk is dit?”, de tag beantwoordt de vraag “wat is er specifiek aan dit sjabloon?”, zoals NDA, Engels, Duits recht of een interne cliëntcode. De volledige lijst met praktijkgebieden wordt centraal bijgehouden; uw kantooradministrator kan aanvullingen voorstellen als een relevant gebied ontbreekt:

​

Taggen in de praktijk

Tags bevinden zich in de koptekst van de editor van elk sjabloon. Open een sjabloon, typ in het veld Tags en Libra stelt tags voor die uw team al gebruikt; dat is de eenvoudigste manier om de woordenschat overzichtelijk te houden. Als niets past, maakt u een nieuwe tag aan en wordt die opgenomen in de suggestielijst voor alle anderen. Na het opslaan verschijnen de tags als labels op de kaart van het sjabloon en zijn ze doorzoekbaar en filterbaar in de gehele bibliotheek. Filteren combineert assen. De filterkolom op de pagina Sjablonen laat u een praktijkgebied selecteren als eerste afbakening (alles getagd als Employment Law), vervolgens verfijnen met tags (en getagd als NDA, en getagd als Engels); meerdere tags combineren met EN. Er is ook een auteurfilter voor sjablonen gemaakt door mij / door collega’s / door het centrale team van het kantoor. De knop Alle filters wissen reset de weergave. Het patroon dat in de praktijk werkt: gebruik praktijkgebieden als de primaire as, omdat ze stabiel en consistent zijn voor het hele kantoor; ze geven u een betrouwbare eerste afbakening, zelfs als u de exacte naam van een sjabloon niet meer weet. Gebruik tags voor de dimensies die praktijkgebieden niet dekken (documenttype, jurisdictie, taal, cliëntcode), en vermijd het taggen van zaken die al in de naam van het sjabloon staan. Als een sjabloon “NDA Consistency Check” heet, heeft u geen tag check nodig.

​

Tags hernoemen en samenvoegen

Als uw bibliotheek enigszins chaotisch is geworden en u die wilt opruimen: Voor dagelijks opruimen als gewone gebruiker is de meest efficiënte aanpak:

1. Filter de bibliotheek op de dubbele tag.
2. Open elk sjabloon en vervang de dubbele tag door de officiële versie.
3. De verlaten tag verdwijnt uit de filterlijst zodra niets er meer gebruik van maakt.

​

Tips voor een tagsysteem dat meeschaalt

​

Volgende stappen