Filtry tagów łączą się operatorem AND, nie OR; NDA + English wyświetla tylko szablony posiadające oba tagi. Aby wyświetlić NDA OR English, należy wykonać dwa osobne wyszukiwania z filtrem.
Dlaczego dwa systemy?
Dziedziny prawa to ogólnofirmowa szafka z aktami. Każdy szablon należy dokładnie do jednej (M&A, Prawo pracy, Compliance i ryzyko, Spory sądowe), a lista jest stała w całej firmie, co zapobiega rozbieżnościom między zespołami. Tagi to etykiety naklejane na poszczególne pliki. Są dowolne, tworzy się je samodzielnie, a szablon może mieć ich tyle, ile jest przydatnych. Oba systemy działają w różnych kierunkach: dziedzina prawa odpowiada na pytanie „jakiego rodzaju jest ta praca?”, a tag odpowiada na pytanie „co jest specyficznego w tym konkretnym szablonie?” — na przykład NDA, English, prawo niemieckie lub wewnętrzny kod klienta. Pełna lista dziedzin prawa jest prowadzona centralnie; administrator kancelarii może zaproponować uzupełnienia, jeśli brakuje istotnej dziedziny:| Dziedzina prawa | Typowe zastosowanie |
|---|---|
| M&A | Dokumenty przejęć, umowy sprzedaży udziałów, podręczniki due diligence. |
| Prawo pracy | Umowy o pracę, umowy rozwiązujące stosunek pracy, polityki HR. |
| Compliance i ryzyko | Przeglądy GDPR, kontrole antykorupcyjne, wymogi regulacyjne. |
| Spory sądowe | Pisma procesowe, przeglądy dowodów, streszczenia zeznań świadków. |
| Prawo korporacyjne | Umowy spółki, umowy wspólników, uchwały zarządu. |
| Nieruchomości | Umowy najmu, umowy sprzedaży nieruchomości, służebności. |
| Prawo podatkowe | Opinie podatkowe, ceny transferowe, zgodność z VAT. |
| Własność intelektualna | Oceny znaków towarowych i patentów, umowy licencyjne. |
| Ogólne | Dla wszystkiego, co nie pasuje do konkretnej dziedziny prawa. |
Tagowanie w praktyce
Tagi znajdują się w nagłówku edytora każdego szablonu. Po otwarciu szablonu i wpisaniu tekstu w polu Tagi Libra sugeruje tagi już używane przez zespół — to najprostszy sposób na utrzymanie porządku w słowniku tagów. Jeśli nic nie pasuje, można utworzyć nowy tag — dołączy on do listy sugestii dla wszystkich. Po zapisaniu tagi wyświetlają się jako znaczniki na karcie szablonu i stają się przeszukiwalne oraz filtrowalne w całej bibliotece. Filtrowanie łączy osie. Pasek boczny filtrów na stronie Szablony umożliwia wybranie dziedziny prawa jako pierwszego kryterium (wszystko oznaczone jako Prawo pracy), a następnie zawężenie za pomocą tagów (i oznaczone NDA, i oznaczone English); wiele tagów łączy się operatorem AND. Dostępny jest również filtr autora dla szablonów utworzonych przeze mnie / przez współpracowników / przez centralny zespół kancelarii. Przycisk Wyczyść wszystkie filtry resetuje widok. Schemat działający w praktyce: dziedzin prawa należy używać jako głównej osi, ponieważ są stabilne i spójne w całej firmie — zapewniają niezawodne pierwsze kryterium nawet wtedy, gdy nie pamięta się dokładnej nazwy szablonu. Tagów należy używać do wymiarów, których nie obejmują dziedziny prawa (typ dokumentu, jurysdykcja, język, kod klienta), i należy unikać tagowania tego, co już jest w nazwie szablonu. Jeśli szablon nosi nazwę „NDA Consistency Check”, nie jest potrzebny tag check.Zmiana nazw i łączenie tagów
Jeśli biblioteka stała się nieco chaotyczna i chce się ją uporządkować:Zarządzanie tagami jest realizowane na poziomie kancelarii. Administrator kancelarii może zmieniać nazwy tagów, łączyć zduplikowane tagi i usuwać nieużywane z ustawień administracyjnych kancelarii.
- Przefiltrowaniu biblioteki według zduplikowanego tagu.
- Otwarciu każdego szablonu i zastąpieniu duplikatu wersją kanoniczną.
- Osierocony tag przestaje pojawiać się na liście filtrów, gdy żaden szablon go nie używa.
Wskazówki dotyczące skalowalnego systemu tagów
Uzgodnienie słownika tagów w ramach zespołu
Uzgodnienie słownika tagów w ramach zespołu
Pierwszy miesiąc z niestandardowymi tagami to moment, w którym ustalają się wzorce. Należy poświęcić 30 minut na decyzję, jakie tagi będą używane przez wszystkich (jurysdykcja, typ umowy, klient), i zapisać listę w dostępnym dla wszystkich miejscu.
Spójność liczby
Spójność liczby
Należy zdecydować, czy tagi to NDA czy NDAs, Lease czy Leases, i konsekwentnie się tego trzymać.
Unikanie tagów pokrywających się z dziedzinami prawa
Unikanie tagów pokrywających się z dziedzinami prawa
Nie należy tagować każdego szablonu M&A tagiem M&A; dziedzina prawa już to robi.
Unikanie hierarchii tagów
Unikanie hierarchii tagów
Jeśli pojawia się potrzeba tagów nadrzędnych/podrzędnych, system nie jest do tego przeznaczony. Dziedziny prawa należy używać dla wymiaru nadrzędnego, a tagów dla wymiaru podrzędnego.
Następne kroki
Wyróżnianie i udostępnianie
Promowanie szablonów do statusu ulubionych i udostępnianie ich zespołowi.
O szablonach
Powrót do przeglądu biblioteki.