Pokud má uživatel přístup přímo i prostřednictvím skupiny, platí nejvyšší oprávnění. Zobrazit nesníží skupinově udělené oprávnění Upravit. Chcete-li přístup omezit, odeberte uživatele ze skupiny.
Co lze sdílet
| Zdroj | Kde najít Sdílet | Poznámky |
|---|---|---|
| Projekt | Domů → nabídka projektu → Sdílet, nebo přímo v projektu. | Sdílení projektu dává přístup ke všemu, co je v něm obsaženo (Chats, dokumenty, Reviews, Discoveries). |
| Chat | V Chatu → tlačítko Sdílet. | Příjemci musí mít již přístup k nadřazenému projektu. |
| Šablona Review | Šablony → editor šablon → Sdílet. | Nezávislá na projektu. Dostupná uživateli ve všech projektech, na nichž pracuje. |
| Šablona Discovery | Šablony → editor šablon → Sdílet. | Nezávislá na projektu. |
| Assistant | Šablony → editor Assistant → Sdílet. | Nezávislý na projektu. |
| Workflow | Šablony → editor Workflow → Sdílet. | Nezávislý na projektu. Příjemci musí mít přístup i ke všem Assistants, které Workflow využívá. |
| Dokument | Panel Dokumenty → nabídka souboru → Sdílet. | Příjemci musí mít již přístup k nadřazenému projektu. |
Kdo může sdílet co
Jednoduchý princip: vlastník zdroje jej může sdílet. Vlastník může ostatním udělit oprávnění Upravit nebo Admin, přičemž tito uživatelé mohou zdroj dále sdílet.Vaše role v týmu (Admin, Člen) neurčuje práva sdílení. Sdílení je řízeno oprávněními u každého jednotlivého zdroje.
Tři způsoby udělení přístupu
Jednotliví uživatelé
Jednotliví uživatelé
Vyberte konkrétní kolegy podle jména nebo e-mailu. Vhodné pro jednorázovou spolupráci.
Skupiny uživatelů
Skupiny uživatelů
Sdílejte s pojmenovanou skupinou („Corporate Law”, „Berlin Office”, „Associates”). Každý člen skupiny získá přístup. Noví členové skupiny získají přístup automaticky. Informace o vytváření skupin najdete v části Správa týmu.
Celý tým / organizace
Celý tým / organizace
Nastavte Obecný přístup na Kdokoli v týmu. Kdokoli ve Vaší firmě může zdroj najít a použít, aniž byste jej museli přidávat jednotlivě. Vhodné pro šablony, které firma standardizovala.
Úrovně oprávnění
| Oprávnění | Umožňuje |
|---|---|
| Zobrazit | Použít zdroj: otevřít Chat, spustit šablonu, zobrazit dokument. Bez možnosti úprav. |
| Upravit | Vše jako Zobrazit, plus upravit zdroj a dále jej sdílet. |
| Admin | Plná kontrola: úpravy, sdílení a mazání. |
Sdílení krok za krokem
Klikněte na Sdílet u zdroje
Tlačítko Sdílet je k dispozici u každého sdílitelného zdroje – na panelech nástrojů, na kartách i v editorech.
Nastavte Obecný přístup (volitelné)
Rozbalovací nabídka Obecný přístup nastavuje výchozí hodnotu pro celou firmu:
- Pouze pozvaní uživatelé: přístup mají pouze osoby, které výslovně přidáte.
- Kdokoli v týmu: přístup má kdokoli ve firmě, aniž byste jej museli přidávat.
Přidejte konkrétní osoby nebo skupiny
Do pole Sdílet s zadejte jméno, e-mail nebo název skupiny. Odpovídající výsledky se zobrazí při psaní.
Nastavte úroveň oprávnění
V rozbalovací nabídce vedle vyhledávacího pole zvolte Zobrazit, Upravit nebo Admin, a poté klikněte na Přidat.
Zvláštní pravidla
U několika typů zdrojů platí zvláštní pravidla, na která je třeba pamatovat.Chats vyžadují nadřazený projekt
Chats vyžadují nadřazený projekt
Chat je omezen na projekt. Sdílení Chatu s někým, kdo nemá přístup k nadřazenému projektu, nemá žádný účinek. Nejprve sdílejte projekt, teprve poté Chat.
Workflows vyžadují své Assistants
Workflows vyžadují své Assistants
Workflow využívající tři Assistants vyžaduje, aby příjemce měl přístup ke všem třem (pokud nejsou Assistants veřejné). Libra Vás upozorní, pokud tomu tak není.
Šablony se přenáší s uživatelem
Šablony se přenáší s uživatelem
Šablony nejsou omezeny na projekt. Jakmile sdílíte šablonu Review s kolegou, zobrazí se v jeho knihovně Šablon ve všech projektech, na nichž pracuje.
Dokumenty se výchozně řídí sdílením projektu
Dokumenty se výchozně řídí sdílením projektu
Dokument ve sdíleném projektu je viditelný pro všechny, kteří mají přístup k projektu. Jednotlivý dokument lze také sdílet s konkrétními osobami v rámci projektu pro přesnější řízení přístupu, nelze jej však sdílet s někým, kdo v projektu není.
Odebrání přístupu
Upravit tiše zahrnuje právo na opětovné sdílení. Chcete-li kolegovi umožnit použití šablony bez možnosti jejího dalšího šíření, udělte oprávnění Zobrazit. Pouze Admin a Upravit odemknou Sdílet.
Tipy pro rozumné sdílení
Preferujte skupiny uživatelů před jednotlivci
Preferujte skupiny uživatelů před jednotlivci
Sdílení založené na skupinách se snadno škáluje s růstem týmu. Sdílení s jednotlivci vyžaduje ruční správu pokaždé, když někdo přijde nebo odejde.
Použijte Obecný přístup pro zdroje využívané celou firmou
Použijte Obecný přístup pro zdroje využívané celou firmou
Standardní šablony NDA, standardní zásady, firemní Assistant v souladu s interním stylem – to vše jsou vhodní kandidáti pro Kdokoli v týmu. Přístup pouze na pozvání si rezervujte pro citlivé záležitosti.
Vyhraďte oprávnění Admin spoluvlastníkům
Vyhraďte oprávnění Admin spoluvlastníkům
Admin umožňuje komukoliv zdroj smazat. Udělujte ho pouze těm, které skutečně chcete mít za spoluvlastníky – například vedoucímu Vaší právní skupiny nebo partnerovi, s nímž spoluvedete případ – ne jen tak.
Pravidelně revidujte sdílení
Pravidelně revidujte sdílení
Jednou za čtvrtletí otevřete Domů, projděte sdílené projekty a zkontrolujte Kdo má přístup. Odeberte osoby, které opustily firmu, tým nebo případ.
Sdílení mezi firmami není možné
Sdílení mezi firmami není možné
Veškeré sdílení je omezeno na Vaši firmu/tým. Chcete-li spolupracovat s externími advokáty, nejčistší cestou je export příslušné práce jako PDF nebo dokument Word.
Další kroky
Správa týmu
Vytvořte skupiny uživatelů a spravujte role.
Projekty
Nejčastěji sdílená věc.