Skip to main content
W Libra udostępniać można siedem rodzajów zasobów: projekty, czaty, Playbooki, szablony Discovery, Assistants, Workflows i bazy danych. Model jest w każdym przypadku ten sam – ustawienie Dostęp ogólny, które obejmuje cały zasób, oraz jawna lista osób i grup, z których każda posiada określony poziom uprawnień.

​
Przed rozpoczęciem

Udostępnianie jest częścią planu Team. Bez niego akcja Udostępnij jest zablokowana, a nie ukryta: na projekcie, czacie czy Playbooku wyświetla się na przykład jako kłódka z podpowiedzią o wyższym planie i nigdy się nie otwiera, natomiast na bazie danych okno dialogowe otwiera się, ale zamiast elementów sterujących pojawia się monit Ulepsz. Zespoły w okresie próbnym mogą mieć funkcje zespołowe włączone w ramach podglądu. Zakres planu opisuje strona Subskrypcja.
Maskotka Libra prezentująca
Gdy ktoś ma dostęp do zasobu dwiema drogami naraz – bezpośrednio i poprzez grupę – wygrywa najwyższe uprawnienie. Dodanie udostępnienia Tylko wyświetlanie nie obniży uprawnienia Edycja przyznanego przez grupę. Aby ograniczyć dostęp takiej osoby, należy usunąć ją z grupy.

​
Co można udostępniać

W przypadku czterech typów szablonów stronę biblioteczną tego zagadnienia opisuje szerzej Oznaczanie gwiazdką i udostępnianie szablonów.

​
Kto może co udostępniać

Właściciel zasobu zawsze może go udostępniać. W przypadku pozostałych osób prawo do udostępniania wynika z uprawnienia posiadanego do danego zasobu:
  • Pełny dostęp – udostępnianie każdemu na dowolnym poziomie oraz zmiana lub odebranie dowolnego udostępnienia zasobu.
  • Edycja – dalsze udostępnianie, ale tylko do poziomu Edycja. Nie można przyznawać poziomu Pełny dostęp ani zmieniać uprawnień osoby, która już go posiada.
  • Tylko wyświetlanie – brak możliwości udostępniania.
Rola w zespole (Właściciel, Administrator, Członek) nie przyznaje uprawnień do pojedynczego zasobu – o tym decydują uprawnienia samego zasobu. Wpływa jednak na selektor: administratorzy zespołu mogą udostępniać dowolnej grupie użytkowników w kancelarii, podczas gdy pozostałe osoby widzą tylko grupy, do których należą.

​
Trzy sposoby przyznawania dostępu

Można wskazać konkretnych współpracowników po nazwisku lub adresie e-mail. Przydatne przy jednorazowej współpracy.
Udostępnianie nazwanej grupie („Prawo spółek”, „Biuro w Berlinie”, „Prawnicy”). Dostęp otrzymuje każdy członek grupy, a każdy, kto dołączy do niej później, uzyskuje go automatycznie. Tworzenie grup opisuje strona Zarządzanie zespołem.
Należy otworzyć sekcję Dostęp ogólny. Ustawienie domyślne to Tylko zaproszone osoby; druga opcja otwiera zasób dla całej kancelarii bez wskazywania kogokolwiek. Na większości zasobów ta opcja nosi nazwę Wszyscy w zespole – na czacie brzmi Wszyscy w projekcie, ponieważ czat nigdy nie sięga dalej niż projekt, w którym się znajduje. Dobre rozwiązanie dla szablonów przyjętych jako standard w całej kancelarii.
Wszystkie trzy sposoby można łączyć. Playbook może mieć ustawienie Wszyscy w zespole na poziomie Tylko wyświetlanie, z uprawnieniem Edycja dla grupy praktyki, która go utrzymuje.

​
Poziomy uprawnień

Elementy sterujące udostępnianiem nazywają te same trzy poziomy nieco inaczej: na liście rozwijanej przy dodawaniu osoby oraz obok każdego nazwiska w sekcji Kto ma dostęp widnieją one jako Może wyświetlać, Może edytować i Pełny dostęp.

