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Ogni progetto dispone di un pannello Documenti che funziona come un normale file system: cartelle, sottocartelle, trascinamento. Il rilascio primaverile aggiunge Review e Discovery allo stesso pannello, consentendo di raccogliere tutti gli artefatti di una pratica (contratti, bozze, versioni firmate, Review, Discovery) in un’unica struttura ad albero.
Mascotte di Libra con una cartellina
Menzionare una cartella con @ in Chat allega ogni file e ogni Review e Discovery al suo interno, utile quando l’intera pratica si trova in una cartella.

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Lavorare nel pannello Documenti

Il pannello Documenti si comporta come un file system già noto. Le cartelle possono essere annidate. Qualsiasi elemento nel pannello (file, Review, Discovery, persino altre cartelle) può essere trascinato in qualsiasi altra cartella. Il clic con il tasto destro apre il menu standard (nuova sottocartella, rinomina, sposta, elimina, carica) e la selezione multipla con Cmd-clic su Mac (Ctrl-clic su Windows) consente di trascinare un gruppo di file in un’unica operazione. Per creare una cartella, usare il pulsante Crea cartella in alto a destra nel pannello. Le nuove cartelle vengono posizionate nella radice del progetto e possono essere trascinate ovunque in seguito. Il nome è più importante di quanto sembri: «Documenti in entrata» e «Bozze» sono più chiari di «Cartella 1» e «Cartella 2» dopo tre mesi, quando non si ricorda più quale versione è quale. Quando una Review o una Discovery viene completata, viene posizionata per impostazione predefinita in una cartella denominata Review o Discovery; entrambe sono cartelle normali, quindi è possibile rinominarle, spostarle o spostarne il contenuto ovunque. (Le esportazioni di e-mail da Outlook seguono lo stesso schema e vengono posizionate in e-mails.) Il modello che valorizza questa funzionalità: spostare la Review o la Discovery nella cartella della pratica che descrive. Una cartella denominata «Schneider employment package» contenente Schneider, employment contract.pdf, Schneider, Review.review e Schneider, counterproposal redline.docx raccoglie l’intero insieme di artefatti in un unico posto: il contratto, l’analisi e le bozze di negoziazione fianco a fianco.
L’eliminazione di una cartella comporta l’eliminazione di tutto ciò che contiene, incluse eventuali Review o Discovery presenti nella cartella. Spostare gli elementi prima di eliminare la cartella se si desidera conservarli.

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Strutture di cartelle comuni

Non esiste un unico modo corretto di organizzare. Schemi comuni: 
Project/
├── Inbound documents/
├── Drafts/
├── Signed versions/
├── Reviews/
└── Discoveries/
Ideale per pratiche transazionali in cui gli stessi tipi di documenti vengono elaborati.
Project/
├── 01 — Initial documents/
├── 02 — Due diligence/
├── 03 — Negotiation/
└── 04 — Closing/
Ideale per pratiche di lunga durata con fasi distinte (M&A, contenziosi complessi).
Project/
├── Acme Corp documents/
├── Counterparty documents/
└── Joint documents/
Ideale per negoziazioni in cui ciascuna parte dispone di un insieme definito di documenti.
Project/
├── Employment contracts/
│   ├── Schneider/
│   │   ├── contract.pdf
│   │   ├── Schneider Review.review
│   │   └── redline.docx
│   └── Hofmann/
└── Service agreements/
Ideale per pratiche ad alto volume in cui ogni argomento ha il proprio contratto + Review + bozze.
Mascotte di Libra che festeggia
Il trascinamento supporta la selezione multipla. Cmd-clic (Mac) / Ctrl-clic (Windows) su più file, trascinamento in un’unica operazione. Molto meglio di 30 PDF uno alla volta.

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Suggerimenti

Decidere la struttura delle cartelle al momento della creazione del progetto; è molto più semplice che riorganizzare 200 file in seguito.
Le cartelle Review e Discovery sono buoni punti di partenza. Quando si superano i cinque elementi in una delle due, organizzarli per tipo di documento o per fase della pratica.
Una struttura coerente tra i progetti facilita il reperimento dei documenti. Ad esempio, «Documenti in entrata» / «Bozze» / «Versioni firmate» / «Review» in ogni progetto M&A.
Non avere timore delle cartelle annidate. «Documenti in entrata > Bozze controparte > v1» è più utile di 50 file in una cartella piatta «Documenti in entrata».

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Prossimi passi

Tipi di file e anteprime

Ogni formato supportato e l’aspetto dell’anteprima.

Documenti

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