Modèles et thèmes

Un modèle de rédaction est un document de départ que votre cabinet réutilise, comme un modèle de bail ou une NDA standard. Un thème est votre charte graphique : polices, couleurs, styles de titres et mise en page, définis une fois et appliqués à n’importe quel brouillon.

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Modèles et thèmes en un coup d’œil

Un modèle de rédaction porte généralement un thème, et Utiliser transforme le modèle en un nouveau brouillon avec ce thème appliqué. Un thème peut servir plusieurs modèles, de sorte que votre charte graphique reste centralisée. Libra propose également un thème qui lui est propre, appelé Libra, que vous pouvez appliquer mais pas modifier. Le partage des modèles et des thèmes est couvert dans Collaboration.

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Créer un modèle de rédaction

La plupart des cabinets partent d’un document Word qu’ils utilisent déjà. La création de modèles de rédaction nécessite le forfait Professional. Avant de commencer, vérifiez le document :

• C’est un fichier .docx de 25 Mo et 50 pages maximum.
• Il utilise de vrais styles Word, comme Titre 1 et Titre 2, plutôt que du texte en gras appliqué manuellement. Libra construit le thème à partir de ces styles.
• Ses blancs sont marqués dans le texte, comme [Tenant], {{Commencement date}}, une ligne de traits de soulignement ou une case à cocher. Les modèles de rédaction n’ont pas de champs d’espace réservé : le chat de l’Éditeur trouve ces blancs et les remplit.

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À partir d’un document de référence

Ces étapes vous mènent du fichier Word de votre cabinet à un modèle enregistré.

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À partir d’un brouillon

Vous pouvez transformer en modèle tout brouillon que vous pouvez modifier, y compris un brouillon que vous avez rédigé avec Libra. Dans l’Éditeur, cliquez sur la flèche à côté de Enregistrer et choisissez Enregistrer comme modèle. L’éditeur de modèle s’ouvre par-dessus le brouillon. Votre document, modifications non enregistrées comprises, devient le document de référence, et le nom du brouillon devient le nom du modèle. Les étapes sont les mêmes que ci-dessus. Enregistrer stocke le modèle et laisse le brouillon tel quel. Ouvrir le modèle dans la confirmation vous emmène vers le nouveau modèle. Pour démarrer plutôt d’une page vierge, choisissez Créer manuellement dans la boîte de dialogue Nouveau modèle de rédaction. L’éditeur de modèle s’ouvre sur une étape Contenu vide : choisissez un thème, puis cliquez sur Modifier pour rédiger le texte dans l’Éditeur.

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Démarrer un brouillon à partir d’un modèle

Survolez un modèle et cliquez sur Utiliser, dans Modèles › Rédaction ou dans la bande de modèles sur la page Rédaction. Libra crée une copie indépendante dans le dossier Brouillons du projet et applique le thème du modèle, de sorte que les modifications du brouillon ne touchent jamais le modèle. Laissez ensuite le chat de l’Éditeur remplir les blancs. Joignez les instructions du client, par exemple un fil d’e-mails que vous avez exporté depuis Outlook avec le module complémentaire Libra, et demandez : « Remplissez les blancs entre crochets à partir de l’e-mail joint. » Libra remplit chaque blanc de lui-même et vous indique lesquels sont encore ouverts, comme le lieu et la date de signature. En mode Modification, Afficher les modifications vous guide à travers chaque remplissage.

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Modifier un modèle

Ouvrez un modèle depuis Modèles › Rédaction pour le modifier, puis cliquez sur Enregistrer. Les brouillons déjà créés à partir de celui-ci conservent leur contenu ; si vous modifiez le thème, ils obtiennent la possibilité de l’appliquer. Pour modifier le texte d’un modèle, cliquez sur Modifier à son étape Contenu. L’Éditeur s’ouvre en mode modèle, avec la bannière Vous êtes en train de modifier le modèle « … », et rien n’est enregistré automatiquement. Enregistrer met à jour le modèle pour tous ceux qui l’utilisent, et la flèche à côté propose Enregistrer comme nouveau modèle. Le mode modèle n’a pas de Publier. Un modèle construit à partir d’un document dans Libra détecte lorsque ce document change. L’éditeur de modèle affiche alors Le document de référence a été mis à jour depuis la création de ce modèle. Mettre à jour le modèle charge la version la plus récente et conserve vos choix de thème et de style, ou fermez la bannière pour garder le modèle tel quel. Pour adapter le modèle d’un collègue sans modifier le sien, Dupliquez-le depuis son menu ⋯. La copie vous appartient. Seul l’auteur d’un modèle peut le supprimer.

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Créer un thème dans l’Éditeur

Vous n’avez pas besoin d’un modèle pour créer un thème. Mettez en forme un brouillon comme vous le souhaitez, puis ouvrez Thème dans la barre d’outils et choisissez Créer un nouveau thème, ou utilisez Enregistrer comme thème › Enregistrer comme nouveau thème en bas du panneau Mise en forme. Ouvrir ou importer un document Word ne crée pas de thème à lui seul. Seul le document de référence d’un modèle le fait.

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Appliquer et modifier un thème

Thème dans la barre d’outils répertorie vos thèmes. Cliquez sur l’un d’eux pour l’appliquer : Libra restylise les styles de paragraphe et les couleurs du document, ainsi que sa mise en page si le thème en a une. La confirmation comporte un bouton Annuler.

1. Vos thèmes, chacun avec le nombre de modèles qui l’utilisent. Modifié marque celui qui est sélectionné lorsque vous avez modifié le document à la main. Le menu ⋯ d’une carte renomme, duplique ou supprime le thème, et Utilisé dans répertorie ses modèles.
2. Modifier le thème ouvre les couleurs et les styles du thème dans Couleurs et typographie.
3. Mettre à jour « … » d’après le document enregistre l’apparence actuelle du document dans le thème dès qu’il affiche Modifié. Si des modèles utilisent le thème, Libra les nomme et demande d’abord confirmation.
4. Créer un nouveau thème, voir Créer un thème dans l’Éditeur.

Sous Styles de document dans Couleurs et typographie, + ajoute l’un des styles propres au document dans le thème et − le retire. La corbeille supprime un style, et si du texte l’utilise encore, Libra demande quel style ce texte doit prendre à la place. Un thème utilisé par des modèles peut être modifié depuis n’importe lequel d’entre eux, et la modification s’applique à tous ceux qui utilisent ces modèles. Supprimer un tel thème, après une confirmation qui les nomme, laisse les modèles sans thème. Les brouillons qui utilisent un thème modifié affichent Le thème utilisé dans ce document a été mis à jour ailleurs. Cliquez sur Appliquer les modifications pour prendre en compte la mise à jour, ou fermez la bannière pour conserver l’apparence actuelle.

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Quel « modèle » est lequel ?

Libra a trois choses appelées modèles, et elles ne se mélangent pas. Les autres onglets de Modèles contiennent Assistants, Workflows, Playbooks et modèles Discovery. Voir À propos des modèles.

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Conseils

• Nettoyez d’abord les styles dans Word. Un document de référence avec de vrais styles vous donne un thème que vous avez rarement besoin de retoucher.
• Marquez chaque blanc de la même façon, comme [Tenant], afin qu’une seule instruction les remplisse tous.
• Nommez les modèles par type de document et droit applicable, comme Bail commercial (droit allemand), et ajoutez un domaine de pratique pour que vos collègues les trouvent.

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Étapes suivantes