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Sieben Arten von Elementen lassen sich in Libra teilen: Projekte, Chats, Playbooks, Discovery-Vorlagen, Assistants, Workflows und Datenbanken. Das Modell ist in jedem Fall dasselbe — eine Einstellung Allgemeiner Zugriff, die für die gesamte Ressource gilt, sowie eine explizite Liste von Personen und Gruppen, jeweils mit einer Berechtigungsstufe.

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Bevor Sie beginnen

Teilen ist Teil des Team-Plans. Ohne ihn ist die Aktion Teilen gesperrt statt ausgeblendet: Bei einem Projekt, einem Chat oder einem Playbook etwa erscheint sie als Vorhängeschloss mit einem Upgrade-Hinweis und öffnet sich nie, während sich bei einer Datenbank der Dialog zwar öffnet, die Bedienelemente dort aber durch eine Upgrade-Aufforderung ersetzt werden. Bei Teams in der Testphase können Team-Funktionen als Vorschau freigeschaltet sein. Was der Plan abdeckt, erfahren Sie unter Abonnement.
Libra-Maskottchen beim Präsentieren
Wenn jemand eine Ressource über zwei Wege zugleich erreicht — direkt und über eine Gruppe —, gilt die höchste Berechtigung. Eine zusätzliche Freigabe mit Nur Ansicht stuft eine über die Gruppe gewährte Berechtigung Bearbeiten nicht herab. Um den Zugriff einzuschränken, nehmen Sie die Person aus der Gruppe.

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Was Sie teilen können

Für die vier Vorlagentypen behandelt Vorlagen mit einem Stern markieren & teilen die Seite der Bibliothek ausführlicher.

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Wer was teilen kann

Der Eigentümer einer Ressource kann sie immer teilen. Für alle anderen ergibt sich das Recht zum Teilen aus der Berechtigung, die Sie für die jeweilige Ressource besitzen:
  • Vollzugriff — mit beliebigen Personen auf jeder Stufe teilen sowie jede Freigabe der Ressource ändern oder entziehen.
  • Bearbeiten — weiter teilen, aber höchstens bis zur Stufe Bearbeiten. Sie können keinen Vollzugriff vergeben und niemanden ändern, der ihn bereits besitzt.
  • Nur Ansicht — kein Teilen möglich.
Ihre Team-Rolle (Eigentümer, Admin, Mitglied) gewährt keine Rechte an einer einzelnen Ressource — darüber entscheiden die Berechtigungen der Ressource selbst. Auf die Auswahlliste wirkt sie sich allerdings aus: Team-Administratoren können mit jeder Benutzergruppe der Kanzlei teilen, während alle anderen nur die Gruppen sehen, denen sie angehören.

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Drei Möglichkeiten, Zugriff zu gewähren

Wählen Sie bestimmte Kolleginnen und Kollegen nach Name oder E-Mail-Adresse aus. Nützlich für eine einmalige Zusammenarbeit.
Teilen Sie mit einer benannten Gruppe („Gesellschaftsrecht”, „Berliner Büro”, „Associates”). Jedes Mitglied erhält Zugriff, und wer der Gruppe später beitritt, erhält ihn automatisch. Informationen zum Erstellen von Gruppen finden Sie unter Teamverwaltung.
Öffnen Sie Allgemeiner Zugriff. Die Voreinstellung ist Nur eingeladene Personen; die Alternative öffnet die Ressource für Ihre gesamte Kanzlei, ohne jemanden namentlich zu nennen. Bei den meisten Ressourcen lautet diese Option Alle im Team — bei einem Chat lautet sie Alle im Projekt, denn ein Chat reicht nie weiter als das Projekt, in dem er liegt. Gut geeignet für Vorlagen, auf die sich die Kanzlei festgelegt hat.
Sie können alle drei kombinieren. Ein Playbook kann für Alle im Team auf Nur Ansicht gesetzt werden, mit Bearbeiten für die Praxisgruppe, die es pflegt.

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Berechtigungsstufen

Die Freigabesteuerung benennt dieselben drei Stufen etwas anders: im Dropdown-Menü beim Hinzufügen einer Person und neben jedem Namen unter Wer hat Zugriff heißen sie Kann ansehen, Kann bearbeiten und Vollzugriff.

