Când un utilizator are atât o partajare directă, cât și una de grup, câștigă nivelul cel mai ridicat. Vizualizare nu va retrograda un Editare acordat de grup. Pentru restricționare, eliminați-l din grup.
Ce puteți partaja
| Resursă | Unde găsiți Partajare | Note |
|---|---|---|
| Proiect | Acasă → meniul proiectului → Partajare sau în interiorul proiectului. | Partajarea unui proiect acordă acces la tot ce se află în interior (Chats, documente, Reviews, Discoveries). |
| Chat | În interiorul Chat-ului → butonul Partajare. | Destinatarii trebuie să aibă deja acces la proiectul părinte. |
| Șablon Review | Șabloane → editorul de șabloane → Partajare. | Independent de proiect. Se transferă odată cu utilizatorul în fiecare proiect. |
| Șablon Discovery | Șabloane → editorul de șabloane → Partajare. | Independent de proiect. |
| Assistant | Șabloane → editorul Assistant → Partajare. | Independent de proiect. |
| Workflow | Șabloane → editorul Workflow → Partajare. | Independent de proiect. Destinatarii trebuie să aibă acces și la orice Assistants utilizat de Workflow. |
| Document | Panoul Documente → meniul fișierului → Partajare. | Destinatarii trebuie să aibă deja acces la proiectul părinte. |
Cine poate partaja ce
O regulă simplă: proprietarul unei resurse o poate partaja. Proprietarul poate acorda altora drepturi de Editare sau Administrator, care pot partaja în continuare.Rolul dumneavoastră în echipă (Administrator, Membru) nu determină drepturile de partajare. Partajarea este controlată de permisiunile fiecărei resurse individuale.
Trei moduri de a acorda acces
Utilizatori individuali
Utilizatori individuali
Selectați colegi specifici după nume sau adresă de e-mail. Util pentru colaborări punctuale.
Grupuri de utilizatori
Grupuri de utilizatori
Partajați cu un grup denumit („Corporate Law”, „Berlin Office”, „Associates”). Fiecare membru al grupului obține acces. Membrii noi ai grupului obțin acces automat. Consultați Gestionarea echipei pentru a crea grupuri.
Întreaga echipă / organizație
Întreaga echipă / organizație
Setați Accesul general la Toată echipa. Orice persoană din firma dumneavoastră poate găsi și utiliza resursa fără a fi adăugată individual. Util pentru șabloanele pe care firma le-a standardizat.
Niveluri de permisiune
| Permisiune | Permite |
|---|---|
| Vizualizare | Utilizarea resursei: deschiderea Chat-ului, rularea șablonului, vizualizarea documentului. Fără editări. |
| Editare | Tot ce include Vizualizare, plus modificarea resursei și partajarea în continuare. |
| Administrator | Control deplin: editare, partajare și ștergere. |
Partajare, pas cu pas
Faceți clic pe Partajare pe resursă
Butonul Partajare se află pe fiecare resursă partajabilă, în bare de instrumente, pe carduri și în editori.
Setați Accesul general (opțional)
Lista derulantă Acces general setează valoarea implicită pentru întreaga firmă:
- Doar persoanele invitate: doar persoanele pe care le adăugați explicit pot accesa.
- Toată echipa: orice persoană din firmă poate accesa fără a fi adăugată.
Adăugați persoane sau grupuri specifice
Introduceți un nume, o adresă de e-mail sau un grup în câmpul Partajare cu. Rezultatele corespunzătoare apar pe măsură ce scrieți.
Setați nivelul de permisiune
Selectați Vizualizare, Editare sau Administrator din lista derulantă de lângă câmpul de căutare înainte de a face clic pe Adăugare.
Reguli speciale
Câteva tipuri de resurse au reguli suplimentare de care trebuie să țineți cont.Chat-urile necesită proiectul părinte
Chat-urile necesită proiectul părinte
Un Chat este limitat la proiect. Partajarea unui Chat cu cineva care nu are acces la proiectul părinte nu are niciun efect. Partajați mai întâi proiectul, apoi Chat-ul.
Workflows au nevoie de Assistants-urile lor
Workflows au nevoie de Assistants-urile lor
Un Workflow care utilizează trei Assistants necesită ca destinatarul să aibă acces la toți trei (cu excepția cazului în care Assistants sunt publici). Libra vă avertizează când nu este cazul.
Șabloanele se transferă odată cu utilizatorul
Șabloanele se transferă odată cu utilizatorul
Șabloanele nu sunt limitate la proiect. Odată ce partajați un șablon Review cu un coleg, acesta apare în biblioteca lor de Șabloane în fiecare proiect în care lucrează.
Documentele urmează partajarea proiectului în mod implicit
Documentele urmează partajarea proiectului în mod implicit
Un document dintr-un proiect partajat este vizibil pentru toți cei care au acces la proiect. Puteți partaja și un document individual cu persoane din cadrul proiectului pentru un control mai strict, dar nu puteți partaja un document cu cineva care nu face parte din proiect.
Eliminarea accesului
Editare include implicit dreptul de a re-partaja. Pentru a permite unui coleg să utilizeze un șablon fără a-l redistribui, acordați Vizualizare. Doar Administrator și Editare deblochează Partajare.
Sfaturi pentru o partajare rațională
Preferați grupurile de utilizatori în locul persoanelor individuale
Preferați grupurile de utilizatori în locul persoanelor individuale
Partajarea bazată pe grupuri se extinde pe măsură ce echipa dumneavoastră crește. Partajarea individuală presupune întreținere manuală de fiecare dată când cineva se alătură sau pleacă.
Utilizați Accesul general pentru resursele folosite de întreaga firmă
Utilizați Accesul general pentru resursele folosite de întreaga firmă
Șabloanele standard NDA, politicile standard, Assistant-ul de stil al firmei: acestea sunt candidați buni pentru Toată echipa. Rezervați accesul doar prin invitație pentru dosarele sensibile.
Rezervați permisiunea Administrator pentru co-proprietari
Rezervați permisiunea Administrator pentru co-proprietari
Administrator permite cuiva să șteargă resursa. Acordați-o persoanelor pe care le-ați dori cu adevărat co-proprietari, precum colegul dumneavoastră responsabil de grupul de practică sau partenerul cu care lucrați împreună la dosare, nu la întâmplare.
Auditați partajările periodic
Auditați partajările periodic
O dată pe trimestru, deschideți Acasă, scanați proiectele dvs. partajate și verificați Cine are acces. Eliminați persoanele care au plecat din firmă, din echipă sau din dosar.
Partajarea între firme nu este posibilă
Partajarea între firme nu este posibilă
Toată partajarea este limitată la firma/echipa dumneavoastră. Pentru a colabora cu avocați externi, cea mai curată cale este exportarea lucrărilor relevante ca document PDF sau Word.
Pașii următori
Gestionarea echipei
Creați grupuri de utilizatori și gestionați roluri.
Proiecte
Cel mai comun lucru pe care îl veți partaja.