Databases

Een database is een set documenten die u één keer samenstelt en overal hergebruikt. Anders dan Projectbestanden, die bij één zaak horen, bevindt een database zich op werkruimteniveau: hij is niet aan een project gebonden en elk project kan er gebruik van maken. Daarmee zijn databases de juiste plek voor de bronnen die u keer op keer nodig heeft — de modellenbank van uw kantoor, de volledige contractenset van een cliënt, een geheel aan regelgeving waaraan u toetst — en niet voor de werkdocumenten van één zaak.

​

Voordat u begint

Databases maken deel uit van het Team-abonnement en uw kantoorbeheerder moet ze inschakelen. Als uw abonnement ze omvat maar ze nog niet zijn ingeschakeld, vraag dit dan aan uw beheerder. Heeft uw team een lager abonnement dan Team, dan verschijnt Databases met een upgrade-melding in plaats van de lijst. Zie Abonnement. Zodra databases voor u beschikbaar zijn, verschijnt Databases in het globale deel van de zijbalk, naast Home en Sjablonen — boven de projectkiezer, omdat het niet bij één specifiek project hoort.

​

De twee soorten

Beide gedragen zich hetzelfde zodra ze zijn opgebouwd. Het verschil zit alleen in waar de bestanden worden opgeslagen en wie ze bijhoudt.

​

Wat erin zit

Wanneer u een database opent, ziet u de documenten in een browser die u kunt sorteren op naam, auteur of datum van toevoeging. Elke rij toont de auteur van het document, wanneer het is toegevoegd en uw toegang ertoe. Mappen zijn volwaardige items: u kunt een hele map met alles wat eronder valt selecteren, verplaatsen en verwijderen. U vult een database door bestanden of hele mappen te uploaden, of door documenten op te halen die al in de Projectbestanden van een project staan — die worden gekoppeld, niet opnieuw geüpload, zodat er altijd maar één exemplaar bestaat.

​

Een database gebruiken

Een database is een bron waarnaar u Libra vanaf elke plek kunt laten kijken: Omdat de database gedeeld is, put het antwoord dat een collega in een andere zaak krijgt uit precies dezelfde bronnen als het uwe.

​

Delen en toegang

Wie een database aanmaakt, is de eigenaar en bepaalt het delen. Wanneer een database met u wordt gedeeld, wordt uw rol daarin — Bekijken, Bewerken of Admin — in de browser getoond en bepaalt deze of u documenten kunt toevoegen of verwijderen.

​

Uw paginategoed

Uploaden naar een Libra-database gaat ten koste van een paginategoed dat meeschaalt met uw abonnement: elke gefactureerde seat geeft recht op 100.000 pagina-equivalenten, gedeeld binnen het hele team. Twee dingen om hierover te weten:

• Het is een totaal, geen maandelijkse reset. Het tegoed dekt alles wat uw team ooit in Libra-databases heeft opgenomen.
• Documenten verwijderen geeft geen pagina’s terug. Zit u dicht bij de limiet, voeg dan seats toe of koop extra pagina’s in plaats van ruimte vrij te maken.

Documenten in een SharePoint-database tellen niet mee, omdat Libra ze niet opneemt. Zou een upload u over het tegoed heen brengen, dan weigert Libra deze en laat weten hoeveel pagina’s er nog over zijn.

​

Volgende stappen