Szablony i motywy

Szablon draftingu to dokument wyjściowy, który kancelaria wykorzystuje wielokrotnie, na przykład wzór umowy najmu lub standardowa umowa NDA. Motyw to styl firmowy: czcionki, kolory, style nagłówków i ustawienia strony, zdefiniowane raz i stosowane w dowolnej wersji roboczej.

​

Szablony i motywy w skrócie

Szablon draftingu zazwyczaj zawiera motyw, a przycisk Użyj przekształca szablon w nową wersję roboczą z zastosowanym tym motywem. Jeden motyw może obsługiwać kilka szablonów, dzięki czemu styl firmowy kancelarii znajduje się w jednym miejscu. Libra udostępnia też własny motyw o nazwie Libra, który można zastosować, ale nie można go zmieniać. Udostępnianie szablonów i motywów zostało opisane w rozdziale Współpraca.

​

Tworzenie szablonu draftingu

Większość kancelarii zaczyna od dokumentu Word, którego już używa. Tworzenie szablonów draftingu wymaga planu Professional. Przed rozpoczęciem należy sprawdzić dokument:

• Ma format .docx, maksymalnie 25 MB i 50 stron.
• Wykorzystuje rzeczywiste style programu Word, takie jak Heading 1 i Heading 2, a nie pogrubienie ustawione ręcznie. Libra buduje motyw na podstawie tych stylów.
• Jego puste pola są oznaczone w tekście, na przykład [Tenant], {{Commencement date}}, linia podkreśleń lub pole wyboru. Szablony draftingu nie mają pól zastępczych: chat Edytora znajduje te puste pola i je uzupełnia.

​

Na podstawie dokumentu referencyjnego

Poniższe kroki prowadzą od pliku Word kancelarii do zapisanego szablonu.

​

Na podstawie wersji roboczej

Każdą edytowalną wersję roboczą można przekształcić w szablon, w tym wersję utworzoną w Libra. W Edytorze należy kliknąć strzałkę obok przycisku Zapisz i wybrać Zapisz jako szablon. Edytor szablonów otwiera się nad wersją roboczą. Dokument, łącznie z niezapisanymi zmianami, staje się dokumentem referencyjnym, a nazwa wersji roboczej staje się nazwą szablonu. Dalsze kroki są takie same jak powyżej. Zapisz zapisuje szablon i pozostawia wersję roboczą bez zmian. Otwórz szablon w potwierdzeniu prowadzi do nowego szablonu. Aby zacząć od pustej strony, należy wybrać Utwórz ręcznie w oknie dialogowym Nowy szablon draftingu. Edytor szablonów otwiera się na pustym kroku Zawartość: należy wybrać motyw, a następnie kliknąć Edytuj, aby napisać tekst w Edytorze.

​

Rozpoczynanie wersji roboczej na podstawie szablonu

Aby skorzystać z szablonu, należy najechać na niego kursorem i kliknąć Użyj w sekcji Szablony › Drafting lub na pasku szablonów na stronie Drafting. Libra tworzy niezależną kopię w folderze Wersje robocze danego projektu i stosuje motyw szablonu, dzięki czemu zmiany w wersji roboczej nigdy nie wpływają na szablon. Następnie trzeba pozwolić, aby chat Edytora uzupełnił puste pola. Należy dołączyć instrukcje klienta, na przykład wątek e-mail wyeksportowany z Outlook za pomocą dodatku Libra, i zapytać: „Uzupełnij puste pola w nawiasach na podstawie załączonej wiadomości e-mail.” Libra samodzielnie uzupełnia każde puste pole i wskazuje, które z nich pozostają otwarte, na przykład miejsce i data podpisania. W trybie Edycja opcja Pokaż zmiany prowadzi krok po kroku przez każde uzupełnienie.

