Gdy użytkownik ma zarówno bezpośredni dostęp, jak i dostęp przez grupę, wygrywa najwyższy poziom. Podgląd nie obniży przyznanego przez grupę uprawnienia Edycja. Aby ograniczyć dostęp, należy usunąć użytkownika z grupy.
Co można udostępniać
| Zasób | Gdzie znaleźć Udostępnij | Uwagi |
|---|---|---|
| Projekt | Strona główna → menu projektu → Udostępnij lub wewnątrz projektu. | Udostępnienie projektu daje dostęp do wszystkiego, co się w nim znajduje (Chats, dokumenty, Reviews, Discoveries). |
| Chat | Wewnątrz chatu → przycisk Udostępnij. | Odbiorcy muszą już mieć dostęp do projektu nadrzędnego. |
| Szablon Review | Szablony → edytor szablonu → Udostępnij. | Niezależny od projektu. Podąża za użytkownikiem we wszystkich projektach. |
| Szablon Discovery | Szablony → edytor szablonu → Udostępnij. | Niezależny od projektu. |
| Assistant | Szablony → edytor Assistant → Udostępnij. | Niezależny od projektu. |
| Workflow | Szablony → edytor Workflow → Udostępnij. | Niezależny od projektu. Odbiorcy muszą mieć dostęp do wszystkich Assistants używanych przez Workflow. |
| Dokument | Panel Dokumenty → menu pliku → Udostępnij. | Odbiorcy muszą już mieć dostęp do projektu nadrzędnego. |
Kto może udostępniać co
Prosta zasada: właściciel zasobu może go udostępnić. Właściciel może przyznać innym uprawnienia Edycja lub Admin — osoby te mogą następnie dalej udostępniać.Rola w zespole (Admin, Członek) nie decyduje o prawach do udostępniania. Udostępnianie jest kontrolowane przez uprawnienia do każdego zasobu z osobna.
Trzy sposoby przyznawania dostępu
Poszczególni użytkownicy
Poszczególni użytkownicy
Można wybrać konkretnych współpracowników według imienia i nazwiska lub adresu e-mail. Przydatne do jednorazowej współpracy.
Grupy użytkowników
Grupy użytkowników
Można udostępniać nazwanej grupie (“Corporate Law”, “Berlin Office”, “Associates”). Każdy członek grupy uzyskuje dostęp. Nowi członkowie grupy automatycznie otrzymują dostęp. Zobacz Zarządzanie zespołem, aby dowiedzieć się, jak tworzyć grupy.
Cały zespół / organizacja
Cały zespół / organizacja
Ustawić Ogólny dostęp na Wszyscy w zespole. Każdy w kancelarii może znaleźć zasób i korzystać z niego bez potrzeby indywidualnego dodawania. Przydatne w przypadku szablonów, które kancelaria ustandaryzowała.
Poziomy uprawnień
| Uprawnienie | Umożliwia |
|---|---|
| Podgląd | Korzystanie z zasobu: otwieranie chatu, uruchamianie szablonu, przeglądanie dokumentu. Bez możliwości edycji. |
| Edycja | Wszystko co w Podglądzie, plus możliwość modyfikowania zasobu i dalszego udostępniania. |
| Admin | Pełna kontrola: edycja, udostępnianie i usuwanie. |
Udostępnianie krok po kroku
Kliknąć przycisk Udostępnij na zasobie
Przycisk Udostępnij jest dostępny przy każdym zasobie, który można udostępniać — na paskach narzędzi, na kartach i w edytorach.
Ustawić Ogólny dostęp (opcjonalnie)
Opcja Ogólny dostęp ustawia domyślne uprawnienia dla całej kancelarii:
- Tylko zaproszeni: dostęp mają wyłącznie osoby jawnie dodane.
- Wszyscy w zespole: każdy w kancelarii ma dostęp bez potrzeby dodawania.
Dodać konkretne osoby lub grupy
Wpisać imię i nazwisko, adres e-mail lub nazwę grupy w polu Udostępnij dla. Pasujące wyniki pojawiają się podczas pisania.
