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In Libra si possono condividere sette tipi di elemento: progetti, chat, Playbook, modelli di Discovery, Assistants, Workflows e Database. Il modello è sempre lo stesso: un’impostazione di Accesso generale valida per l’intera risorsa, più un elenco esplicito di persone e gruppi, ciascuno con un proprio livello di autorizzazione.

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Prima di iniziare

La condivisione fa parte del piano Team. Senza di esso l’azione Condividi è bloccata anziché nascosta: su un progetto, una chat o un Playbook, per esempio, compare come un lucchetto con un tooltip di upgrade e non si apre mai, mentre su un Database la finestra si apre e un invito all’upgrade sostituisce i controlli. I team in prova possono avere le funzionalità per il team attivate come anteprima. Vedere Abbonamento per sapere cosa copre il piano.
Mascotte di Libra che presenta
Quando una persona raggiunge una risorsa per due strade contemporaneamente — direttamente e tramite un gruppo — prevale l’autorizzazione più alta. Aggiungere una condivisione Solo visualizzazione non la farà scendere dalla Modifica concessa dal gruppo. Per limitarla, rimuoverla dal gruppo.

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Cosa si può condividere

Per i quattro tipi di modello, Preferiti e condivisione dei Modelli approfondisce il lato libreria della questione.

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Chi può condividere cosa

Il proprietario di una risorsa può sempre condividerla. Per tutti gli altri, il diritto di condividere deriva dall’autorizzazione di cui si dispone su quella specifica risorsa:
  • Accesso completo — condividere con chiunque a qualsiasi livello e modificare o revocare qualsiasi condivisione sulla risorsa.
  • Modifica — condividere ulteriormente, ma solo fino a Modifica. Non si può concedere l’Accesso completo e non si può intervenire su chi già lo possiede.
  • Solo visualizzazione — nessuna condivisione.
Il Suo ruolo nel team (Proprietario, Admin, Membro) non conferisce diritti su una singola risorsa: questi dipendono dalle autorizzazioni della risorsa stessa. Influisce però sul selettore: gli amministratori del team possono condividere con qualsiasi gruppo di utenti dello studio, mentre tutti gli altri vedono solo i gruppi a cui appartengono.

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Tre modi per concedere l’accesso

Selezionare colleghi specifici per nome o e-mail. Utile per collaborazioni occasionali.
Condividere con un gruppo denominato («Diritto societario», «Ufficio di Berlino», «Collaboratori»). Ogni membro ottiene l’accesso e chi entra nel gruppo in seguito lo acquisisce automaticamente. Vedere Gestione del team per la creazione dei gruppi.
Aprire Accesso generale. Il valore predefinito è Solo persone invitate; l’alternativa apre la risorsa all’intero studio senza nominare nessuno. Sulla maggior parte delle risorse questa opzione si chiama Tutti nel team, mentre su una chat si chiama Tutti nel progetto, perché una chat non può mai estendersi oltre il progetto in cui si trova. Utile per i modelli che lo studio ha standardizzato.
È possibile combinare tutti e tre gli approcci. Un Playbook può essere impostato su Tutti nel team con Solo visualizzazione e su Modifica per il gruppo di pratica che lo mantiene.

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Livelli di autorizzazione

I controlli di condivisione formulano gli stessi tre livelli in modo leggermente diverso: nel menu a discesa che compare quando si aggiunge una persona e accanto a ciascun nome in Chi ha accesso si leggono come Può visualizzare, Può modificare e Accesso completo.

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Condivisione, passo dopo passo

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Aprire la finestra Condividi

Utilizzare il punto di accesso Condividi previsto per quel tipo di risorsa nella tabella qui sopra. La finestra è composta da tre parti, dall’alto verso il basso: Condividi con, Accesso generale e Chi ha accesso.Finestra Condividi con le sezioni Condividi con, Accesso generale e Chi ha accesso
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Aggiungere le persone e i gruppi

Digitare un nome, un’e-mail o il nome di un gruppo in Condividi con. I risultati corrispondenti compaiono durante la digitazione e ogni voce selezionata diventa un chip nel campo: l’elenco resta aperto, così è possibile accodare più destinatari di seguito.
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Scegliere l'autorizzazione e fare clic su Aggiungi

Scegliere Può visualizzare, Può modificare o Accesso completo dal menu a discesa accanto al campo, quindi fare clic su Aggiungi. Si possono offrire solo livelli pari o inferiori al proprio, quindi il menu di chi dispone della Modifica si ferma a Può modificare.Non esiste un passaggio di salvataggio separato: la condivisione con tutte le persone presenti nel campo avviene nel momento in cui si fa clic su Aggiungi.
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Impostare l'Accesso generale (facoltativo)

Lasciarlo su Solo persone invitate per riservare la risorsa all’elenco nominativo, oppure impostarlo su Tutti nel team (Tutti nel progetto su una chat) per aprirla a tutti. Una condivisione estesa a tutto il team compare nell’elenco sottostante come Tutti su seguito dal nome del Suo studio.
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Controllare Chi ha accesso

