Quando un utente ha sia una condivisione diretta sia una tramite gruppo, prevale quella più alta. Visualizza non retrocede la Modifica concessa dal gruppo. Per limitare l’accesso, rimuovere l’utente dal gruppo.
Cosa è possibile condividere
| Risorsa | Dove trovare Condividi | Note |
|---|---|---|
| Progetto | Home → menu progetto → Condividi, oppure all’interno del progetto. | La condivisione di un progetto concede l’accesso a tutto ciò che contiene (Chat, documenti, Review, Discovery). |
| Chat | All’interno della Chat → pulsante Condividi. | I destinatari devono già avere accesso al progetto principale. |
| Modello di Review | Modelli → editor dei modelli → Condividi. | Indipendente dal progetto. Segue l’utente in tutti i progetti. |
| Modello di Discovery | Modelli → editor dei modelli → Condividi. | Indipendente dal progetto. |
| Assistant | Modelli → editor di Assistant → Condividi. | Indipendente dal progetto. |
| Workflow | Modelli → editor di Workflow → Condividi. | Indipendente dal progetto. I destinatari devono avere accesso anche a tutti gli Assistants utilizzati dal Workflow. |
| Documento | Pannello Documenti → menu file → Condividi. | I destinatari devono già avere accesso al progetto principale. |
Chi può condividere cosa
Una regola semplice: il proprietario di una risorsa può condividerla. Il proprietario può concedere diritti di Modifica o Amministratore ad altri, che possono quindi condividere ulteriormente.Il ruolo nel team (Amministratore, Membro) non determina i diritti di condivisione. La condivisione è controllata dalle autorizzazioni di ciascuna singola risorsa.
Tre modi per concedere l’accesso
Utenti individuali
Utenti individuali
Selezionare colleghi specifici per nome o e-mail. Utile per collaborazioni occasionali.
Gruppi di utenti
Gruppi di utenti
Condividere con un gruppo nominato («Diritto societario», «Ufficio di Berlino», «Collaboratori»). Ogni membro del gruppo ottiene l’accesso. I nuovi membri del gruppo ricevono l’accesso automaticamente. Consultare Gestione del team per la creazione di gruppi.
Tutto il team / l'organizzazione
Tutto il team / l'organizzazione
Impostare Accesso generale su Tutto il team. Chiunque nel proprio studio può trovare e utilizzare la risorsa senza essere aggiunto individualmente. Utile per i modelli standardizzati dallo studio.
Livelli di autorizzazione
| Autorizzazione | Consente |
|---|---|
| Visualizza | Utilizzare la risorsa: aprire la Chat, eseguire il modello, visualizzare il documento. Nessuna modifica. |
| Modifica | Tutto ciò che consente Visualizza, più la modifica della risorsa e la condivisione ulteriore. |
| Amministratore | Controllo completo: modifica, condivisione ed eliminazione. |
Condivisione, passo dopo passo
Fare clic su Condividi sulla risorsa
Il pulsante Condividi è presente su ogni risorsa condivisibile, nelle barre degli strumenti, sulle schede e negli editor.
Impostare Accesso generale (opzionale)
Il menu a discesa Accesso generale imposta il valore predefinito per l’intero studio:
- Solo le persone invitate: solo le persone aggiunte esplicitamente possono accedere.
- Tutto il team: chiunque nello studio può accedere senza essere aggiunto.
Aggiungere persone o gruppi specifici
Digitare un nome, un’e-mail o un gruppo nel campo Condividi con. I risultati corrispondenti vengono visualizzati durante la digitazione.
Impostare il livello di autorizzazione
Selezionare Visualizza, Modifica o Amministratore dal menu a discesa accanto al campo di ricerca prima di fare clic su Aggiungi.
Fare clic su Aggiungi
La persona o il gruppo viene aggiunto in Chi ha accesso con l’autorizzazione scelta.
Regole speciali
Alcuni tipi di risorse hanno regole aggiuntive da tenere a mente.Le Chat richiedono il progetto principale
Le Chat richiedono il progetto principale
Una Chat è associata a un progetto. Condividere una Chat con qualcuno che non ha accesso al progetto principale non ha effetto. Condividere prima il progetto, poi la Chat.
I Workflows richiedono i loro Assistants
I Workflows richiedono i loro Assistants
Un Workflow che utilizza tre Assistants richiede che il destinatario abbia accesso a tutti e tre (a meno che gli Assistants non siano pubblici). Libra avvisa quando questo non è il caso.
I modelli seguono l'utente
I modelli seguono l'utente
I modelli non sono associati a un progetto. Una volta condiviso un modello di Review con un collega, questo appare nella sua libreria di Modelli in tutti i progetti in cui lavora.
I documenti seguono la condivisione del progetto per impostazione predefinita
I documenti seguono la condivisione del progetto per impostazione predefinita
Un documento in un progetto condiviso è visibile a tutti coloro che hanno accesso al progetto. È possibile condividere un singolo documento con persone all’interno del progetto per un controllo più granulare, ma non è possibile condividere un documento con qualcuno che non fa parte del progetto.
Rimozione dell’accesso
Modifica include silenziosamente il diritto di ricondividere. Per consentire a un collega di utilizzare un modello senza ridistribuirlo, concedere Visualizza. Solo Amministratore e Modifica sbloccano Condividi.
Suggerimenti per una condivisione efficace
Preferire i gruppi di utenti agli individui
Preferire i gruppi di utenti agli individui
La condivisione basata su gruppi si adatta alla crescita del team. La condivisione individuale comporta una manutenzione manuale ogni volta che qualcuno si unisce o lascia il team.
Usare Accesso generale per le risorse utilizzate da tutto lo studio
Usare Accesso generale per le risorse utilizzate da tutto lo studio
Modelli NDA standard, policy standard, l’Assistant in stile house dello studio: questi sono buoni candidati per Tutto il team. Riservare l’accesso solo su invito per le pratiche sensibili.
Riservare l'autorizzazione Amministratore ai co-proprietari
Riservare l'autorizzazione Amministratore ai co-proprietari
Amministratore consente a qualcuno di eliminare la risorsa. Concederlo a persone che si vorrebbero davvero come co-proprietari, come il responsabile del gruppo di pratica o il partner con cui si co-patrocina, non superficialmente.
Controllare periodicamente le condivisioni
Controllare periodicamente le condivisioni
Una volta al trimestre, aprire Home, scorrere i progetti condivisi e verificare Chi ha accesso. Rimuovere le persone che hanno lasciato lo studio, il team o la pratica.
La condivisione tra studi non è possibile
La condivisione tra studi non è possibile
Tutta la condivisione è limitata al proprio studio/team. Per collaborare con consulenti esterni, il modo più semplice è esportare il lavoro pertinente come documento PDF o Word.
Prossimi passi
Gestione del team
Creare gruppi di utenti e gestire i ruoli.
Progetti
La cosa che si condivide più spesso.