Ustawić poziom uprawnień
Wybrać Podgląd, Edycja lub Admin z listy rozwijanej obok pola wyszukiwania przed kliknięciem przycisku Dodaj.
Specjalne zasady
Kilka typów zasobów ma dodatkowe zasady, o których warto wiedzieć.Chats wymagają projektu nadrzędnego
Chats wymagają projektu nadrzędnego
Chat jest przypisany do projektu. Udostępnienie chatu osobie, która nie ma dostępu do projektu nadrzędnego, nie przynosi żadnego efektu. Najpierw należy udostępnić projekt, a potem chat.
Workflows wymagają swoich Assistants
Workflows wymagają swoich Assistants
Workflow korzystający z trzech Assistants wymaga, aby odbiorca miał dostęp do wszystkich trzech (chyba że Assistants są publiczne). Libra ostrzega, gdy tak nie jest.
Szablony podążają za użytkownikiem
Szablony podążają za użytkownikiem
Szablony nie są przypisane do projektu. Po udostępnieniu szablonu Review współpracownikowi pojawia się on w bibliotece Szablony tej osoby we wszystkich projektach, nad którymi pracuje.
Dokumenty domyślnie dziedziczą uprawnienia projektu
Dokumenty domyślnie dziedziczą uprawnienia projektu
Dokument w udostępnionym projekcie jest widoczny dla wszystkich, którzy mają dostęp do projektu. Można również udostępnić pojedynczy dokument osobom w projekcie, aby uzyskać ściślejszą kontrolę, ale nie można udostępnić dokumentu osobie, która nie należy do projektu.
Cofanie dostępu
Edycja po cichu niesie ze sobą prawo do dalszego udostępniania. Aby współpracownik mógł korzystać z szablonu, ale go nie rozpowszechniał, należy przyznać uprawnienie Podgląd. Tylko Admin i Edycja odblokowują opcję Udostępnij.
Wskazówki dotyczące rozsądnego udostępniania
Domyślnie korzystać z grup użytkowników, a nie z poszczególnych osób
Domyślnie korzystać z grup użytkowników, a nie z poszczególnych osób
Udostępnianie na podstawie grup skaluje się wraz z rozwojem zespołu. Udostępnianie indywidualne wymaga ręcznego zarządzania za każdym razem, gdy ktoś dołącza lub odchodzi.
Korzystać z Ogólnego dostępu dla zasobów używanych przez całą kancelarię
Korzystać z Ogólnego dostępu dla zasobów używanych przez całą kancelarię
Standardowe szablony NDA, standardowe polityki, Assistant w stylu firmowym — to dobre kandydatury dla opcji Wszyscy w zespole. Udostępnianie wyłącznie na zaproszenie należy zarezerwować dla spraw poufnych.
Uprawnienie Admin zarezerwować dla współwłaścicieli
Uprawnienie Admin zarezerwować dla współwłaścicieli
Admin pozwala komuś usunąć zasób. Należy przyznawać je osobom, które naprawdę miałyby być współwłaścicielami — np. liderowi grupy specjalizacyjnej lub partnerowi, z którym współprowadzi się sprawę — a nie przypadkowo.
Regularnie przeglądać udziały
Regularnie przeglądać udziały
Raz na kwartał należy otworzyć Stronę główną, przejrzeć udostępnione projekty i sprawdzić sekcję Kto ma dostęp. Usunąć osoby, które odeszły z kancelarii, zespołu lub sprawy.
Udostępnianie między kancelariami nie jest możliwe
Udostępnianie między kancelariami nie jest możliwe
Całe udostępnianie jest ograniczone do kancelarii/zespołu. W celu współpracy z zewnętrznym pełnomocnikiem najczystszym rozwiązaniem jest eksport odpowiednich materiałów jako dokument PDF lub Word.
Następne kroki
Zarządzanie zespołem
Tworzenie grup użytkowników i zarządzanie rolami.
Projekty
Najczęściej udostępniany element.