Bases de données

Une base de données est un ensemble de documents que vous constituez une seule fois et réutilisez partout. Contrairement aux Fichiers projet, qui appartiennent à un seul dossier, une base de données se situe au niveau de l’espace de travail : elle n’est rattachée à aucun projet et tout projet peut y puiser. Les bases de données sont donc l’endroit indiqué pour les sources que vous consultez encore et encore — la banque de précédents de votre cabinet, l’ensemble des contrats d’un client, un corpus réglementaire auquel vous vous référez — plutôt que pour les documents de travail d’un seul dossier.

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Avant de commencer

Les bases de données font partie du forfait Team, et l’administrateur de votre cabinet doit les activer. Si votre forfait les inclut mais qu’elles n’ont pas encore été activées, adressez-vous à votre administrateur. Si votre équipe dispose d’un forfait inférieur au forfait Team, Bases de données s’affiche avec une invitation à changer de forfait à la place de la liste. Consultez Abonnement. Lorsque les bases de données vous sont accessibles, Bases de données apparaît dans la section globale de la barre latérale, à côté d’Accueil et de Modèles — au-dessus du sélecteur de projet, car cette entrée n’appartient à aucun projet en particulier.

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Les deux types

Une fois constituées, les deux se comportent de la même manière. La seule différence tient à l’endroit où les fichiers sont stockés et à qui se charge de les tenir à jour.

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Ce qu’elle contient

L’ouverture d’une base de données affiche ses documents dans un navigateur que vous pouvez trier par nom, par auteur ou par date d’ajout. Chaque ligne indique l’auteur du document, sa date d’ajout et votre accès à celui-ci. Les dossiers sont des éléments à part entière : vous pouvez sélectionner, déplacer et supprimer un dossier entier avec tout ce qu’il contient. Vous pouvez remplir une base de données en important des fichiers ou des dossiers entiers, ou en y intégrant des documents déjà présents dans les Fichiers projet d’un projet — ceux-ci sont liés et non réimportés, de sorte qu’il n’existe jamais qu’une seule copie.

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Utiliser une base de données

Une base de données est une source vers laquelle vous pouvez orienter Libra depuis n’importe où : Comme la base de données est partagée, la réponse qu’obtient un collègue dans un autre dossier s’appuie exactement sur les mêmes sources que la vôtre.

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Partage et accès

La personne qui crée une base de données en est propriétaire et contrôle son partage. Lorsqu’une base de données est partagée avec vous, votre rôle sur celle-ci — Lecteur, Éditeur ou Administrateur — est indiqué dans le navigateur et détermine si vous pouvez ajouter ou supprimer des documents.

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Votre quota de pages

L’importation dans une base de données Libra consomme un quota de pages qui évolue avec votre abonnement : chaque place facturée donne droit à 100 000 équivalents de pages, mutualisés au sein de l’équipe. Deux points à connaître :

• Il s’agit d’un total, et non d’une remise à zéro mensuelle. Le quota couvre tout ce que votre équipe a ingéré depuis le début dans les bases de données Libra.
• La suppression de documents ne restitue pas de pages. Si vous approchez de la limite, ajoutez des places ou achetez des pages supplémentaires plutôt que de faire de la place.

Les documents d’une base de données SharePoint n’y sont pas décomptés, car Libra ne les ingère pas. Si une importation devait vous faire dépasser le quota, Libra la refuse et vous indique combien de pages il vous reste.

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