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Schritt für Schritt teilen

1

Den Dialog „Teilen” öffnen

Nutzen Sie den Einstiegspunkt Teilen für den jeweiligen Ressourcentyp aus der Tabelle oben. Der Dialog besteht von oben nach unten aus drei Teilen: Teilen mit, Allgemeiner Zugriff und Wer hat Zugriff.Dialog „Teilen” mit den Abschnitten „Teilen mit”, „Allgemeiner Zugriff” und „Wer hat Zugriff”
2

Die Personen und Gruppen hinzufügen

Geben Sie einen Namen, eine E-Mail-Adresse oder einen Gruppennamen in Teilen mit ein. Treffer erscheinen während der Eingabe, und jeder ausgewählte Treffer wird zu einem Chip im Feld — die Liste bleibt geöffnet, sodass Sie mehrere Empfänger nacheinander vormerken können.
3

Die Berechtigung wählen und auf „Hinzufügen” klicken

Wählen Sie im Dropdown-Menü neben dem Feld Kann ansehen, Kann bearbeiten oder Vollzugriff und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Sie können nur Stufen bis zu Ihrer eigenen vergeben, sodass das Dropdown-Menü einer Person mit Bearbeitungsrechten bei Kann bearbeiten endet.Einen separaten Speicherschritt gibt es nicht: Für alle im Feld genannten Personen wird die Freigabe in dem Moment wirksam, in dem Sie auf Hinzufügen klicken.
4

Allgemeinen Zugriff festlegen (optional)

Belassen Sie ihn auf Nur eingeladene Personen, um die Ressource auf die genannte Liste zu beschränken, oder stellen Sie ihn auf Alle im Team (Alle im Projekt bei einem Chat) um, um sie zu öffnen. Eine teamweite Freigabe erscheint in der Liste darunter als Alle bei gefolgt vom Namen Ihrer Kanzlei.
5

„Wer hat Zugriff” prüfen

Wer hat Zugriff zeigt das vollständige Bild: den Eigentümer, jede namentlich genannte Person, jede Gruppe und, falls Sie eine gesetzt haben, die teamweite Freigabe. Eine Gruppenzeile gibt an, wie viele Personen sie umfasst, und lässt sich aufklappen, um diese aufzulisten. Um eine Person zu ändern, öffnen Sie das Dropdown-Menü in ihrer Zeile und wählen eine andere Stufe.Liste „Wer hat Zugriff” mit einer aufgeklappten Benutzergruppe, die ihre Mitglieder zeigt

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Wenn der Empfänger das Projekt noch nicht hat

Chats sind der eine Fall, in dem das Teilen eine zweite Entscheidung erfordert. Wenn Sie eine Person hinzufügen, die das Projekt des Chats nicht erreichen kann, kennzeichnet Libra sie — „Dieser Benutzer benötigt zuerst Zugriff auf das Projekt” — und bietet Ihnen, sofern Sie die Freigabe dieses Projekts verwalten dürfen, an, beides auf einmal zu regeln: Bestätigen Sie Projektzugriff gewähren und teilen, und die Person erhält Projekt und Chat zusammen. Wenn Sie die Freigabe des Projekts nicht verwalten können, bittet Libra Sie stattdessen, sich an den Projekteigentümer oder eine Person mit Bearbeitungsrechten zu wenden. Ein Chat, der in keinem Projekt liegt, lässt sich überhaupt nicht teilen. Der Dialog weist darauf hin; sobald Sie den Chat einem Projekt hinzufügen, wird das Teilen freigeschaltet.