Chi ha accesso offre il quadro completo: il proprietario, ogni persona nominata, ogni gruppo e, se è stata impostata, la condivisione con tutto il team. La riga di un gruppo indica quante persone comprende e si espande per elencarle. Per modificare un utente, aprire il menu a discesa sulla sua riga e scegliere un livello diverso.Elenco Chi ha accesso con un gruppo di utenti espanso che mostra i suoi membri

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Quando il destinatario non ha ancora il progetto

Le chat sono l’unico caso in cui la condivisione richiede una seconda decisione. Se si aggiunge una persona che non può raggiungere il progetto della chat, Libra la segnala — «Questo utente necessita prima dell’accesso al progetto» — e, se si è autorizzati a gestire la condivisione di quel progetto, propone di risolvere entrambe le cose in una volta: confermando Concedi l’accesso al progetto e condividi, la persona riceve insieme il progetto e la chat. Se non si può gestire la condivisione del progetto, Libra chiede invece di contattare il proprietario del progetto o un editor. Una chat che non si trova in un progetto non può essere condivisa affatto. La finestra lo segnala e l’aggiunta della chat a un progetto la sblocca.

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Regole speciali

Alcuni tipi di risorsa hanno regole aggiuntive che vale la pena conoscere.
Condividere un progetto non significa cedere le chat che contiene. I colleghi che accedono a un progetto condiviso ne vedono i File progetto, le Reviews e le Discoveries, ma le chat di ciascuno restano proprie finché non vengono condivise esplicitamente. Vedere Cronologia Chat.
Un Workflow che richiama tre Assistants può essere condiviso solo con chi può raggiungerli tutti e tre. Se ne manca uno, Libra rifiuta la condivisione e indica quali Assistants la stanno bloccando, così è possibile condividere prima quelli. Gli Assistants inclusi in Libra non bloccano mai una condivisione.Vale anche il contrario: revocare la condivisione di un Assistant da cui dipendono Workflows condivisi richiede una conferma, perché quei Workflows lo perderanno.
I Playbook, i modelli di Discovery, gli Assistants e i Workflows non sono circoscritti a un progetto. Una volta condivisi con un collega, compaiono nella sua libreria Modelli in ogni progetto in cui lavora.
I file di un progetto sono visibili a tutti coloro che hanno accesso a quel progetto. I singoli file non si condividono uno per uno: per cambiare chi può vederli, cambiare le persone con cui il progetto è condiviso.
Un Database non si trova all’interno di un progetto, quindi l’accesso al progetto non concede nulla su di esso e viceversa. Ha un proprio elenco di accessi e, quando un database viene condiviso con Lei, il Suo ruolo su di esso — Visualizzatore, Editor o Admin — è indicato nel browser dei database e determina se può aggiungere o rimuovere documenti. Vedere Database.

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Rimozione dell’accesso

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Aprire la finestra Condividi

Fare clic su Condividi sulla risorsa e individuare la persona, il gruppo o la condivisione con tutto il team in Chi ha accesso.
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Aprire il menu a discesa sulla sua riga

Lo stesso controllo che si userebbe per cambiare l’autorizzazione contiene anche Rimuovi, descritto come Rimuovi accesso.
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Confermare

L’accesso viene revocato immediatamente. Se la modifica eliminasse o riducesse il Suo accesso — per esempio perché si sta rimuovendo un gruppo di cui si fa parte — Libra chiede prima una conferma.
Rimuovere una persona da un progetto le toglie tutto ciò che raggiungeva attraverso di esso: i File progetto, le Reviews e le Discoveries e tutte le chat di quel progetto che erano state condivise con lei.
Mascotte di Libra dall'aspetto preoccupato
Modifica comporta silenziosamente il diritto di ricondividere. Se si desidera che un collega utilizzi un Playbook senza ridistribuirlo, concedergli Solo visualizzazione: è l’unico livello che non può trasmettere la risorsa ad altri.

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Suggerimenti per una condivisione sensata

La condivisione basata sui gruppi cresce insieme allo studio. Le condivisioni individuali comportano una manutenzione manuale ogni volta che qualcuno entra o esce.
Playbook NDA standard, policy standard, l’Assistant che riflette lo stile dello studio: sono buoni candidati per Tutti nel team. Riservare l’accesso solo su invito alle pratiche sensibili.
L’Accesso completo consente di eliminare la risorsa e di riscriverne l’intero elenco di accessi. Concederlo a chi si considera davvero un co-proprietario — un altro responsabile del gruppo di pratica, il partner con cui si condivide il patrocinio — e mai con leggerezza.
Una volta al trimestre, aprire il pannello laterale del progetto e leggere l’etichetta di accesso su ogni scheda (Solo io, Tutti su seguito dal nome dello studio, Solo visualizzazione). Tutto ciò che appare più ampio di quanto la pratica richieda merita di aprire Chi ha accesso e di eliminare le persone che hanno lasciato lo studio, il team o la pratica.
Tutta la condivisione è limitata al proprio team. Per trasmettere il lavoro a un legale esterno, esportarlo: le chat si esportano in PDF o Word.

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Prossimi passi

Gestione del team

Creare gruppi di utenti e gestire i ruoli.

Progetti

La cosa che si condivide più spesso.