​
Udostępnianie krok po kroku

1

Otwarcie okna dialogowego udostępniania

Należy skorzystać z punktu wejścia Udostępnij właściwego dla danego typu zasobu, zgodnie z tabelą powyżej. Okno dialogowe składa się z trzech części, od góry do dołu: Udostępnij dla, Dostęp ogólny i Kto ma dostęp.Okno dialogowe udostępniania z sekcjami Udostępnij dla, Dostęp ogólny i Kto ma dostęp
2

Dodanie osób i grup

W polu Udostępnij dla należy wpisać nazwisko, adres e-mail lub nazwę grupy. Dopasowania pojawiają się w trakcie pisania, a każde wybrane staje się znacznikiem w polu – lista pozostaje otwarta, więc można dodać kilku odbiorców z rzędu.
3

Wybór uprawnienia i kliknięcie Dodaj

Z listy rozwijanej obok pola należy wybrać Może wyświetlać, Może edytować lub Pełny dostęp, a następnie kliknąć Dodaj. Można przyznawać wyłącznie poziomy równe własnemu lub niższe, więc lista rozwijana osoby z uprawnieniem do edycji kończy się na Może edytować.Nie ma osobnego kroku zapisywania: wszyscy widoczni w polu otrzymują udostępnienie w chwili kliknięcia Dodaj.
4

Ustawienie dostępu ogólnego (opcjonalnie)

Pozostawienie opcji Tylko zaproszone osoby ogranicza zasób do wskazanej listy; przełączenie na Wszyscy w zespole (Wszyscy w projekcie na czacie) otwiera go szerzej. Udostępnienie dla całego zespołu pojawia się na liście poniżej jako Wszyscy w wraz z nazwą kancelarii.
5

Sprawdzenie sekcji Kto ma dostęp

Sekcja Kto ma dostęp to pełny obraz: właściciel, każda wskazana osoba, każda grupa oraz udostępnienie dla całego zespołu, jeśli zostało ustawione. Wiersz grupy pokazuje, ile osób obejmuje, i rozwija się do ich listy. Aby zmienić czyjeś uprawnienie, należy otworzyć listę rozwijaną w jego wierszu i wybrać inny poziom.Lista „Kto ma dostęp” z rozwiniętą grupą użytkowników pokazującą jej członków

​
Gdy odbiorca nie ma jeszcze dostępu do projektu

Czaty to jedyny przypadek, w którym udostępnianie wymaga drugiej decyzji. Jeśli doda się osobę, która nie ma dostępu do projektu czatu, Libra to zasygnalizuje – „Ten użytkownik potrzebuje najpierw dostępu do projektu” – a jeśli udostępniający może zarządzać udostępnianiem tego projektu, zaproponuje załatwienie obu spraw naraz: po potwierdzeniu Przyznaj dostęp do projektu i udostępnij osoba ta otrzymuje projekt i czat jednocześnie. Jeśli nie można zarządzać udostępnianiem projektu, Libra poprosi o kontakt z właścicielem projektu lub osobą z uprawnieniem do edycji. Czatu, który nie znajduje się w projekcie, nie można w ogóle udostępnić. Okno dialogowe o tym informuje, a dodanie czatu do projektu odblokowuje udostępnianie.

