Grupy użytkowników aktualizują udostępnienia wstecznie. Dodanie współpracownika do grupy „Prawo korporacyjne” sprawia, że natychmiast widzi on wszystkie projekty i szablony, którymi dysponuje grupa.
Grupy użytkowników i udostępnianie zespołowe są częścią planu Team. W niższych planach zakładka Grupy użytkowników wyświetla zachętę do zmiany planu zamiast listy – w okresie próbnym może być włączony podgląd funkcji zespołowych.
Profil zespołu
Zakładka Zespół w Ustawieniach to miejsce, w którym Właściciel zespołu określa, jak kancelaria jest prezentowana w Libra. Edytować może wyłącznie Właściciel; Administratorzy i Członkowie widzą te same pola w wersji wyszarzonej.Obraz zespołu
Obraz zespołu
Kliknięcie awatara pozwala przesłać logo lub zdjęcie biura (GIF, WebP, JPEG lub PNG). Obraz reprezentuje kancelarię wszędzie tam, gdzie Libra pokazuje zespół, a nie osobę – najbardziej widocznie na etykiecie dostępu projektów udostępnionych wszystkim. Kliknięcie Usuń przywraca obraz domyślny.
Nazwa zespołu
Nazwa zespołu
Nazwa wyświetlana kancelarii. To ona pojawia się na etykiecie dostępu projektów udostępnionych całemu zespołowi (Wszyscy w Müller & Partner), dlatego warto wybrać skróconą formę rozpoznawaną przez współpracowników. Dopóki nazwa nie zostanie ustawiona, Właściciel widzi w tym miejscu ostrzeżenie Nazwa firmy nie została jeszcze ustawiona.
Role
Każdy członek zespołu ma jedną z trzech ról.
Rola w zespole jest niezależna od uprawnień do poszczególnych projektów czy szablonów – zobacz Udostępnianie i dostęp.
Zapraszanie współpracowników
Wymaganie wstępne: rola Właściciela lub Administratora oraz wolne miejsce w subskrypcji. Gdy nie ma wolnych miejsc, przycisk jest nieaktywny i wyjaśnia przyczynę; najpierw należy dokupić miejsca na karcie Subskrypcja.1
Kliknąć Dodaj członków zespołu
W prawym górnym rogu karty Członkowie zespołu.
2
Wprowadzić adresy e-mail
Jeden adres w każdym wierszu, każdy z własną rolą – Administrator lub Członek. Przycisk Dodaj kolejny adres e-mail dodaje wiersz, dzięki czemu można zaprosić całą grupę praktyki za jednym razem.
3
Kliknąć Wyślij zaproszenia
Każda osoba otrzymuje wiadomość e-mail z linkiem do dołączenia. Do czasu zaakceptowania zaproszenia osoby te są widoczne w sekcji Oczekujące zaproszenia na dole karty, oznaczone wybraną rolą.
Zmiana roli członka zespołu
Administratorzy mogą awansować Członka na Administratora lub zdegradować Administratora do roli Członka.1
Odnaleźć członka zespołu
Na karcie Członkowie zespołu należy odnaleźć danego użytkownika. Opcja Zmień rolę… jest dostępna tylko dla osób, którymi można zarządzać – nigdy nie pojawia się w menu wiersza Właściciela ani we własnym.
2
Otworzyć menu wiersza i wybrać Zmień rolę…
Kliknąć menu trzech kropek na końcu wiersza.
3
Wybrać nową rolę
Okno dialogowe Zmień rolę wskazuje osobę i jej Obecną rolę, a pole Nowa rola proponuje jedyną rolę, na którą można ją przełączyć – Administrator dla Członka, Członek dla Administratora – wraz z listą uprawnień tej roli poniżej. Kliknięcie Zmień rolę potwierdza zmianę; nowa rola obowiązuje natychmiast.
Dezaktywacja i reaktywacja użytkowników
Gdy ktoś odchodzi z kancelarii lub udaje się na dłuższy urlop, zamiast pozostawiać miejsce bezczynne, należy użyć opcji Dezaktywuj użytkownika w tym samym menu wiersza: dezaktywowany użytkownik nie wlicza się do zajętych miejsc, więc licencja jest wolna dla kogoś innego. Jego wiersz pozostaje na liście z oznaczeniem Dezaktywowany, a opcja Reaktywuj w menu wiersza przywraca go – o ile dostępne jest wolne miejsce, ponieważ reaktywacja ponownie je zajmuje.Grupy użytkowników
Grupy użytkowników to nazwane listy członków zespołu ułatwiające udostępnianie. Udostępnienie projektu grupie „Prawo korporacyjne” dodaje od razu wszystkich jej członków, a nowe osoby otrzymują dostęp automatycznie w momencie dołączenia do grupy.Grupy użytkowników mogą tworzyć, edytować i usuwać wyłącznie Właściciel i Administratorzy. Członkowie widzą tylko grupy, do których należą; przycisk Dodaj grupę jest dla nich nieaktywny i wyświetla podpowiedź Tylko administratorzy mogą tworzyć grupy i dodawać do nich użytkowników, a jedynym działaniem dostępnym przy własnym nazwisku w grupie jest Opuść grupę.
