Soubor, který jste minulý týden přetáhli do konverzace, už je v projektu — přílohy z chatu se automaticky ukládají do složky Nahrané soubory z Chatu. Stejný dokument nikdy nemusíte nahrávat dvakrát.
Co obsahují Soubory projektu
Reviews, Discoveries a Nahrané soubory z Chatu jsou systémové složky. Libra je pro Vás vytváří a udržuje je připnuté nad Vašimi vlastními složkami, v tomto pořadí, ať už zvolíte jakékoli řazení. Nelze je přejmenovat, přesunout ani smazat — Reviews a Discoveries uvnitř nich však můžete přetáhnout do kterékoli složky, kterou vytvoříte, a složka Nahrané soubory z Chatu přijímá běžné dokumenty jako každá jiná složka. Jak panel uspořádat, když se rozroste, popisuje Struktura složek.
Přidávání dokumentů
Abyste mohli do projektu cokoli přidat, potřebujete k němu právo zápisu.1
Otevřete Soubory projektu
Klikněte na Soubory projektu v sekci projektu na postranním panelu.
2
Otevřete nabídku Nahrát
Nahrát v horní části panelu není jediné tlačítko, ale nabídka. Nahrát soubory otevře výběr jednotlivých souborů. Nahrát složky otevře místo toho výběr složek a nahraje celou složku z Vašeho počítače, včetně všech podsložek. Přidat ze SharePoint přenese soubory z připojeného webu SharePoint a každý konektor dokumentů, který má Váš tým nastavený, přidává vlastní položku Přidat z … — Kleos, Legisway, NotaioNext nebo SuiteNext.Nabídku můžete také zcela vynechat a přetáhnout soubory z plochy přímo na panel.
3
Zvolte, kam soubory uložit
Vše, co přidáte z nabídky Nahrát na panelu nástrojů, se ukládá do kořene projektu. Chcete-li soubory vložit rovnou do složky, najeďte myší na řádek dané složky, otevřete její nabídku ⋯ a zvolte Nahrát soubory — nebo soubory přetáhněte na řádek složky.
4
Vyčkejte na zpracování
Libra extrahuje text, připraví náhledy a zaindexuje dokument pro vyhledávání. Během zpracování dokumentů můžete dál pracovat.
Odkud dokumenty pocházejí
Dokumenty se do panelu dostávají z několika míst:Vyhledání dokumentu v panelu
Rušný případ panel rychle zaplní, panel má proto vlastní vyhledávání a filtry — oddělené od Vyhledávání, které pokrývá všechny projekty a v režimu Obsah dokumentů prohledává i text uvnitř dokumentů. Pole Vyhledat dokumenty v horní části panelu porovnává názvy a tituly — názvy dokumentů, tituly Reviews a Discoveries a názvy složek — nikoli text uvnitř souborů. Ikona filtru vedle něj otevře pod polem řadu štítků:
Datum a Autor se nezobrazují, dokud je nepřidáte z nabídky Přidat filtr na konci řady, a kterýkoli z těchto tří štítků můžete odebrat z jeho vlastní nabídky. Libra si pamatuje, které štítky si ponecháte i zda je řada otevřená.
Štítky nedosahují všechny na totéž. Datum a Autor zužují i Reviews a Discoveries. Typ souboru se vztahuje pouze na dokumenty, takže při vybraném typu souboru zůstávají Reviews a Discoveries uvedeny ve složkách Reviews a Discoveries, ale zmizí z každé složky, do které jste je přesunuli.
Používání dokumentů
Odkazování v chatu
Odkazování v chatu
Napište
@ do libovolného vstupního pole chatu a vyberte dokument ze skupiny Dokumenty ve výběru kontextu; dokument je nyní součástí kontextu chatu. Libra dokument v odpovědích cituje.Spuštění Review
Spuštění Review
Ze sekce Review, nebo přímo z chatu: vyberte dokumenty, vyberte Playbook a spusťte. Viz Reviews z chatu.
Zahrnutí do Discovery
Zahrnutí do Discovery
Klikněte na Přidat dokumenty v libovolné Discovery a vyberte ze stromu projektu.
Přidání do znalostní báze Assistanta
Přidání do znalostní báze Assistanta
Při úpravě Assistanta připojte projektové dokumenty k jeho znalostní bázi. Assistant na ně při odpovídání odkazuje.
Náhled nebo stažení
Náhled nebo stažení
Najeďte myší na řádek dokumentu a kliknutím na Náhled jej otevřete v prohlížeči dokumentů; Stáhnout najdete v nabídce ⋯ téhož řádku. Reviews a Discoveries mají místo toho tlačítko Otevřít. Jak jednotlivé formáty vypadají, ukazuje stránka Typy souborů a náhledy.
