Dziedziny prawa i tagi nie służą wyłącznie szablonom. Są pełnoprawnymi etykietami także dla projektów i czatów – można filtrować według nich w wyszukiwaniu globalnym obok tamtejszego filtra Utworzone przez (Ty, Zespół, Libra) oraz przeglądać kolumny Dziedzina prawa i Tagi na liście projektów i w widoku listy Szablonów.
Dwa tagi poszerzają wyniki, zamiast je zawężać: NDA + Angielski zwraca szablony noszące którykolwiek z nich. Różne filtry natomiast zawężają się wzajemnie, więc Prawo pracy + NDA oznacza „w dziedzinie Prawo pracy i z tagiem NDA”.
Dlaczego dwa systemy
Dziedziny prawa to szafa aktowa całej kancelarii. Lista jest stała – te same dziewiętnaście dziedzin dla każdej kancelarii korzystającej z Libra, więc między zespołami nie powstają rozbieżności – a szablon może nosić tyle z nich, ile rzeczywiście go dotyczy. Tagi to etykiety naklejane na pojedyncze szablony. Mają dowolną formę, wymyśla się je samodzielnie, a szablon może nosić ich tyle, ile okaże się przydatne. Oba systemy działają w różnych kierunkach: dziedzina prawa odpowiada na pytanie jaki to rodzaj pracy?, a tag – co jest szczególnego w tym konkretnym szablonie? – NDA, Angielski, Prawo niemieckie albo wewnętrzny kod klienta. Listy dziedzin prawa nie da się konfigurować. Nie ma ustawienia pozwalającego dodać własną dziedzinę – i dokładnie tę lukę wypełniają własne tagi. Dziewiętnaście dziedzin, w kolejności alfabetycznej, w jakiej wyświetla je filtr Dziedzina prawa, to:- Prawo administracyjne
- Arbitraż
- Prawo handlowe
- Prawo spółek
- Prawo karne
- Prawo pracy
- Prawo rodzinne i spadkowe
- Finanse
- Ogólne
- Własność intelektualna
- IT i dane
- Spory sądowe
- M&A
- Inne
- Nieruchomości i najem
- Regulacje i compliance
- Restrukturyzacja i upadłość
- Prawo podatkowe
- Delikty, odpowiedzialność i ubezpieczenia
Ustawianie dziedziny prawa i tagów
Oba pola znajdują się w panelu konfiguracji edytora szablonu – kolumnie po lewej stronie, zatytułowanej odpowiednio do edytowanego elementu (Konfiguracja Playbook, Konfiguracja Assistant, Konfiguracja Discovery, Konfiguracja Workflow). Na wąskim ekranie panel zwija się pod ikoną koła zębatego Konfiguracja w nagłówku. Oba pola są oznaczone jako opcjonalne. Pole Wybierz dziedzinę prawa to lista rozwijana z domyślnym napisem Wybierz – przy przeglądaniu szablonu, którego nie można edytować, pole nosi po prostu nazwę Dziedzina prawa. Opcje działają jak przełączniki, a każda wybrana dziedzina staje się w polu chipem z krzyżykiem usuwającym tylko tę dziedzinę. W edytorze nie ma opcji czyszczenia wszystkiego naraz – tę rolę pełni wiersz Wyczyść wybór w filtrze Dziedzina prawa na stronie Szablony. Tagi to również lista rozwijana, a nie pole tekstowe. Domyślnie wyświetla napis Wybierz lub utwórz własne tagi, a po otwarciu pokazuje pole wyszukiwania – Wyszukaj istniejące tagi lub dodaj nowy… – nad tagami już używanymi. Wpisywanie filtruje listę; gdy nic nie pasuje, pojawia się wiersz Utwórz tag dla z wpisanym tekstem, który tworzy tag od razu. Tagi mogą mieć najwyżej 40 znaków. Wybieranie istniejącej podpowiedzi zamiast tworzenia niemal identycznego duplikatu to ten jeden nawyk, który utrzymuje słownictwo w porządku. Po zapisaniu szablonu jego tagi pojawiają się w kolumnie Tagi widoku listy Szablonów oraz w filtrze Tagi u wszystkich, którzy widzą ten szablon.Filtrowanie biblioteki
Strona Szablony ma nad wynikami poziomy pasek filtrów. Od lewej: Sortuj według, Dziedzina prawa, Tagi i Autor. Po prawej stronie znajdują się pole wyszukiwania, koło zębate Filtry zaawansowane oraz przełącznik widoku siatki/listy. Wyczyść wszystkie filtry pojawia się na końcu paska, gdy tylko aktywny jest choć jeden filtr, i usuwa wszystkie naraz – dlatego nie widać go w niefiltrowanej bibliotece. Sposób łączenia filtrów określają dwie zasady. W obrębie jednego filtra wybory są alternatywami: dwie dziedziny prawa zwracają szablony z którejkolwiek z nich. Pomiędzy filtrami działa zawężanie: dziedzina prawa plus tag zwraca tylko szablony spełniające oba warunki. Filtry dotyczą aktywnej karty, a liczniki obok każdej dziedziny prawa i każdego tagu opisują wyłącznie tę kartę.1
Dziedzina prawa – podział podstawowy
Można wybrać jedną lub kilka dziedzin, aby ograniczyć bibliotekę do prawa, nad którym się pracuje. Każda opcja ma licznik pasujących szablonów na bieżącej karcie. Ponieważ lista jest wspólna dla całej kancelarii i stabilna, to najbardziej niezawodny pierwszy filtr – przydatny nawet wtedy, gdy nie pamięta się dokładnej nazwy szablonu.