​
Zasady szczególne

Kilka typów zasobów rządzi się dodatkowymi zasadami, które warto znać.
Udostępnienie projektu nie przekazuje znajdujących się w nim czatów. Współpracownicy w udostępnionym projekcie widzą jego Pliki projektu, Reviews i Discoveries, ale czaty każdej osoby pozostają jej własne, dopóki nie zostaną udostępnione jawnie. Więcej informacji: Historia Chat.
Workflow, który wywołuje trzy Assistants, można udostępnić tylko osobie mającej dostęp do wszystkich trzech. Jeśli któregoś brakuje, Libra odmawia udostępnienia i wskazuje Assistants, które je blokują, aby można było najpierw udostępnić właśnie je. Assistants dostarczane z Libra nigdy nie blokują udostępnienia.Działa to również w drugą stronę: cofnięcie udostępnienia Assistanta, od którego zależą udostępnione Workflows, wymaga potwierdzenia, ponieważ te Workflows go utracą.
Playbooki, szablony Discovery, Assistants i Workflows nie są ograniczone do projektu. Po udostępnieniu takiego elementu współpracownikowi pojawia się on w jego bibliotece Szablony w każdym projekcie, nad którym ta osoba pracuje.
Pliki w projekcie są widoczne dla wszystkich osób z dostępem do tego projektu. Pojedynczych plików nie udostępnia się osobno – aby zmienić, kto je widzi, należy zmienić, komu udostępniony jest projekt.
Baza danych nie znajduje się wewnątrz projektu, więc dostęp do projektu nie daje żadnych praw do niej i odwrotnie. Ma własną listę dostępu, a gdy baza danych zostanie komuś udostępniona, rola tej osoby – Przeglądający, Edytor lub Administrator – jest widoczna w przeglądarce baz danych i decyduje o tym, czy można dodawać lub usuwać dokumenty. Więcej informacji: Bazy danych.

​
Odbieranie dostępu

1

Otwarcie okna dialogowego udostępniania

Należy kliknąć Udostępnij na zasobie i odszukać osobę, grupę lub udostępnienie dla całego zespołu w sekcji Kto ma dostęp.
2

Otwarcie listy rozwijanej w danym wierszu

Ten sam element sterujący, który służy do zmiany uprawnienia, zawiera także opcję Usuń, opisaną jako Usuń dostęp.
3

Potwierdzenie

Dostęp zostaje odebrany natychmiast. Jeśli zmiana odebrałaby lub ograniczyła własny dostęp – na przykład przy usuwaniu grupy, do której się należy – Libra najpierw poprosi o potwierdzenie.
Usunięcie osoby z projektu odbiera jej wszystko, do czego docierała za jego pośrednictwem: Pliki projektu, Reviews i Discoveries oraz wszystkie czaty w tym projekcie, które zostały jej udostępnione.
Zaniepokojona maskotka Libra
Edycja po cichu niesie ze sobą prawo do dalszego udostępniania. Jeśli współpracownik ma korzystać z Playbooka, ale go nie rozpowszechniać, należy przyznać mu Tylko wyświetlanie – to jedyny poziom, który nie pozwala przekazać zasobu dalej.

​
Wskazówki dotyczące rozsądnego udostępniania

Udostępnianie oparte na grupach skaluje się wraz z rozwojem kancelarii. Udostępnienia indywidualne oznaczają ręczną obsługę za każdym razem, gdy ktoś dołącza lub odchodzi.
Standardowe Playbooki NDA, standardowe polityki, Assistant dbający o styl kancelarii: dobrzy kandydaci do opcji Wszyscy w zespole. Sprawy wrażliwe najlepiej pozostawić w trybie wyłącznie na zaproszenie.
Pełny dostęp pozwala usunąć zasób i przepisać całą jego listę dostępu. Należy przyznawać go osobom, które rzeczywiście można nazwać współwłaścicielami – drugiemu liderowi grupy praktyki, partnerowi, z którym prowadzi się wspólnie sprawę – a nie od niechcenia.
Raz na kwartał warto otworzyć panel boczny projektu i przejrzeć etykietę dostępu na każdej karcie (Tylko ja, Wszyscy w z nazwą kancelarii, Tylko wyświetlanie). Wszystko, co wygląda na szersze, niż wymaga tego sprawa, uzasadnia otwarcie sekcji Kto ma dostęp i usunięcie osób, które odeszły z kancelarii, zespołu lub sprawy.
Całe udostępnianie ogranicza się do własnego zespołu. Aby przekazać pracę zewnętrznemu pełnomocnikowi, należy ją wyeksportować – czaty można eksportować do PDF lub Word.

​
Następne kroki

Zarządzanie zespołem

Tworzenie grup użytkowników i zarządzanie rolami.

Projekty

Najczęściej udostępniany rodzaj zasobu.