Typowe wzorce grup
Tworzenie grupy użytkowników
1
Otworzyć kartę Grupy użytkowników
W sekcji Zespół i subskrypcja.
2
Kliknąć Dodaj grupę
W prawym górnym rogu strony.
3
Skonfigurować grupę
4
Kliknąć Utwórz grupę
Grupa jest od tej chwili dostępna wszędzie tam, gdzie można wybrać odbiorcę udostępnienia.
Zarządzanie grupą
Lista pokazuje nazwę każdej grupy, jej opis, awatary członków oraz osobę, która ją utworzyła. Pole wyszukiwania nad listą filtruje według nazwy lub opisu.Przypisywanie licencji do baz danych badawczych
Część treści wydawców prawniczych jest licencjonowana na osobę, a nie na kancelarię, dlatego administrator musi rozdzielić miejsca. Dotyczy to modułów Otto Schmidt dla zespołów niemieckich oraz modułów Stämpfli dla zespołów szwajcarskich – jeśli kancelaria nie ma żadnego z nich, kolumna Pakiety i poniższe kroki nie są wyświetlane. Wymaganie wstępne: rola Właściciela lub Administratora oraz co najmniej jeden zakupiony przez kancelarię pakiet z wolną licencją. Karta Członkowie zespołu pokazuje pozostałe licencje, w podziale na moduły, w widocznej u góry karcie Licencje Otto Schmidt (lub Licencje Stämpfli).1
Wybrać członków
Na karcie Członkowie zespołu należy zaznaczyć pola wyboru przy członkach, którym mają zostać przypisane pakiety. Na dole ekranu pojawia się pasek narzędzi z liczbą zaznaczonych członków.
2
Kliknąć Przypisz pakiety
Na tym pasku narzędzi. Otworzy się okno dialogowe Przypisz pakiety. Aby przypisać pakiety pojedynczej osobie, należy użyć opcji Zarządzaj licencjami… w menu jej wiersza.
3
Wybrać pakiety
Przy każdym pakiecie widoczna jest liczba wciąż dostępnych licencji. Należy zaznaczyć te, które mają zostać przypisane. Pakiet jest wyszarzony, gdy licencji nie wystarcza dla wszystkich zaznaczonych osób.
4
Kliknąć Zapisz
Licencje są przydzielane natychmiast, a wybrani członkowie mogą korzystać z tych baz danych badawczych.
Gdy nie ma wolnych licencji, przycisk Przypisz pakiety jest nieaktywny i informuje o konieczności wcześniejszego zakupu pakietów. Dokupić można na karcie Subskrypcja.
Wskazówki
Konfiguracja grup podczas wdrożenia
Konfiguracja grup podczas wdrożenia
Pierwszy miesiąc to czas, w którym struktura grup w kancelarii się utrwala. Godzina poświęcona na początku na zaplanowanie właściwych grup – według dziedziny prawa, biura czy stażu – pozwala uniknąć miesięcy doraźnego, indywidualnego udostępniania.
Dopasowanie grup do rzeczywistego sposobu pracy kancelarii
Dopasowanie grup do rzeczywistego sposobu pracy kancelarii
Grupa o nazwie „M&A Berlin Associates 2025” jest bardziej przydatna niż „Grupa A”. Nazwy powinny odzwierciedlać rzeczywistą strukturę, w której działa kancelaria.
Kwartalny przegląd dostępu
Kwartalny przegląd dostępu
Warto ustawić przypomnienie w kalendarzu. Otworzyć udostępnione zasoby, przejrzeć sekcję Kto ma dostęp i usunąć każdego, kto odszedł z kancelarii lub przestał prowadzić daną sprawę.
Wybór właściwego poziomu uprawnień
Wybór właściwego poziomu uprawnień
Podgląd dla współpracowników, którzy tylko korzystają z zasobu. Edycja dla osób, które go utrzymują. Pełny dostęp wyłącznie dla współwłaścicieli – pozwala usunąć zasób. (Na liście rozwijanej udostępniania opcje te są opisane jako Może przeglądać, Może edytować i Pełny dostęp.)
Dezaktywacja zamiast pozostawiania bezczynnych miejsc
Dezaktywacja zamiast pozostawiania bezczynnych miejsc
Dezaktywowany użytkownik przestaje zajmować miejsce, więc odejście z kancelarii zwalnia licencję bez konieczności kupowania kolejnej.
Następne kroki
Udostępnianie i dostęp
Pełny model udostępniania.
Subskrypcja
Zarządzanie licencjami i rozliczeniami.