​

Zmienianie szablonu

Aby zmienić szablon, należy otworzyć go w Szablony › Drafting, a następnie kliknąć Zapisz. Wersje robocze już na nim oparte zachowują swoją treść; w przypadku zmiany motywu otrzymują opcję jego zastosowania. Aby zmienić tekst szablonu, należy kliknąć Edytuj w kroku Zawartość. Edytor otwiera się w trybie szablonu, z banerem Edytujesz szablon „…”, i nic nie zapisuje się automatycznie. Zapisz aktualizuje szablon dla wszystkich, którzy z niego korzystają, a strzałka obok niego udostępnia opcję Zapisz jako nowy szablon. Tryb szablonu nie ma przycisku Opublikuj. Szablon zbudowany na podstawie dokumentu znajdującego się w Libra wykrywa zmiany w tym dokumencie. Edytor szablonów wyświetla wówczas komunikat Dokument referencyjny został zaktualizowany od czasu utworzenia tego szablonu. Aktualizuj szablon wczytuje nowszą wersję i zachowuje wybrany motyw oraz style, albo można zamknąć baner, aby pozostawić szablon bez zmian. Aby dostosować szablon współpracownika bez zmieniania oryginału, należy wybrać Duplikuj w menu ⋯. Kopia należy do osoby, która ją utworzyła. Tylko autor szablonu może go usunąć.

​

Tworzenie motywu w Edytorze

Utworzenie motywu nie wymaga szablonu. Wystarczy sformatować wersję roboczą w pożądany sposób, otworzyć Motyw na pasku narzędzi i wybrać Utwórz nowy motyw, albo skorzystać z opcji Zapisz jako motyw › Zapisz jako nowy motyw na dole panelu formatowania. Samo otwarcie lub przesłanie dokumentu Word nie tworzy motywu. Dzieje się to wyłącznie w przypadku dokumentu referencyjnego szablonu.

​

Stosowanie i zmienianie motywu

Motyw na pasku narzędzi wyświetla listę dostępnych motywów. Kliknięcie jednego z nich powoduje jego zastosowanie: Libra zmienia style akapitów i kolory dokumentu, a także ustawienia strony, jeśli motyw je zawiera. Potwierdzenie zawiera przycisk Cofnij.

1. Dostępne motywy, każdy z informacją, ile szablonów go używa. Etykieta Zmodyfikowano oznacza wybrany motyw, gdy dokument został zmieniony ręcznie. Menu ⋯ na karcie pozwala zmienić nazwę, zduplikować lub usunąć motyw, a Używane w wyświetla listę jego szablonów.
2. Edytuj motyw otwiera kolory i style motywu w Kolorach i typografii.
3. Zaktualizuj „…” według dokumentu zapisuje bieżący wygląd dokumentu w motywie, gdy pojawia się etykieta Zmodyfikowano. Jeśli szablony korzystają z tego motywu, Libra najpierw wymienia je z nazwy i pyta o potwierdzenie.
4. Utwórz nowy motyw — zobacz Tworzenie motywu w Edytorze.

W sekcji Style dokumentu w Kolorach i typografii przycisk + dodaje jeden z własnych stylów dokumentu do motywu, a − go usuwa. Ikona kosza usuwa styl, a jeśli tekst nadal go używa, Libra pyta, jaki styl ma zostać zastosowany zamiast niego. Motyw używany przez szablony można zmienić z poziomu dowolnego z nich, a zmiana obejmuje wszystkich, którzy korzystają z tych szablonów. Usunięcie takiego motywu, po potwierdzeniu wymieniającym te szablony z nazwy, pozostawia je bez motywu. Wersje robocze korzystające ze zmienionego motywu wyświetlają komunikat Motyw używany w tym dokumencie został zaktualizowany w innym miejscu. Aby zastosować aktualizację, należy kliknąć Zastosuj zmiany, albo zamknąć baner, aby zachować bieżący wygląd.

​

Który „szablon” jest którym?

Libra ma trzy różne elementy nazywane szablonami i nie należy ich mylić. Pozostałe zakładki w Szablonach zawierają szablony Assistants, Workflows, Playbooks i Discovery. Zobacz Informacje o szablonach.

​

Wskazówki

• Najpierw warto uporządkować style w programie Word. Dokument referencyjny z rzeczywistymi stylami pozwala uzyskać motyw, który rzadko wymaga poprawek.
• Warto oznaczać każde puste pole w ten sam sposób, na przykład [Tenant], aby jedno polecenie wypełniało je wszystkie.
• Warto nazywać szablony według typu dokumentu i właściwego prawa, na przykład Umowa najmu komercyjnego (prawo niemieckie), oraz dodawać dziedzinę prawa, aby ułatwić ich odnalezienie współpracownikom.

​

Następne kroki