Dokumenty - Libra Documentation

Panel Dokumenty je souborový systém projektu. Každý dokument, který nahrajete, každý Review, který dokončíte, každý Discovery, který završíte – vše se zobrazí zde, ve stromové struktuře složek, kterou můžete uspořádat stejně jako soubory na disku.

Chat umožňuje maximálně 25 připojených dokumentů na jedno odeslání; pro větší množství použijte Discovery. Panel pojme 1 000 dokumentů na projekt.

Co obsahuje panel Dokumenty

Typ položky	Co to je
Dokumenty	Každý nahraný soubor: PDF, Word, Excel, text, obrázky, e-maily. Viz Typy souborů a náhledy.
Reviews	Dokončené Reviews se zobrazují ve výchozí složce Review, kterou lze přesunout.
Discoveries	Dokončené Discoveries se zobrazují ve výchozí složce Discovery, kterou lze přesunout.
Složky	Kontejnery, které vytváříte pro seskupení libovolného obsahu v panelu. Podporovány jsou podsložky.

Informace o organizaci panelu při jeho rozrůstání naleznete v části Struktura složek.

Přidávání dokumentů

Otevřít Dokumenty

Klikněte na Dokumenty v části projektu na postranním panelu.

Panel Dokumenty zobrazující stromovou strukturu souborů projektu

Klikněte na Nahrát

Nebo přetáhněte soubory přímo na panel.

Panel Dokumenty s tlačítkem Nahrát a překryvem pro přetahování souborů

Vyberte cílovou složku

Nahrávejte do kořenového adresáře projektu nebo přímo do existující složky.

Počkejte na zpracování

Libra extrahuje text, připravuje náhledy a indexuje dokument pro vyhledávání. Během zpracování dokumentů můžete pokračovat v práci.

Odkud dokumenty pocházejí

Dokumenty se do panelu dostávají z několika míst:

Zdroj	Poznámky
Přímé nahrání	Tlačítko Nahrát nebo přetahování souborů.
Z příloh chatu	Soubory připojené ke chatu se ukládají do panelu Dokumenty projektu.
Reviews a Discoveries	Dokončené Reviews se ukládají do složky Review; dokončené Discoveries se ukládají do složky Discovery. Obě složky lze přesunout.
Export z Outlook	E-mailová vlákna exportovaná z doplňku Outlook se ukládají do složky e-mails a jsou automaticky převedena do PDF.
Kleos	Soubory zkopírované z Kleos prostřednictvím integrace se ve výchozím nastavení ukládají do kořenového adresáře projektu. Viz Kleos.
SharePoint	Soubory odkazované prostřednictvím integrace SharePoint. Viz SharePoint.

Používání dokumentů

Odkaz v chatu

Napište @ do libovolného chatového vstupu a vyberte dokument; ten se nyní stane součástí kontextu chatu. Libra dokument cituje v odpovědích.

Spustit Review

Z části Review nebo přímo z chatu: vyberte dokument, vyberte šablonu, spusťte.

Zahrnout do Discovery

Klikněte na Přidat dokumenty v libovolném Discovery a vyberte ze stromové struktury projektu.

Přidat do znalostní báze Assistant

Při úpravě Assistant připojte projektové dokumenty k jeho znalostní bázi. Assistant na ně odkazuje při odpovídání.

Stáhnout nebo zobrazit náhled

Kliknutím na libovolný dokument zobrazíte jeho náhled v prohlížeči dokumentů. Tlačítko stahování se nachází na panelu nástrojů náhledu. Informace o tom, jak každý formát vypadá, naleznete v části Typy souborů a náhledy.

Sdílení dokumentů

Dokumenty ve výchozím nastavení dědí nastavení sdílení projektu; každý, kdo má přístup k projektu, může vidět dokumenty projektu. Pro přísnější kontrolu můžete sdílet jednotlivý dokument s konkrétními osobami v rámci projektu. Dokument nelze sdílet s někým mimo projekt.

Klikněte pravým tlačítkem myši na dokument

Nebo klikněte na ikonu nabídky souboru.

Klikněte na Sdílet

Otevře se standardní dialogové okno sdílení. Viz Sdílení a přístup.

Dialogové okno sdílení otevřené z nabídky dokumentu

Přidejte osoby v rámci projektu

Příjemci již musí mít přístup k nadřazenému projektu.

Limity dokumentů

Limit	Hodnota
Dokumentů na projekt	1 000
Dokumentů v jednom Chat (jako kontext)	25, technický limit; pro větší sady použijte Discovery
Velikost souboru na dokument	Závisí na formátu a Vašem předplatném.
Buněk v jednom Discovery	100 001

Tipy pro udržení přehledného panelu

Nastavte strukturu složek brzy

První den případu jsou rozhodnutí o struktuře složek nejméně nákladná. Rozhodněte se pro Příchozí dokumenty, Koncepty, Podepsané verze, Reviews, Discoveries a průběžně přesouvejte soubory do příslušných složek, jak přicházejí.

Přesuňte Reviews a Discoveries z jejich výchozích složek

Výchozí složky Review a Discovery fungují při malém objemu. Jakmile máte několik z nich, uspořádejte je podle typu dokumentu nebo fáze případu.

Používejte srozumitelné názvy souborů

Názvy dokumentů se zobrazují ve Vyhledávání. „Acme, pracovní smlouva, Maria Schneider, podepsáno.pdf” je mnohem užitečnější než „smlouva_v3.pdf”.

Smažte koncepty, které nepotřebujete

Staré koncepty smluv, které jste mezitím podepsali, nemusejí zahlcovat panel, ale zvažte archivaci projektu místo mazání jednotlivých souborů. Archivované projekty uchovávají vše.

​Co obsahuje panel Dokumenty

​Přidávání dokumentů

​Odkud dokumenty pocházejí

​Používání dokumentů

​Sdílení dokumentů

​Limity dokumentů

​Tipy pro udržení přehledného panelu

​Další kroky

Struktura složek

Typy souborů a náhledy