Wenn ein Benutzer sowohl direkt als auch über eine Gruppe berechtigt ist, gilt die höchste Berechtigung. Ansicht stuft kein gruppen-gewährtes Bearbeiten herab. Um den Zugriff einzuschränken, entfernen Sie die Person aus der Gruppe.
Was Sie teilen können
| Ressource | Wo Sie „Teilen” finden | Hinweise |
|---|---|---|
| Projekt | Startseite → Projektmenü → Teilen, oder innerhalb des Projekts. | Das Teilen eines Projekts gewährt Zugriff auf alles darin (Chats, Dokumente, Reviews, Discoveries). |
| Chat | Innerhalb des Chats → Schaltfläche „Teilen”. | Empfänger müssen bereits Zugriff auf das übergeordnete Projekt haben. |
| Review-Vorlage | Vorlagen → Vorlageneditor → Teilen. | Projektunabhängig. Wird mit dem Benutzer über jedes Projekt hinweg mitgeführt. |
| Discovery-Vorlage | Vorlagen → Vorlageneditor → Teilen. | Projektunabhängig. |
| Assistant | Vorlagen → Assistant-Editor → Teilen. | Projektunabhängig. |
| Workflow | Vorlagen → Workflow-Editor → Teilen. | Projektunabhängig. Empfänger benötigen außerdem Zugriff auf alle Assistants, die der Workflow verwendet. |
| Dokument | Dokumentenbereich → Dateimenü → Teilen. | Empfänger müssen bereits Zugriff auf das übergeordnete Projekt haben. |
Wer was teilen kann
Eine einfache Regel: Der Eigentümer einer Ressource kann sie teilen. Der Eigentümer kann anderen Bearbeiten- oder Admin-Rechte erteilen, die dann ihrerseits teilen können.Ihre Team-Rolle (Admin, Mitglied) bestimmt nicht die Freigaberechte. Das Teilen wird durch die Berechtigungen der jeweiligen Ressource gesteuert.
Drei Möglichkeiten, Zugriff zu gewähren
Einzelne Benutzer
Einzelne Benutzer
Wählen Sie bestimmte Kolleginnen und Kollegen nach Name oder E-Mail-Adresse aus. Nützlich für einmalige Zusammenarbeit.
Benutzergruppen
Benutzergruppen
Teilen Sie mit einer benannten Gruppe („Gesellschaftsrecht”, „Berliner Büro”, „Associates”). Jedes Mitglied der Gruppe erhält Zugriff. Neue Mitglieder der Gruppe erhalten automatisch Zugriff. Weitere Informationen zum Erstellen von Gruppen finden Sie unter Teamverwaltung.
Gesamtes Team / Organisation
Gesamtes Team / Organisation
Setzen Sie Allgemeiner Zugriff auf Alle im Team. Jede Person in Ihrer Kanzlei kann die Ressource finden und nutzen, ohne dass Sie sie einzeln hinzufügen müssen. Nützlich für Vorlagen, die in der Kanzlei standardisiert wurden.
Berechtigungsstufen
| Berechtigung | Erlaubt |
|---|---|
| Ansicht | Ressource nutzen: Chat öffnen, Vorlage ausführen, Dokument einsehen. Keine Änderungen. |
| Bearbeiten | Alles wie Ansicht, plus die Ressource ändern und weiter teilen. |
| Admin | Vollständige Kontrolle: Bearbeiten, Teilen und Löschen. |
Schritt für Schritt teilen
Auf „Teilen” bei der Ressource klicken
Die Schaltfläche „Teilen” befindet sich bei jeder teilbaren Ressource in Symbolleisten, auf Karten und in Editoren.
Allgemeinen Zugriff festlegen (optional)
Das Dropdown-Menü Allgemeiner Zugriff legt den Standard für die gesamte Kanzlei fest:
- Nur eingeladene Personen: Nur Personen, die Sie explizit hinzufügen, haben Zugriff.
- Alle im Team: Jede Person in der Kanzlei kann ohne Einladung zugreifen.
Bestimmte Personen oder Gruppen hinzufügen
Geben Sie einen Namen, eine E-Mail-Adresse oder eine Gruppe in das Feld Teilen mit ein. Passende Ergebnisse erscheinen während der Eingabe.
