Dodawanie gwiazdki do szablonu
Gwiazdka przypina szablon na górze siatki w każdej zakładce. To osobiste preferencje — gwiazdki nie zmieniają tego, co widzą współpracownicy.Kliknąć ikonę gwiazdki na dowolnej karcie
Należy najechać kursorem na dowolną kartę szablonu. Ikona gwiazdki pojawi się w prawym górnym rogu.
Szablon pojawia się na górze
Szablony z gwiazdką pojawiają się na górze aktywnej zakładki, niezależnie od zastosowanych filtrów lub sortowania.
Gwiazdki są zapisywane na koncie, nie w przeglądarce — są dostępne w dodatku Word, dodatku Outlook oraz w każdej przeglądarce, do której się zalogowano.
Gwiazdki a tagi
Gwiazdki i tagi służą różnym celom. Warto korzystać z obu.| Gwiazdka | Tag | |
|---|---|---|
| Co robi | Przenosi szablon na górę listy — wyłącznie dla danego użytkownika. | Oznacza szablon etykietą, aby każdy mógł go znaleźć za pomocą filtrów. |
| Osobiste czy udostępnione? | Osobiste — gwiazdki widzi tylko dany użytkownik. | Udostępnione — tagi widzi każdy. |
| Ile używać | Niewiele. Maksymalnie kilka. | Tyle, ile szablon wymaga. |
| Kiedy używać | Dwa lub trzy szablony używane co tydzień. | Każdy szablon — by był łatwy do znalezienia za pół roku. |
Udostępnianie szablonu
Trzy poziomy udostępniania, ustawiane osobno dla każdego szablonu.Tylko ja
Tylko ja
Tylko dany użytkownik może zobaczyć szablon i z niego korzystać. Przydatne w przypadku wersji roboczych, eksperymentów lub szablonów w trakcie weryfikacji.
Wybrane osoby lub zespoły
Wybrane osoby lub zespoły
Szablon jest widoczny dla wskazanych współpracowników, zespołu lub obu grup jednocześnie. Przydatne w przypadku szablonów przeznaczonych dla określonej dziedziny prawa lub sprawy.
Wszyscy w organizacji
Wszyscy w organizacji
Szablon stanowi część wspólnej biblioteki kancelarii. Każdy pracownik może go zobaczyć, uruchomić i — jeśli zostaną mu przyznane prawa do edycji — zmodyfikować.
Ustawianie udostępniania szablonu
Wybrać poziom dostępu
Należy wybrać opcję Tylko ja, dodać wybrane osoby lub zespoły albo ustawić szablon jako widoczny dla wszystkich w organizacji.
Ustawić uprawnienia dla każdej osoby
Dla każdej osoby lub zespołu należy zdecydować, czy mają mieć dostęp Tylko podgląd (możliwość uruchomienia szablonu bez jego modyfikowania) czy Edycja (możliwość modyfikowania szablonu).
Klonowanie zamiast edycji
Gdy potrzebna jest własna wersja czyjego szablonu bez modyfikowania oryginału:Kliknąć Klonuj
Opcja Klonuj w pasku narzędzi edytora tworzy kopię szablonu należącą do danego użytkownika.
Wskazówki dotyczące udostępniania
Zaczynać od udostępnienia zespołowi, nie całej kancelarii
Zaczynać od udostępnienia zespołowi, nie całej kancelarii
Szablon udostępniony całej kancelarii trudno jest później wycofać. Należy zaczynać od udostępnienia na poziomie zespołu — promować do całej kancelarii dopiero po walidacji.
Opisywać szablon w jego opisie
Opisywać szablon w jego opisie
Opis szablonu jest widoczny dla współpracowników przed jego uruchomieniem. Jeden akapit wyjaśniający, do czego służy szablon i kiedy go używać, oszczędza wielu nieporozumień.
Ograniczać prawa do edycji, gdy szablon jest już stabilny
Ograniczać prawa do edycji, gdy szablon jest już stabilny
Szablon używany dziesiątki razy nie powinien być edytowany pochopnie. Należy ograniczyć dostęp do edycji i zachęcać do klonowania w celu tworzenia wariantów.
Dodawać gwiazdki do udostępnionych szablonów zespołu, których chce się używać
Dodawać gwiazdki do udostępnionych szablonów zespołu, których chce się używać
Wartościowy szablon współpracownika można oznaczyć gwiazdką — gwiazdka należy do danego użytkownika, ale szablon pojawi się na górze jego biblioteki.
Następne kroki
Dziedziny prawa i tagi
Należy zadbać o to, by szablony były łatwe do znalezienia, zanim zdecyduje się, kto je udostępnia.
Udostępnianie i dostęp
Pełny model udostępniania dla projektów, szablonów i dokumentów.