Databáze

Databáze je sada dokumentů, kterou sestavíte jednou a používáte znovu všude. Na rozdíl od Souborů projektu, které patří k jedinému případu, se databáze nachází na úrovni pracovního prostoru: není vázána na žádný projekt a čerpat z ní může kterýkoli projekt. Díky tomu jsou databáze správným místem pro zdroje, po kterých saháte znovu a znovu – pro sbírku vzorů Vaší kanceláře, kompletní soubor smluv klienta, soubor předpisů, s nímž porovnáváte – nikoli pro pracovní dokumenty jednoho případu.

​

Než začnete

Databáze jsou součástí plánu Team a Váš správce kanceláře je musí zapnout. Pokud je Váš plán zahrnuje, ale zatím nebyly aktivovány, obraťte se na svého správce. Pokud je Váš tým na nižším plánu než Team, zobrazí se položka Databáze s výzvou k upgradu namísto seznamu. Viz Předplatné. Jakmile máte databáze k dispozici, objeví se položka Databáze v globální části postranního panelu, vedle položek Domů a Šablony – nad přepínačem projektů, protože nepatří k žádnému jednotlivému projektu.

​

Dva druhy

Po sestavení se obě chovají stejně. Rozdíl je pouze v tom, kde jsou soubory uloženy a kdo je udržuje aktuální.

​

Co je uvnitř

Po otevření databáze se její dokumenty zobrazí v prohlížeči, který můžete třídit podle názvu, autora nebo data přidání. Každý řádek nese autora dokumentu, datum, kdy byl přidán, a Váš přístup k němu. Se složkami se zachází jako s plnohodnotnými položkami: celou složku i vše, co je pod ní, můžete vybrat, přesunout a smazat. Databázi můžete naplnit nahráním souborů nebo celých složek, případně převzetím dokumentů, které už jsou v Souborech projektu některého projektu – ty se propojí, nikoli znovu nahrají, takže existuje vždy jen jedna kopie.

​

Používání databáze

Databáze je zdroj, na který můžete Libra nasměrovat odkudkoli: Protože je databáze sdílená, odpověď, kterou kolega dostane v jiném případu, vychází přesně z týchž zdrojů jako ta Vaše.

​

Sdílení a přístup

Osoba, která databázi vytvoří, ji vlastní a řídí její sdílení. Když je databáze sdílena s Vámi, Vaše role u ní – Zobrazit, Upravit nebo Admin – se zobrazuje v prohlížeči a určuje, zda můžete dokumenty přidávat nebo odebírat.

​

Váš limit stránek

Nahrávání do databáze Libra čerpá z limitu stránek, který se odvíjí od Vašeho předplatného: každá fakturovaná licence poskytuje 100 000 ekvivalentů stránek, sdílených v rámci celého týmu. O tomto limitu je třeba vědět dvě věci:

• Jde o celkový limit, nikoli o měsíční obnovu. Limit pokrývá vše, co kdy Váš tým do databází Libra načetl.
• Smazáním dokumentů se stránky nevrátí. Pokud se blížíte limitu, přidejte licence nebo dokupte stránky, místo abyste uvolňovali místo.

Dokumenty v databázi SharePoint se do něj nezapočítávají, protože je Libra nenačítá. Pokud by nahrání překročilo limit, Libra jej odmítne a sdělí Vám, kolik stránek zbývá.

​

Další kroky