Berechtigungsstufe festlegen
Wählen Sie Ansicht, Bearbeiten oder Admin aus dem Dropdown-Menü neben dem Suchfeld, bevor Sie auf „Hinzufügen” klicken.
Auf „Hinzufügen” klicken
Die Person oder Gruppe erscheint unter Wer hat Zugriff mit der gewählten Berechtigung.
Besondere Regeln
Bei einigen Ressourcentypen gibt es zusätzliche Regeln zu beachten.Chats benötigen ihr übergeordnetes Projekt
Chats benötigen ihr übergeordnetes Projekt
Ein Chat ist auf ein Projekt beschränkt. Das Teilen eines Chats mit einer Person, die keinen Zugriff auf das übergeordnete Projekt hat, hat keine Wirkung. Teilen Sie zuerst das Projekt, dann den Chat.
Workflows benötigen ihre Assistants
Workflows benötigen ihre Assistants
Ein Workflow, der drei Assistants verwendet, erfordert, dass der Empfänger Zugriff auf alle drei hat (es sei denn, die Assistants sind öffentlich). Libra warnt Sie, wenn dies nicht der Fall ist.
Vorlagen folgen dem Benutzer
Vorlagen folgen dem Benutzer
Vorlagen sind nicht auf ein Projekt beschränkt. Sobald Sie eine Review-Vorlage mit einer Kollegin oder einem Kollegen teilen, erscheint sie in deren Vorlagenbibliothek für jedes Projekt, an dem sie arbeiten.
Dokumente folgen standardmäßig der Projektfreigabe
Dokumente folgen standardmäßig der Projektfreigabe
Ein Dokument in einem geteilten Projekt ist für alle sichtbar, die Zugriff auf das Projekt haben. Sie können auch ein einzelnes Dokument gezielt mit Personen innerhalb des Projekts teilen, um den Zugriff enger zu kontrollieren, aber Sie können ein Dokument nicht mit jemandem teilen, der nicht im Projekt ist.
Zugriff entziehen
Bearbeiten beinhaltet stillschweigend das Recht zum Weiterteilen. Um einer Kollegin oder einem Kollegen die Nutzung einer Vorlage zu ermöglichen, ohne sie weiterzugeben, erteilen Sie Ansicht. Nur Admin und Bearbeiten schalten Teilen frei.
Tipps für sinnvolles Teilen
Standardmäßig Benutzergruppen statt Einzelpersonen verwenden
Standardmäßig Benutzergruppen statt Einzelpersonen verwenden
Gruppenbasiertes Teilen skaliert mit dem Wachstum Ihres Teams. Individuelles Teilen bedeutet manuellen Aufwand bei jedem Beitritt oder Austritt.
Allgemeinen Zugriff für kanzleiweit genutzte Ressourcen verwenden
Allgemeinen Zugriff für kanzleiweit genutzte Ressourcen verwenden
Standard-NDA-Vorlagen, Standardrichtlinien, der kanzleieigene Assistant: Diese sind gute Kandidaten für Alle im Team. Behalten Sie die Option „Nur eingeladene Personen” vertraulichen Mandaten vor.
Admin-Berechtigung für Miteigentümer reservieren
Admin-Berechtigung für Miteigentümer reservieren
Admin erlaubt es, die Ressource zu löschen. Erteilen Sie diese Berechtigung nur Personen, die Sie wirklich als Miteigentümer betrachten würden, wie z. B. der Leiterin oder dem Leiter Ihrer Praxisgruppe oder dem Partner, mit dem Sie gemeinsam beraten – nicht leichtfertig.
Freigaben regelmäßig überprüfen
Freigaben regelmäßig überprüfen
Öffnen Sie einmal im Quartal die Startseite, prüfen Sie Ihre geteilten Projekte und überprüfen Sie Wer hat Zugriff. Entfernen Sie Personen, die die Kanzlei, das Team oder das Mandat verlassen haben.
Kanzleiübergreifendes Teilen ist nicht möglich
Kanzleiübergreifendes Teilen ist nicht möglich
Das Teilen ist auf Ihre Kanzlei/Ihr Team beschränkt. Für die Zusammenarbeit mit externen Anwältinnen und Anwälten ist der sauberste Weg der Export der relevanten Arbeit als PDF- oder Word-Dokument.
Nächste Schritte
Teamverwaltung
Benutzergruppen erstellen und Rollen verwalten.
Projekte
Das am häufigsten geteilte Element.