Hromadné stahování
Soubory nemusíte stahovat po jednom. Zaškrtněte políčko u libovolných položek v panelu — dokumentů, Reviews a Discoveries v jakékoli kombinaci — a zobrazí se zápatí výběru s počtem a nabídkou Více. Zvolte Stáhnout soubory a Libra vše zabalí do jediného archivu .zip, který zachovává Vaši strukturu složek.
1
Vyberte položky
Zaškrtněte políčko u každého dokumentu, Review nebo Discovery, které chcete. Zápatí ve spodní části panelu Váš výběr průběžně sčítá.
2
Otevřete Více a zvolte Stáhnout soubory
Libra připraví archiv
.zip a Váš prohlížeč jej stáhne. Složky zůstávají zachovány, archiv tedy zrcadlí uspořádání panelu.Jedno stažení pokryje až 1 000 položek, s kombinovaným limitem 50 Reviews a Discoveries. Větší sady stahujte po dávkách.
Sdílení dokumentů
Dokumenty se ve výchozím stavu řídí sdílením projektu; kdokoli s přístupem k projektu vidí dokumenty projektu. Přístup se řídí na úrovni projektu, nikoli po jednotlivých souborech — jednotlivý dokument nelze sdílet samostatně. Chcete-li změnit, kdo dokumenty projektu vidí, nasdílejte projekt. Viz Sdílení a přístup.Limity dokumentů
Limit na projekt počítá každý dokument uložený v projektu, ať jste jej nahráli z panelu, nebo z chatu. Reviews a Discoveries jsou výsledky, nikoli nahrané soubory, do limitu se proto nezapočítávají — můžete je vytvářet a spouštět i poté, co projekt dosáhne 1 000 dokumentů. Limit blokuje pouze přidávání nových souborů: jakmile je projekt plný, Libra Vás před dalším nahráváním požádá o založení nového projektu.
.xlsx je při zpracování odmítnut, pokud jeho listy dohromady přesahují 13 000 řádků nebo 1 000 000 buněk — soubor se nahraje a zůstane v panelu, jeho obsah se však nikdy nezaindexuje, takže v něm Libra nemůže vyhledávat, odpovídat na otázky o něm ani jej citovat. Příliš velký sešit rozdělte na menší, nebo exportujte listy, které skutečně potřebujete, jako .csv, na který se ani jedno z omezení nevztahuje.
Náhled tabulky má samostatný strop: prohlížeč nevykreslí tabulku větší než 10 MB a zobrazí nejvýše 5 000 řádků na list a 20 000 řádků v celém sešitu. Kompletní soubor je i tak uložen a stahuje se celý.
Tipy pro udržení přehledného panelu
Nastavte strukturu složek včas
Nastavte strukturu složek včas
První den případu je chvíle, kdy rozhodnutí o struktuře složek stojí nejméně. Rozhodněte se pro Příchozí dokumenty, Koncepty, Podepsané verze a přesouvejte pak přicházející soubory průběžně do správných přihrádek — složky Reviews, Discoveries a Nahrané soubory z Chatu už na Vás čekají.
Přesouvejte Reviews a Discoveries z jejich výchozích složek
Přesouvejte Reviews a Discoveries z jejich výchozích složek
Složky Reviews a Discoveries stačí při malém objemu. Jakmile jich máte několik, přetáhněte je do složky případu, kterého se týkají, aby smlouva a její analýza ležely vedle sebe.
Pravidelně vyprazdňujte složku Nahrané soubory z Chatu
Pravidelně vyprazdňujte složku Nahrané soubory z Chatu
Přílohy z chatu se ve složce Nahrané soubory z Chatu hromadí, aniž by kdokoli rozhodl, že tam patří. Čas od času přesuňte ty, které stojí za uchování, do skutečné složky a zbytek smažte — do limitu 1 000 dokumentů na projekt se počítají tak jako tak.
Používejte srozumitelné názvy souborů
Používejte srozumitelné názvy souborů
Názvy dokumentů se zobrazují ve Vyhledávání a porovnává je i vlastní vyhledávací pole panelu. „Acme, Employment Contract, Maria Schneider, signed.pdf” je mnohem užitečnější než „contract_v3.pdf”.
Mažte koncepty, které nepotřebujete
Mažte koncepty, které nepotřebujete
Staré koncepty smluv, které jste mezitím podepsali, nemusejí panel zaplňovat; zvažte však spíše archivaci projektu než mazání jednotlivých souborů. Archivované projekty uchovávají vše.
Další kroky
Struktura složek
Uspořádejte dokumenty, Reviews a Discoveries do složek.
Typy souborů a náhledy
Každý podporovaný formát a jak vypadá jeho náhled.