Ha egy felhasználó közvetlen és csoportos megosztással is rendelkezik, a magasabb jogosultság érvényesül. A Megtekintés nem fokozza le a csoport által biztosított Szerkesztés jogosultságot. A korlátozáshoz távolítsa el a felhasználót a csoportból.
Mit oszthat meg
Ki mit oszthat meg
Egyszerű szabály: egy erőforrást a tulajdonosa oszthat meg. A tulajdonos Szerkesztés vagy Admin jogosultságot adhat másoknak, akik ezután tovább oszthatják.A csapatban betöltött szerepe (Admin, Member) nem határozza meg a megosztási jogosultságokat. A megosztást az egyes erőforrásokon beállított jogosultságok szabályozzák.
Háromféle módon adhat hozzáférést
Egyéni felhasználók
Egyéni felhasználók
Válasszon ki konkrét kollégákat név vagy e-mail-cím alapján. Egyszeri együttműködéshez hasznos.
Felhasználói csoportok
Felhasználói csoportok
Ossza meg egy megnevezett csoporttal („Corporate Law”, „Berlin Office”, „Associates”). A csoport minden tagja hozzáférést kap. A csoport új tagjai automatikusan hozzáférést kapnak. A csoportok létrehozásáról lásd: Csapatkezelés.
Teljes csapat / szervezet
Teljes csapat / szervezet
Állítsa az Általános hozzáférés beállítást A csapat minden tagja értékre. Az irodában bárki megtalálhatja és használhatja az erőforrást anélkül, hogy egyenként hozzáadná őket. Hasznos azokhoz a sablonokhoz, amelyeket az iroda szabványosított.
Jogosultsági szintek
Ha egy felhasználó több megosztáson keresztül fér hozzá (pl. közvetlenül és egy csoporton keresztül is), a legmagasabb jogosultsági szint érvényesül.
Megosztás lépésről lépésre
1
Kattintson a Megosztás gombra az erőforrásnál
A Megosztás gomb minden megosztható erőforrásnál megtalálható: az eszköztárakban, a kártyákon és a szerkesztőkben.
2
Állítsa be az Általános hozzáférést (opcionális)
Az Általános hozzáférés legördülő menü beállítja az alapértelmezést az egész iroda számára:
- Csak a meghívottak: csak azok férhetnek hozzá, akiket Ön kifejezetten hozzáad.
- A csapat minden tagja: az irodában bárki hozzáférhet anélkül, hogy hozzáadnák.
3
Adjon hozzá konkrét személyeket vagy csoportokat
Írjon be egy nevet, e-mail-címet vagy csoportot a Megosztás ezzel mezőbe. A találatok gépelés közben megjelennek.
4
Állítsa be a jogosultsági szintet
Válassza a Megtekintés, Szerkesztés vagy Admin lehetőséget a keresőmező melletti legördülő menüből, mielőtt a Hozzáadás gombra kattint.
5
Kattintson a Hozzáadás gombra
A személy vagy csoport a választott jogosultsággal megjelenik a Kiknek van hozzáférése szakaszban.
6
Ellenőrzés és módosítás
A Kiknek van hozzáférése szakasz felsorolja mindazokat, akik láthatják az erőforrást. Kattintson valakinek a jogosultságára a módosításához; kattintson a törlés ikonra az eltávolításához.
Különleges szabályok
Néhány erőforrástípusra további szabályok vonatkoznak, amelyekkel érdemes tisztában lenni.A chateknek szükségük van a szülőprojektjükre
A chateknek szükségük van a szülőprojektjükre
Egy chat a projekt hatókörébe tartozik. Ha olyasvalakivel oszt meg egy chatet, akinek nincs hozzáférése a szülőprojekthez, annak nincs semmilyen hatása. Először ossza meg a projektet, majd a chatet.
A Workflows elemeknek szükségük van az Assistants elemeikre
A Workflows elemeknek szükségük van az Assistants elemeikre
Egy Workflow, amely három Assistants elemet használ, megköveteli, hogy a címzettnek mind a háromhoz legyen hozzáférése (kivéve, ha az Assistants elemek nyilvánosak). A Libra figyelmezteti Önt, ha ez nem teljesül.
A sablonok a felhasználóval együtt utaznak
A sablonok a felhasználóval együtt utaznak
A sablonok nem a projekt hatókörébe tartoznak. Miután megoszt egy Review-sablont egy kollégával, az minden projektben megjelenik a Sablonok könyvtárában, amelyben dolgozik.
A dokumentumok alapértelmezés szerint a projektmegosztást követik
A dokumentumok alapértelmezés szerint a projektmegosztást követik
Egy megosztott projektben lévő dokumentum mindenki számára látható, akinek hozzáférése van a projekthez. A dokumentumokat nem lehet egyenként megosztani — ha módosítani szeretné, hogy ki láthatja őket, változtassa meg, hogy kivel van megosztva a projekt.
Hozzáférés visszavonása
1
Nyissa meg a Megosztás párbeszédpanelt
Kattintson a Megosztás gombra az erőforrásnál.
2
Keresse meg a személyt vagy csoportot
A Kiknek van hozzáférése szakasz.
3
Kattintson a törlés ikonra
A hozzáférés azonnal megszűnik.
A Szerkesztés csendben magában hordozza az újramegosztás jogát. Ha azt szeretné, hogy egy kolléga használhasson egy sablont, de ne oszthassa tovább, adjon Megtekintés jogosultságot. Csak az Admin és a Szerkesztés oldja fel a Megosztás lehetőséget.
Tippek az ésszerű megosztáshoz
Alapból felhasználói csoportokat válasszon, ne egyéneket
Alapból felhasználói csoportokat válasszon, ne egyéneket
A csoportalapú megosztás a csapat növekedésével együtt skálázódik. Az egyéni megosztás manuális karbantartást jelent minden alkalommal, amikor valaki csatlakozik vagy távozik.
Használja az Általános hozzáférést azokhoz, amiket az egész iroda használ
Használja az Általános hozzáférést azokhoz, amiket az egész iroda használ
A szabványos NDA-sablonok, a szabványos szabályzatok, az iroda saját stílusát képviselő Assistant: ezek jó jelöltek az A csapat minden tagja beállításhoz. A csak meghívásos hozzáférést tartsa fenn az érzékeny ügyekhez.
Az Admin jogosultságot tartsa fenn a társtulajdonosoknak
Az Admin jogosultságot tartsa fenn a társtulajdonosoknak
Az Admin lehetővé teszi az erőforrás törlését. Csak olyanoknak adja meg, akiket valóban társtulajdonosnak szeretne, például a jogi csoport másik vezetőjének vagy annak a partnernek, akivel közösen lát el egy ügyet — ne adja oda könnyelműen.
Időnként ellenőrizze a megosztásokat
Időnként ellenőrizze a megosztásokat
Negyedévente egyszer nyissa meg a Kezdőlapot, tekintse át a megosztott projektjeit, és nézze át a Kiknek van hozzáférése szakaszt. Távolítsa el azokat, akik elhagyták az irodát, a csapatot vagy az ügyet.
Irodák közötti megosztás nem lehetséges
Irodák közötti megosztás nem lehetséges
Minden megosztás az Ön irodájára/csapatára korlátozódik. A külső jogi képviselővel való együttműködéshez a legtisztább megoldás, ha a vonatkozó munkát PDF- vagy Word-dokumentumként exportálja.
Következő lépések
Csapatkezelés
Hozzon létre felhasználói csoportokat és kezelje a szerepköröket.
Projektek
A leggyakoribb dolog, amit megoszt majd.