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Besondere Regeln

Bei einigen Ressourcentypen gibt es zusätzliche Regeln, die Sie kennen sollten.
Das Teilen eines Projekts gibt die darin enthaltenen Chats nicht mit heraus. Kolleginnen und Kollegen in einem geteilten Projekt sehen dessen Projektdateien, Reviews und Discoveries, aber die Chats jeder Person bleiben ihre eigenen, bis sie ausdrücklich geteilt werden. Siehe Chat-Verlauf.
Ein Workflow, der drei Assistants aufruft, kann nur mit Personen geteilt werden, die alle drei erreichen können. Fehlt einer davon, verweigert Libra die Freigabe und nennt die Assistants, die sie blockieren, damit Sie diese zuerst teilen können. Assistants, die mit Libra ausgeliefert werden, blockieren eine Freigabe nie.Das gilt auch umgekehrt: Entziehen Sie die Freigabe eines Assistant, von dem geteilte Workflows abhängen, werden Sie zur Bestätigung aufgefordert, denn diese Workflows verlieren ihn.
Playbooks, Discovery-Vorlagen, Assistants und Workflows sind nicht auf ein Projekt beschränkt. Sobald Sie eines davon mit einer Kollegin oder einem Kollegen teilen, erscheint es in deren Vorlagenbibliothek in jedem Projekt, in dem sie arbeiten.
Dateien in einem Projekt sind für alle sichtbar, die Zugriff auf dieses Projekt haben. Einzelne Dateien werden nicht separat geteilt — um zu ändern, wer sie sehen kann, ändern Sie, mit wem das Projekt geteilt ist.
Eine Datenbank liegt nicht innerhalb eines Projekts, daher gewährt Projektzugriff keinerlei Rechte an ihr und umgekehrt. Sie führt ihre eigene Liste, und wenn eine Datenbank mit Ihnen geteilt wird, erscheint Ihre Rolle darin — Betrachter, Bearbeiter oder Admin — in der Datenbankübersicht und entscheidet darüber, ob Sie Dokumente hinzufügen oder entfernen können. Siehe Datenbanken.

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Zugriff entziehen

1

Den Dialog „Teilen” öffnen

Klicken Sie bei der Ressource auf Teilen und suchen Sie die Person, die Gruppe oder die teamweite Freigabe unter Wer hat Zugriff.
2

Das Dropdown-Menü in der jeweiligen Zeile öffnen

Dasselbe Bedienelement, mit dem Sie die Berechtigung ändern würden, enthält auch Entfernen, beschrieben als Zugriff entziehen.
3

Bestätigen

Der Zugriff wird sofort entzogen. Würde die Änderung Ihren eigenen Zugriff entfernen oder verringern — etwa weil Sie eine Gruppe entfernen, der Sie angehören —, bittet Libra Sie zuvor um eine Bestätigung.
Wenn Sie eine Person aus einem Projekt entfernen, verliert sie alles, was sie darüber erreicht hat: die Projektdateien, die Reviews und Discoveries sowie alle Chats in diesem Projekt, die mit ihr geteilt worden waren.
Libra-Maskottchen wirkt besorgt
Bearbeiten beinhaltet stillschweigend das Recht zum Weiterteilen. Wenn eine Kollegin oder ein Kollege ein Playbook nutzen, es aber nicht weitergeben können soll, erteilen Sie Nur Ansicht — das ist die einzige Stufe, die die Ressource nicht weiterreichen kann.

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Tipps für sinnvolles Teilen

Gruppenbasiertes Teilen skaliert mit dem Wachstum der Kanzlei. Einzelfreigaben bedeuten manuellen Pflegeaufwand, sobald jemand hinzukommt oder ausscheidet.
Standard-NDA-Playbooks, Standardrichtlinien, der Assistant für den Hausstil der Kanzlei: gute Kandidaten für Alle im Team. Für vertrauliche Mandate bleibt es bei Nur eingeladene Personen.
Vollzugriff erlaubt es, die Ressource zu löschen und ihre gesamte Zugriffsliste neu zu schreiben. Erteilen Sie ihn nur Personen, die Sie wirklich als Miteigentümer bezeichnen würden — die Leitung einer benachbarten Praxisgruppe, den Partner, mit dem Sie gemeinsam beraten — und nicht leichtfertig.
Öffnen Sie einmal im Quartal das Projekte-Panel und lesen Sie die Zugriffsangabe auf jeder Karte (Nur ich, Alle in gefolgt vom Namen Ihrer Kanzlei, Nur Ansicht). Alles, was weiter reicht, als es das Mandat rechtfertigt, sollten Sie unter Wer hat Zugriff öffnen und dort Personen entfernen, die die Kanzlei, das Team oder das Mandat verlassen haben.
Jede Freigabe ist auf Ihr eigenes Team beschränkt. Um Arbeitsergebnisse an externe Anwältinnen und Anwälte zu übermitteln, exportieren Sie sie — Chats lassen sich als PDF oder Word exportieren.

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Nächste Schritte

Teamverwaltung

Benutzergruppen erstellen und Rollen verwalten.

Projekte

Das, was Sie am häufigsten teilen werden.