2
Tagi – drugi wymiar
Warto dodać tagi dla tego, czego dziedzina prawa nie oddaje: typu dokumentu, jurysdykcji, języka, kodu klienta. Należy pamiętać, że kilka tagów poszerza zbiór wyników, zamiast go zawężać, więc najlepiej filtrować najpierw według najrzadszego tagu.
3
Autor – skąd pochodzi szablon
Autor to pojedyncza kontrolka z trzema opcjami: Twoje, Zespół i Libra (wyselekcjonowana biblioteka dostarczana z produktem). Można wybrać dowolną kombinację. Zespół nie pojawia się na kontach indywidualnych, a Libra jest nieobecna we wdrożeniach, w których wyselekcjonowana biblioteka jest wyłączona. Nie ma tu filtra dla poszczególnych osób – aby znaleźć szablony konkretnego współpracownika, należy przełączyć się na widok listy i posortować według kolumny Autor.
4
Filtry zaawansowane – jurysdykcja i język
Ikona koła zębatego otwiera podmenu Jurysdykcje i Język. Szablon bez ustawionej jurysdykcji pozostaje widoczny niezależnie od wybranych jurysdykcji – przy założeniu, że obowiązuje wszędzie. Podmenu Język nie jest dostępne na karcie Workflows.
Porządkowanie tagów
Nie ma zmiany nazwy ani scalania. Tagi można tworzyć i usuwać – nic więcej – a obie operacje są dostępne dla każdego użytkownika: bez roli administratora i bez ekranu tagów w ustawieniach. Aby usunąć tag, należy otworzyć filtr Tagi na stronie Szablony – lub listę rozwijaną Tagi w panelu konfiguracji szablonu – i kliknąć krzyżyk na końcu wiersza danego tagu na liście. Nie należy mylić go z krzyżykiem na chipie wybranego tagu: ten drugi jedynie zdejmuje tag z aktualnie edytowanego szablonu. Jeśli tag nie jest nigdzie używany, znika natychmiast. Jeśli jest w użyciu, okno dialogowe Usuń tag informuje, ilu elementów dotyczy operacja – Ten tag jest obecnie używany w N elementach – a potwierdzenie usuwa tag z każdego szablonu i projektu, do którego edycji ma się uprawnienia. Ten licznik warto czytać uważnie. Obejmuje wszystko, co nosi dany tag, w tym elementy dostępne tylko do podglądu – te zachowują tag, więc szablon udostępniony lub pochodzący z wyselekcjonowanej biblioteki Libra może nadal wyświetlać etykietę, która wydawała się już usunięta. Czaty pozostają całkowicie poza tym mechanizmem: tag nadany czatowi nie jest tu liczony ani usuwany, więc trzeba go uporządkować z poziomu samego czatu. Same szablony pozostają w obu przypadkach nietknięte; znika jedynie etykieta. Konsolidacja duplikatów przebiega więc w jednym kierunku: najpierw dodaje się tag kanoniczny do każdego szablonu noszącego duplikat, a następnie usuwa duplikat. Wcześniejsze przefiltrowanie biblioteki według duplikatu daje roboczą listę.Tag utworzony na liście rozwijanej, ale nigdy nigdzie niezapisany, pozostaje na własnej liście podpowiedzi. Jest przechowywany w przeglądarce, więc współpracownicy go nie widzą, a usunięcie tagu czyści ten wpis.
Wskazówki dotyczące skalowalnego systemu tagów
Uzgodnienie słownika tagów w zespole
Uzgodnienie słownika tagów w zespole
Pierwszy miesiąc pracy z własnymi tagami to czas, w którym utrwalają się wzorce. Warto poświęcić pół godziny na ustalenie, które wymiary wszyscy będą tagować – jurysdykcję, typ umowy, klienta – i zapisać listę we wspólnym miejscu.
Spójna liczba mnoga
Spójna liczba mnoga
Należy raz zdecydować, czy tagi mają formę NDA czy NDAs, Umowa najmu czy Umowy najmu, i się tego trzymać. Trzy tagi dla jednego pojęcia – NDA, NDAs, Non-Disclosure-Agreement – kosztują przy porządkowaniu więcej, niż kiedykolwiek zaoszczędziły.
Unikanie tagów powielających dziedzinę prawa
Unikanie tagów powielających dziedzinę prawa
Nie należy oznaczać każdego szablonu M&A tagiem M&A. Dziedzina prawa już wykonuje tę pracę, a zduplikowany tag jedynie rozmywa filtr.
Tagi to nie drzewo kategorii
Tagi to nie drzewo kategorii
Jeśli pojawia się potrzeba tagów nadrzędnych i podrzędnych, system nie jest do tego stworzony. Do wymiaru nadrzędnego służy dziedzina prawa, a tagi obsługują wymiar podrzędny.
Następne kroki
Oznaczanie gwiazdką i udostępnianie
Jak nadać szablonom status ulubionych i udostępnić je zespołowi.
O szablonach
Powrót do przeglądu biblioteki.